Microsoft Deutschland

Ein Microsoft-Headquarter für den #worklifeflow

Microsoft gehört zu den Pionieren, wenn es um die Flexibilisierung der Arbeit geht. Gewöhnliche Arbeitsverträge legen fest, wann und wo ein Mitarbeiter seine Leistung zu erbringen hat. Das Unternehmen kontrolliert die Anwesenheitszeiten vor Ort. Wer das Gebäude verlässt, arbeitet nicht mehr. Ganz anders bei Microsoft. Bereits seit Jahren setzt man hier auf die Vertrauensarbeitszeit und die Flexibilität des Ortes. Es gelten vereinbarte Ziele. Wann und wo der Mitarbeiter daran arbeitet, diese zu erreichen, entscheidet er selbst. Im Büro gibt es jedenfalls keine festen, persönlichen Arbeitsplätze mehr. Ein derart innovatives Arbeitskonzept braucht andere Räume als bisher. Wenn Mitarbeiter jeden Abend ihren Schreibtisch für die nächsten Kollegen leer räumen müssen, bleiben ihnen wenige Möglichkeiten, den Arbeitsplatz individuell zu gestalten. Damit sie sich dennoch im Unternehmen zu Hause fühlen, vermitteln Räume und Einrichtung ein hohes Maß an Ästhetik und Wohlempfinden – eine Leistung des guten Designs.

Das Arbeits- und Bürokonzept für die neue Zentrale entwickelte maßgeblich Udo-Ernst Haner vom Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO in Stuttgart. Für die Umsetzung arbeitete das Architekturbüro HPP Düsseldorf (Reiner Schulz und Birte Gandert) mit Knoll International und designfunktion zusammen. Insgesamt waren 30 Hersteller hochwertiger Einrichtung am Ergebnis beteiligt, im Projekt gesteuert durch Sarah Lewis von designfunktion. Als Partner von Knoll International unterstützten wir den gesamten Projektverlauf mit ganzheitlicher Raumgestaltung und Einrichtung bis zu seinem erfolgreichen Abschluss. 

#worklifeflow: Willkommen in der neuen Deutschland-Zentrale von Microsoft


Ein Einrichtungsprojekt mit beeindruckenden Dimensionen
Im neuen Headquarter von Microsoft Deutschland in München ist das innovative Bürokonzept im Raum mustergültig umgesetzt. Hier arbeiten 1.900 Mitarbeiter auf einer Fläche von 26.000 Quadratmetern. Mit 12.000 Quadratmetern verglaster Fläche ist das Gebäude erfreulich hell. Alle sechs Stockwerke sind lichtdurchflutet. Es ist für das Konzept von Microsoft bezeichnend, dass die neue Zentrale den Mitarbeitern 67 unterschiedliche Konferenzräume, sogenannte Informal und Formal Focus Rooms und Telephone Booths anbietet. Darüber hinaus sind vier unterschiedliche Arbeitszonen Think, Accomplish, Converse sowie Share&Discuss vorgesehen.

Eine Arbeitswelt mit beeindruckender Atmosphäre
Wer das Headquarter in München betritt, nimmt als Erstes die angenehme Atmosphäre und das großzügige Atrium wahr. Offenheit zeigt sich nicht nur in der Gestaltung dieses Eingangsbereichs, sondern auch in der Zugewandtheit der Mitarbeiter, die Besucher freundlich ansprechen. Hier stimmt das Arbeitsklima. Es gibt enorm viele freie Flächen, persönliche Schließfächer für die Mitarbeiter, ansonsten wenig Stauraum im nahezu papierlosen Büro. Das wirkt einladend, übersichtlich und wohl organisiert. Eine Smartcard öffnet die Türen, Bewegungsmelder und automatische Jalousien steuern das Licht. Die ganze Arbeitswelt strahlt Effizienz und Wohlempfinden aus. 

Für jede Aufgabe die richtige Umgebung
Auf den zweiten Blick fällt dem Besucher die Farbcodierung ins Auge. Es gibt auf jedem Stockwerk in Blau, Grün, Gelb und Rot gehaltene Bereiche. Jede Akzentfarbe ist einem Gebäudeteilbereich zugeordnet und schafft so Orientierung. Die Mitarbeiter besitzen keinen persönlichen Arbeitsplatz mehr. Stattdessen wählen sie allein oder zu mehreren eine Arbeitsumgebung, die zu ihrer momentanen Aufgabe passt.

Das vom Fraunhofer IAO entwickelte Bürokonzept sieht vier unterschiedliche räumliche Optionen vor. Der Bereich „Think“ eignet sich für konzentrierte, kreative Einzelarbeit. Der Rückzugsort ist akustisch geschützt, komfortabel und eher wohnlich. „Accomplish“ ist konzipiert für fokussiertes, ruhiges Arbeiten an maximal funktionalen Schreibtischen. Im Bereich „Converse“ arbeiten Teams in einer offenen Umgebung, je nach Wunsch sitzend oder stehend. „Share&Discuss“ lädt mit zum Teil loungeartig Möblierung zum effizienten, kreativen Austausch ein.

Entscheidend dabei ist die Vielfalt der Räume: „Die Arbeitsumgebung soll den Mitarbeitern viele Optionen bieten: für stilles konzentriertes Arbeiten, für kontemplatives exploratives Arbeiten an neuen Ideen, für Kommunikation zwischen Kollegen, für Meetings und Konferenzen. All das ist Teil des entwickelten Konzepts“, erläutert Udo-Ernst Haner vom Fraunhofer IAO.

Die Mitarbeiter haben private Schließfächer, in denen sie ihre persönlichen Utensilien verwahren können. Sie bewegen sich dann im Bereich ihres Teams, der sogenannten Anchor Area – aber nicht an einem einzigen, fest definierten Arbeitsplatz.

Microsoft möchte mit dieser innovativen Arbeitsplatzsouveränität den Mitarbeitern ihren sogenannten #worklifeflow ermöglichen: eine Arbeitsweise, die eine individuelle und selbstbestimmte Gestaltung des Alltags mit fließenden Übergängen zwischen Arbeit und Privatem fördert. Das führt zu persönlicher Produktivität, Innovationskraft und Zufriedenheit der Mitarbeiter, die ihren privaten Alltag flexibler gestalten können.

Büro der Zukunft: die Microsoft-Zentrale eröffnet in München


Beratung, Planung, Umsetzung mit Blick auf das Ganze

designfunktion unterstützte das Projektteam in einem zwölf Monate dauernden Gestaltungsprozess dabei, neben den präferierten Produkten von Knoll International weitere geeignete Hersteller zu finden, die Einrichtungskomponenten mit individuellen Stoffen und Maßen liefern können. Insgesamt kamen Produkte von 30 Herstellern zum Einsatz. Teilweise musste das Team kombinierbare Farbkonzepte mit bis zu 15 verschiedenen Herstellern entwickeln. Sessel, Sofas und Stühle waren häufig individuelle Produktvarianten, für die designfunktion Prototypen anfertigen ließ. Die bewährten Produkte von Knoll International fanden als Schreibtische, Konferenztische und Stühle Verwendung, natürlich ebenfalls in einer individuellen Ausprägung. Eine ganze Etage stattete designfunktion in Verbindung mit Knoll International vorab zur Bemusterung aus. Sarah Lewis, die Projektleiterin bei designfunktion, begleitete den Gestaltungsprozess beratend mit einem profunden Marktüberblick und wertvollen Optimierungsvorschlägen. Sie koordinierte die Hersteller über den gesamten Projektverlauf. 40 Lkws lieferten die Einrichtung termingerecht zur Montage an – ein logistisches Meisterstück. Sarah Lewis ist sich sicher: „Wir sind der richtige Partner für ganzheitliche Einrichtung.“

Fotos: Bodo Mertoglu

INTERVIEW MIT UDO-ERNST HANER, LEITER „INFORMATION WORK INNOVATION“, FRAUNHOFER IAO

Red.: Sie sind Teamleiter Information Work Innovation am Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO in Stuttgart. Ein kurzer Blick in die Kugel: Wie entwickelt sich die Arbeitswelt der Zukunft?

Udo-Ernst Haner: Ein kurzer Blick reicht nicht, um die Veränderung der Arbeitswelt zu erfassen, zu bewerten und Strategien abzuleiten. Sie wird notwendig durch neue technologische Möglichkeiten, zunehmend dynamische Anforderungen der Unternehmen sowie durch die persönlichen Bedürfnisse der Menschen. Sicher ist aber, dass wir stark steigende Flexibilitätsanforderungen haben. Darauf müssen wir sehr individuell – persönlich und als Organisation – reagieren. Wir werden eine stark wachsende Vielfalt der Lösungen in der Arbeitswelt der Zukunft sehen. Diese Vielfalt betrifft sowohl die zeitlichen, die strukturellen als auch die infrastrukturellen Aspekte der Arbeitsorganisation. 

Red.: Sie haben das Konzept des neuen Microsoft-Headquarters mitentwickelt. Mit welchen Fragen kam Microsoft auf Sie zu?

Udo-Ernst Haner: Microsoft hatte sich für eine Verlagerung der Unternehmenszentrale nach München entschieden. Wir hatten dabei drei Aufgaben: Wir sollten einmal die Chancen für ein verändertes Arbeits- und Bürokonzept aufzeigen. Außerdem durften wir innovative Lösungen für eine bereits sehr flexible Arbeitsorganisation bei Microsoft entwickeln und schließlich den Prozess der Umsetzung durch ein zielgerichtetes Veränderungsmanagement begleiten.

Red.: Sie entwerfen Bürokonzepte maßgefertigt. Wie gehen Sie vor, wenn Sie ein Bürokonzept entwickeln sollen?

Udo-Ernst Haner: Ja, ich glaube das kann man so bezeichnen. Grundlage für ein neues Arbeits- und Bürokonzept ist bei uns immer eine entsprechende Analyse der jeweiligen Anforderungen an die Arbeitsorganisation. Hierzu gehören die Zielsetzungen des Unternehmens genauso wie die Anforderungen der Mitarbeiter und der Teams. Erst wenn wir diese kennen, können wir aufgrund unserer Erkenntnisse aus der Forschung oder auch aufgrund von Erfahrungen aus anderen Projekten ein auf das jeweilige Unternehmen zugeschnittenes Arbeits- und Bürokonzept entwickeln.

Red.: Welche Rolle spielen hochwertige Möbel und Einrichtungsgegenstände bei der Umsetzung?

Udo-Ernst Haner: Sie gehören wie die technische Arbeitsausstattung zu dem, was ich gerne als die „letzten zehn Prozent“ eines neuen Arbeits- und Bürokonzepts bezeichne. Hier materialisiert sich für die Mitarbeiter erstmalig die neue Arbeitswelt. Und es ist nicht nur der erste Eindruck, der zählt, sondern eben auch die Qualität der Arbeitsinfrastruktur, die die Mitarbeiter im Arbeitsprozess dann Tag für Tag erleben. Grundsätzlich ist die Arbeitsausstattung das Werkzeug der Mitarbeiter und je vielfältiger, flexibler oder komplexer die Aufgabe ist, desto hochwertiger muss auch das Werkzeug sein. 

Red.: Was wünschen Sie sich von einem Einrichtungsspezialisten wie designfunktion im Projekt?

Udo-Ernst Haner: Dass er genauso wie die anderen Projektbeteiligten das jeweilige Arbeits- und Bürokonzept mit seinen Mitteln mitträgt, auf die vielfältigen Bedürfnisse eingeht und im Sinne der Mitarbeiter und der Organisation eine funktionale und attraktive Arbeitsumgebung realisiert.

Red.: Herr Haner, wir danken für das Gespräch.

INTERVIEW MIT MARKUS KÖHLER, SENIOR DIRECTOR HUMAN RESOURCES, MICROSOFT DEUTSCHLAND GMBH

Red.: Microsoft steht mit dem neuen Headquarter im Rampenlicht der Öffentlichkeit. Was macht das Büro so interessant?

Markus Köhler: Mit unserer neuen Unternehmenszentrale haben wir den Beweis angetreten, dass traditionelle Bürokonzepte nicht in eine digitalisierte Welt passen. Unser „Smart Workspace“ beinhaltet unsere Vision einer Arbeitswelt von morgen – ausgerichtet an den unterschiedlichen Bedürfnissen unserer Mitarbeiter, vereint mit moderner Technologie und einem durchdachten Raumkonzept. 

Red.: Das Headquarter soll den Work-Life-Flow unterstützen. Was versteht Microsoft darunter?

Markus Köhler: Für mich steht #worklifeflow für die Überzeugung, dass eine individuelle und selbstbestimmte Gestaltung des Alltags mit fließenden Übergängen zwischen Arbeit und Privatem möglich ist – und dazu führt, dass wir alle nicht nur unsere persönliche Produktivität finden und ausleben, sondern auch unseren privaten und familiären Alltag flexibler organisieren können.

Red.: Worauf kam es Ihnen bei dem neuen Arbeitskonzept an?

Markus Köhler: Im Mittelpunkt stehen die Bedürfnisse unserer Mitarbeiter. Flexibilität ist bei uns keine Floskel, sondern gewolltes Prinzip. Jeder Mitarbeiter bei Microsoft kann selbstbestimmt entscheiden, wann, wo und mit wem er arbeiten möchten. Unser neues Büro ist für mich ein offenes Labor, eine Plattform und gleichzeitig ein Anker. Ein Ort, sich auszutauschen, Neues zu entdecken und lebhaft miteinander zu diskutieren. 

Red.: Woran können Sie feststellen, dass sich das Arbeits- und Bürokonzept für die neue Zentrale bewährt?

Markus Köhler: Vor allem durch das persönliche Feedback. Wir investieren in gute Feedback- und Mitarbeitergespräche sowie gezielte Coachings unserer Führungskräfte. Zeitgleich leben wir bei Microsoft eine transparente Unternehmenskultur vor. So können Mitarbeiter beispielsweise über unser Social Network Yammer Feedback geben oder auch neue Ideen einreichen. Aktuell befinden wir uns aber noch in der Anfangsphase, für ein erstes Fazit ist es zu früh, auch wenn ich sagen kann: Wir fühlen uns in Schwabing alle sehr wohl! 

Red.: Und wie reagieren die Mitarbeiter auf das neue Büro?

Markus Köhler: Sehr positiv. Die Anfangseuphorie ist auch noch heute zu spüren, rund zwei Monate nach dem offiziellen Einzug. Der Vorteil des offenen Bürokonzeptes: Man trifft nahezu jeden Tag neue Gesichter, das Miteinander in Teams steht im Vordergrund. 

Red.: Herr Köhler, wir danken für das Gespräch.

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Sie haben Fragen?

Ich helfe Ihnen gerne weiter.

Sarah Lewis

Projekt- & Einrichtungsberatung
Bachelor of Arts (B.A.) Interior Design (hons)

Standort

designfunktion Gesellschaft für moderne Einrichtung mbH
Leopoldstraße 121
80804 München

designfunktion Gesellschaft für moderne Einrichtung mbH
designfunktion new office
Leopoldstraße 254
80807 München

Fakten

zum Projekt

  • Auftraggeber
    Microsoft Deutschland GmbH
  • Aufgabenstellung
    Gemeinsam mit Knoll International erhielt designfunktion den Auftrag, das neue Microsoft-Headquarter in München passend zum Arbeitskonzept einzurichten und zu gestalten. Das Konzept von Microsoft sieht vier verschiedene Bereiche vor, die für vier Grundtypen der Arbeit ausgestattet und gestaltet sind. Ein Farbcode signalisiert, in welchem Bereich des Gebäudes man sich befindet. Eine wichtige Aufgabe bestand darin, Produkte zu finden oder herstellen zu lassen, die präzise den Anforderungen genügen und gleichzeitig dem Farbkonzept entsprechen.
  • Lösung
    designfunktion kombinierte in einem zwölfmonatigen Design- und Umsetzungsprozess die Produkte von 30 Herstellern. Unsere Experten haben bei der Produktauswahl und Herstellerauswahl beraten, zahlreiche Sonderanfertigungen in die Wege geleitet und das Projekt vom Beginn bis zur Eröffnung mit einem tadellosen Projektmanagement begleitet. 
  • Highlights
    • Zahlreiche individuelle Einrichtungslösungen von Knoll International und 29 anderen Herstellern in den Bereichen hochwertiger Möblierung, Beleuchtung, Teppich und Textil.
    • Stilsicheres, den Vorgaben konformes Farbkonzept
    • Komplexe Logistik, perfekte Montage
       
  • Zitate
    „Als wir Knoll International beauftragten, war uns bewusst, dass wir mit designfunktion einen erfahrenen Spezialisten für moderne Büro- und Arbeitswelten engagieren. Die beiden Partner haben unsere Aufgabe perfekt gelöst.“
    John Lenz, Portfolio Manager Microsoft Deutschland

    „Flexibilität ist für uns ein leitendes Prinzip: Jedes Team und jeder Mitarbeiter soll selbst entscheiden können, in welchem Bereich und in welcher Art zusammengearbeitet wird.“
    Markus Köhler Senior Director Human Resources und Mitglied der Geschäftsführung von Microsoft Deutschland
  • Architekten
    Architekturbüro HPP Düsseldorf
  • Eingesetzte Kollektionen
    Knoll International, Brunner, Arper, Züco, Softline, Sesta, Montana, Arco, Walter Knoll, KnollStudio, Actiu, Lapalma, Magis, Brühl, Lammhults, Cor, Fritz Hansen, Driade, Foscarini, SitLand, Roberti, Alias, Sixinch, B & B Italia, Interlübke, Lumina, Extremis, Emu, König + Neurath, Glimakra
  • Projektgröße
    26.000 m²
  • Realisierungszeitpunkt
    2016