Büros sind heute nicht mehr, was sie einmal waren. Die wachsende Bedeutung von Information und Wissen für Industrie und Handel hat in den letzten 100 Jahren Büros von nüchternen Schreib- und Rechenkontoren zu anspruchsvollen und vielseitigen Produktivräumen werden lassen. In Deutschland erarbeiten wir bereits die Hälfte des Bruttoinlandsproduktes in Büros. Dabei sind die Ansprüche an ein gutes, zweckmäßiges Büro enorm gestiegen. Unternehmen, die ihre Arbeitswelt ihren Ansprüchen und Zielen anpassen möchten, können von einer Fachberatung zum Bürokonzept sehr profitieren. designfunktion führt diese Beratungen seit vielen Jahren erfolgreich durch. Inzwischen hat das Unternehmen seine Vorgehensweise in der Beratungsmethode PRISMA systematisch zusammengefasst.

Wir haben uns mit Johanna Dumitru, Geschäftsführerin von designfunktion, über den innovativen Beratungsansatz unterhalten.

d.f.: Frau Dumitru, Sie führen an allen Standorten der designfunktion Gruppe einen systematischen Beratungsansatz ein. An wen richtet sich diese Dienstleistung?
J. Dumitru: Unsere Büroberatung richtet sich an mittelständische Unternehmen, die mit den Büros ihre Mitarbeiter – und damit ihren Unternehmenserfolg – unterstützen wollen. Ziel der Beratung kann die Markendarstellung, die Gebäudewirtschaftlichkeit oder auch die Produktivität und das Wohlbefinden der Mitarbeiter sein. Wir sagen dazu auch: "Erfolg lässt sich einrichten."

d.f.: Woran erkennen Sie, wenn Kunden Beratung für ein Bürokonzept brauchen?
J. Dumitru: Die Anlässe sind sehr vielfältig und Optimierungen lassen sich fast immer erzielen. Bedarf haben aber insbesondere die Unternehmen, die ihre räumliche Situation verändern, wenn beispielsweise ein Umzug ansteht. Auch wenn sich die Arbeitsweise ändert oder ändern soll, entsteht Beratungsbedarf. Manchmal aufgrund interner Einflüsse wie steigender Mitarbeiterzahlen oder durch externe Einflüsse wie neue Technologien oder Marktveränderungen. Immer häufiger hören wir z. B. dass Mitarbeiter über Störungen und Stress klagen – gleichzeitig werden immer mehr offene Büroräume gebaut. Da hilft unsere Beratung, um am Ende für alle ein gutes Ergebnis zu erreichen. Dabei lohnt es sich, im Projekt frühzeitig auf uns zuzukommen. Auch wenn bereits interne Fachleute oder externe Planer involviert sind, ist Büroberatung als eigene Disziplin überaus relevant.

d.f.: Worin unterscheidet sich die Beratung zu Büro- und Arbeitswelten bei designfunktion von anderen Anbietern? 
J. Dumitru: Wir setzen die Beratung strategisch auf: Im ersten Schritt definieren wir mit unseren Kunden deren Ziele und legen messbare Kriterien fest. Unser Ansatz ist sehr fundiert, berücksichtigt ein großes Spektrum an Themen und baut auf arbeitswissenschaftlichen Erkenntnissen auf. Trotz seiner wissenschaftlichen Fundierung ist er in der Praxis leicht nachzuvollziehen. Auch darin ist unser Ansatz "mittelstandstauglich", im positivsten Sinne von pragmatisch und umsetzungsorientiert. Bei der Entwicklung unserer Methode haben wir sehr darauf geachtet, dass die Relation von Aufwand und Nutzen für den Kunden stimmt.

Neben der arbeitsorganisatorischen Expertise treibt uns auch die Leidenschaft für gute Gestaltung an. Wir wollen, dass sich Menschen in den von uns gestalteten Räumen wohlfühlen. Der Kunde kann mit uns den gesamten Weg von der abstrakten Flächen- und Organisationsberatung bis zur konkreten Innenarchitektur gehen.

d.f.: Was haben Ihre Kunden von Ihrem Beratungsansatz?
J. Dumitru: Bei der Planung und Einrichtung von Büros machen wir die Erfahrung, dass es einerseits sehr sachliche Kriterien zu erfüllen gibt. Andererseits spielen Emotionen und Erwartungen eine große Rolle. Bei der Fülle an Themen, die es zu beachten gilt, wird eine Büroplanung schnell zu einem sehr komplexen Projekt – das nicht in das Tagesgeschäft unserer Kunden passt. PRISMA fächert diese Themen übersichtlich auf. Das ist die entscheidende Voraussetzung dafür, sie zu ordnen und zu priorisieren. Auf diese Weise sind unsere Kunden in der Lage, die einzelnen Themen schnell zu verstehen und angemessen zu gewichten.

Einen professionellen Berater einzuschalten, spart den Unternehmen Zeit und Geld und führt zu besseren Ergebnissen. Die Büroplanung ist ein wichtiges Thema! Denn das Büro ist ein Werkzeug für die heutigen Büro- und Wissensarbeiter und die Visitenkarte eines Unternehmens.

Unser Beratungsansatz berücksichtigt im Besonderen die Unternehmensziele, nimmt aber genauso die Menschen mit. Wir arbeiten umsetzungsorientiert und lassen uns an Zielen messen.

d.f.: Muss jeder Kunde das ganze Beratungspaket kaufen? Oder gehen Sie individuell auf Anfragen ein?
J. Dumitru: Unsere Beratungsmethode funktioniert wie ein Baukasten: Die Struktur dient dazu, keine wichtige Facette zu vernachlässigen. Sie zeigt lediglich auf, welche Themen bei der Büroplanung mitschwingen. Manche Aspekte darunter sind vielleicht nicht veränderbar oder sollen nicht behandelt werden, weil sie später anstehen – darauf gehen wir mit unserer Beratungsmethode flexibel ein. 

Wir erarbeiten gemeinsam mit den Kunden die für sie wichtigen Ziele und Themen. Das ist immer der erste Schritt unserer Beratung. Der Kunde entscheidet bei unserer Beratung also, welchen Themen wir uns widmen. Daraus entsteht eine individuelle Aufgabendefinition.

d.f.: Kann ich auch nur die Beratung erhalten oder ist das an einen Einrichtungsauftrag gekoppelt?
J. Dumitru: Unsere Beratung ist eine eigenständige Dienstleistung, unabhängig von einem Einrichtungsauftrag. Durch die Beratung und Planung tragen wir zur guten Funktion und guten Gestaltung von Büros bei. Das ist es, was den Markenkern von designfunktion ausmacht. Häufig unterstützen wir z. B. Kunden, die ihre vorhandenen Möbel wieder optimal einsetzen wollen.

Unsere Expertise in der Einrichtung ist jedoch ein wichtiges Plus, das uns hilft, praxisnah und wirtschaftlich zu planen. Wir wissen eben vorher schon, was der Markt hergibt – ohne teure Sonderanfertigungen – und welche Details zu einer guten Umsetzung gehören.

d.f.: Sie arbeiten im Projekt ja auch mit Architekten und Fachplanern zusammen. Wodurch profitieren die denn von Ihrer Mitarbeit?
J. Dumitru: Die Büroberatung, wie wir sie ausüben, ist in keinem klassischen Leistungsbild der anderen Planungsbeteiligten enthalten. Allzu oft wird sie vergessen oder unterschätzt. Als Spezialisten für die detaillierte Planung von Büroräumen und Arbeitsplätzen berücksichtigen und klären wir rechtzeitig alle relevanten Themen.

Unser Vorgehen in der Beratung und unsere Analyse beziehen von Anfang an Mitarbeiter, Betriebsrat und andere Interessengruppen mit ein. Wir begleiten das Change Management, moderieren Veränderungen und vermeiden dadurch mögliche Konflikte.

Das hilft, nachträglichen Änderungen vorzubeugen, und trägt dazu bei, dass die beteiligten Planer die für ihre Gewerke nötigen Antworten bekommen. Der Planungsprozess funktioniert somit besser und schneller – und das steigert die Qualität des Projektes insgesamt.

Mit unserem Anspruch an gute Gestaltung sind wir für Architekten außerdem ein Partner, der ihre Ziele versteht und umzusetzen hilft.

d.f.: Stellen Sie sich vor, Ihr Kunde ist schließlich in sein Büro gezogen. Über welches Feedback zu Ihrer Beratungsleistung würden Sie sich besonders freuen?
J. Dumitru: Ich gebe Ihnen ein Beispiel von unserem Referenzkunden Plan International: Aus der anfänglich großen Skepsis gegenüber modernen Büros sind 98 % Zustimmung bei den Mitarbeitern für das neue Bürokonzept geworden. Mich freut, dass ein gutes Arbeitsumfeld entstanden ist, das dem Unternehmen und den Menschen dient und perfekte Funktion mit Ästhetik vereint. Und dass der Kunde sagt, wir haben gut zugehört, ihn verstanden und seine gesetzten Ziele erreicht. Die schönste Bestätigung für mich ist es, wenn die Mitarbeiter, denen wir im Workshop versprochen haben, dass sie ein gutes Büro erhalten, uns anlächeln und sich freuen, wenn wir wiederkommen.

Sie möchten mehr über unseren Büroberatungsansatz PRISMA erfahren? 
Johanna Dumitru freut sich auf Ihren Anruf unter +49 (89) 306 307 -221. Oder schicken Sie Ihre Frage per Mail an johanna.dumitru@designfunktion.de.