Office Effizienzcheck

Ihre Entscheidungsgrundlage für die strategische Optimierung Ihres Büros

Die Grundlage für Ihre Bürostrategie

Viele Organisationen stehen vor einer doppelten Herausforderung: Kosten senken und gleichzeitig im Wettbewerb um die besten Mitarbeitenden bestehen.
Ein großer Teil der Büroarbeitsplätze bleibt durch Homeoffice und Hybrid Work ungenutzt, während gleichzeitig Räume für Austausch und kreative Zusammenarbeit fehlen.
Kein Wunder, dass sich viele Organisationen die Frage stellen: Was muss sich in unserer Arbeitswelt verändern, damit sie den Anforderungen der Mitarbeitenden gerecht wird und zugleich kosteneffizient ist?

Ein wesentlicher Hebel liegt in der Bürofläche selbst. Laut aktueller ifo-Studie (2025) haben bereits 10,3 % der Unternehmen ihre Fläche verkleinert, weitere 12,5 % planen diesen Schritt. Doch eine reine Flächenreduktion greift zu kurz – entscheidend ist, wie effizient und wofür Ihre Räume genutzt werden. Deshalb analysieren wir Ihre Flächennutzung ganzheitlich.

Mit dem Office Effizienzcheck schaffen wir schnell und verständlich die Entscheidungsgrundlage für Ihre zukünftige Bürostrategie – fundiert durch eine einzigartige Kombination aus einer quantitativen und qualitativen Analyse.

Begehung eines Bueros im Rahmen des Office Effizienzchecks von designfunktion
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Was erwartet Sie beim Office Effizienzcheck?

Wie viel Fläche braucht meine Arbeitswelt für welche Zwecke, und wie steht es um Größe, Zuschnitt und Erreichbarkeit? Besteht Optimierungspotential in der Nutzung der Fläche, und ließe sich dies sogar mit einer attraktiveren Lage kombinieren?

Eine erste Einschätzung der konkreten Optimierungs- und Einsparungspotentiale Ihres Büros erhalten Sie bereits im kostenlosen Erstgespräch. Es dauert 45 Minuten, ist unverbindlich und ganz ohne Risiko.

Tiefgreifende Erkenntnisse sammeln wir anschließend in Nutzerdialogen und einer detaillierten Dokumentation der aktuellen Nutzung des Büros nach Stundenplanlogik. 

Frank Blassdörfer beim Nutzerdialog im Rahmen des Office Effizienzchecks von designfunktion

Wichtige Fragen:

  • Wie wird Ihr Office tatsächlich frequentiert?
  • Wann ist die Auslastung besonders hoch oder niedrig?
  • Welche Tätigkeiten finden im Büro statt?
  • Was empfinden Mitarbeitende an der aktuellen Arbeitsumgebung als gut?
  • Was würden Ihre Mitarbeitenden gerne ändern?

Ergebnisse:

  • Transparente Bewertung Ihrer aktuellen Bürosituation – von der tatsächlichen Flächenauslastung über Nutzungsmuster bis zu den Anforderungen Ihrer Mitarbeitenden
  • Maßnahmenkatalog zur Optimierung von Flächennutzung, Arbeitsbedingungen und Zusammenarbeit
  • Abgleich des ermittelten Bedarfs mit der Bestandsimmobilie bzw. Grundlage für neue Immobilienentscheidung
  • Entwicklung und gemeinsame Bewertung von Zukunftsszenarien, einschließlich möglicher Standortalternativen
  • Berechnung des Break-even für alle empfohlenen Maßnahmen
Zuhörerinnen bei der Ergebnispräsentation des Office Effizienzchecks von designfunktion
Gerhard Reichel, Geschäftsführer, Immobilien Freistaat Bayern

"Vor der Zusammenlegung unserer beiden Standorte in München standen wir vor der Herausforderung, die richtige Immobilie zu finden und diese optimal zu nutzen. Der Office Effizienzcheck hat uns dabei eine fundierte Entscheidungsgrundlage geliefert. Durch die systematische Analyse unserer tatsächlichen Arbeitsabläufe und Flächenbedarfe konnten wir eine neue Büroimmobilie auswählen, die deutlich effizienter genutzt wird als unsere bisherigen Standorte."

Gerhard Reichel,
Geschäftsführer, Immobilien Freistaat Bayern

Welche Vorteile hat der Office Effizienzcheck?

Sie suchen eine fundierte Antwort darauf, wie Ihr optimales Büro aussehen, wie groß es sein und welche Anforderungen Ihre passende Büroimmobilie erfüllen sollte? Der Office Effizienzcheck liefert Ihnen schnelle und belastbare Ergebnisse. 

  • Potenziale zur Kostensenkung, Steigerung der Arbeitgeberattraktivität und Optimierung der Arbeitswelt werden gehoben.
  • Das Spannungsfeld zwischen Kostendruck und Investition in gute Arbeitsbedingungen wird aufgelöst.
  • Sicherheit bei der Auswahl und Umsetzung passender Maßnahmen entsteht.
  • Eine belastbare Grundlage für strategische Entscheidungen wird geschaffen.
Frank Blassdörfer, Experte für strategische Immobilienentscheidungen

"Auf der einen Seite Kosten sparen, auf der anderen Seite attraktiv sein ‒ genau dieses Spannungsfeld können wir beleuchten und das Richtige herausholen. Wir bringen eine Organisation dazu, eine gute Entscheidung zu treffen und sie auch begründen zu können."

Frank Blassdörfer,
Experte für strategische Immobilienentscheidungen

Icon für Projekt-Roadmap von designfunktion

Was kommt nach dem Office Effizienzcheck?

Wir lassen Sie mit den Ergebnissen nicht alleine. Gemeinsam definieren wir die nächsten Schritte und bieten Ihnen, je nach Bedarf, einen nahtlosen Übergang zu weiteren Beratungsleistungen, Büroplanung und Einrichtung. Mit Innenarchitektur, Möblierung, Licht, Textil, Akustik und Küche erhalten Sie bei uns alles aus einer Hand. Auch in Sachen Logistik, Mietmöbel und gebrauchte Möbel sind wir für Sie der richtige Ansprechpartner.

Gestalten Sie Ihr Büro zukunftssicher

Mit dem Office Effizienzcheck schaffen Sie die Basis für eine effektive, attraktive und kosteneffiziente Arbeitswelt. Senden Sie uns eine kurze Nachricht. Wir melden uns persönlich bei Ihnen. 

New Office Guide von designfunktion zur Frage: Wie viel Bürofläche brauche ich wirklich?

Wie viel Bürofläche brauchen Sie wirklich?

In unserem kostenlosen E-Book erfahren Sie, wie Sie durch gezielte Flächenoptimierung nicht nur Mietkosten sparen, sondern gleichzeitig die Qualität Ihrer Arbeitsumgebung verbessern. Kompakt, klar und praxisnah – mit Rechenbeispiel und einem konkreten Fall aus der Praxis.

Weitere Beratungsleistungen

Wir schaffen wirksame Räume 

Profitieren Sie von mehr als 40 Jahren Erfahrung in der ganzheitlichen Gestaltung von Arbeitswelten. 

Ob Büro, Bildung, Gastronomie, Gesundheit oder Hospitality – wir schaffen nachhaltige und zukunftsfähige Räume. Dabei vereinen wir Ihre Ziele, die Bedürfnisse der Menschen, Wirtschaftlichkeit und ökologische Verantwortung. 

Mit interdisziplinären Teams aus Beratung, Planung und Einrichtung begleiten wir Sie von der ersten Idee bis zur finalen Umsetzung. Dafür greifen wir auf ein Portfolio der weltweit führenden Marken zurück und bieten Ihnen mit unseren Standorten in ganz Deutschland persönliche Beratung vor Ort. 

Namhafte Referenzkunden aus unterschiedlichsten Branchen vertrauen uns.

Logo von DHL, Referenzkunde von designfunktion
Logo von Eisen Fischer, Referenzkunde von designfunktion
Logo von HUK Coburg, Referenzkunde von designfunktion
Logo Lufthansa
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