Moderne
Bürokonzepte

Multispace & Co: So wird Ihr Office wirksam

Kapitel

Kein New Work ohne New Office

Arbeit neu denken – danach strebt die ganze Welt. Kein Wunder, schließlich geht es bei „New Work“ im Kern darum, mit einer hochmotivierten Mannschaft agiler, effizienter und innovativer zu werden. Und dabei als Individuum noch Sinnstiftung zu erfahren. Wer würde das nicht wollen?

Arbeit neu denken bedeutet aber auch, nicht vor dem Raum haltzumachen, in dem Arbeit stattfindet: dem Büro. Moderne Bürokonzepte sind also gefragt – denn ohne New Office kann es New Work nicht geben.

Um Sie auf dem Weg dorthin zu unterstützen, geben wir Ihnen hier Antworten auf diese und noch weitere Fragen:

  • Was macht ein Bürokonzept modern?
  • Wie finden Sie ein Konzept, das die Ziele Ihres Unternehmens unterstützt?
  • Was zeichnet eine moderne Büroplanung aus?
  • Wie sehen moderne Bürokonzepte in der Praxis aus?
  • Welche Tipps haben die Experten parat?
Moderne Bürokonzepte wie bei der Sparkasse BIZ ermöglichen New Work Arbeitsweisen
Moderne Bürokonzepte sind individuell, variabel und flexibel

Was ist ein modernes Bürokonzept?

Modern ist, was dem Zeitgeist entspricht. Unser Zeitgeist ist vor allem geprägt von technologischen und gesellschaftlichen Entwicklungen, die in immer rasanterem Tempo stattfinden. Was heute gilt, kann morgen schon obsolet sein.

Wirklich moderne Bürokonzepte erkennen diese Tatsache an: Sie wollen keine pauschalen One-fits-all-Lösungen sein, sondern individuell, variabel und flexibel. Zudem bilden sie nicht nur den Status Quo ab, sondern bieten auch Raum für zukünftige Veränderungen in Ihrer Organisation – in Anbetracht dessen, dass diese jederzeit notwendig werden können.

Wie modern ist Ihr Bürokonzept?

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Ihre Ziele

Erstellen Sie eine Liste der grundlegenden Ziele Ihres Unternehmens.

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Ihr Office

Beantworten Sie für jeden einzelnen Punkt auf der Liste die Frage, inwiefern Ihr aktuelles Bürokonzept Sie beim Erreichen des Ziels unterstützt.

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Ihre Zukunft

Ein modernes Bürokonzept hilft Ihnen, Ihre Ziele zu erreichen. Sollte das nicht der Fall sein, ziehen Sie eine Modernisierung Ihrer Arbeitswelt in Betracht.

Die strategische Zielsetzung moderner Bürokonzepte

Welche strategischen Ziele verfolgen Unternehmen mit ihren Bürokonzepten? Eine Auswertung unserer eigenen Beratungsmandate kam zu dem Ergebnis, dass einige Zielsetzungen zwar häufiger im Vordergrund als andere stehen. Das Gesamtbild ist jedoch recht fragmentiert. Das unterstreicht den höchst individuellen Charakter moderner Bürogestaltung. Hier sehen Sie die Top 5 der häufigsten Zielsetzungen:

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Quelle: Auswertung eigener Beratungsmandate

Welche Bürokonzepte gibt es?

Die Geschichte des Büros geht weit zurück, dementsprechend vielfältig sind die im Lauf der Zeit in Erscheinung getretenen Ausprägungsformen. Manche Büroformen funktionieren als in sich geschlossene Konzepte, andere eher als eine Art Etikett. Fünf der gängigsten Bürokonzepte stellen wir Ihnen hier vor.

Sind diese Konzepte nun modern oder nicht? Das ist letztlich unerheblich. Wichtig ist nur, wie gut die Büroeinrichtung Ihre individuellen Anforderungen erfüllen. Beachten Sie zudem: Die individuelle Nutzungsform ist mindestens genauso wichtig für den Erfolg wie das richtige Bürokonzept – den Umstieg von territorialen Arbeitsplätzen auf Desk Sharing können Sie beispielsweise auch in bestehenden Büroräumen realisieren.

Zellenbüro

Zellenbüros sind als geschlossene Mehrpersonen- oder Einzelbüros entlang der Fassade angeordnet und über einen gemeinsamen Flur zugänglich. Mehrpersonenbüros umfassen meist bis zu sechs Arbeitsplätze, am stärksten vertreten ist das Doppelbüro.

Großraumbüro

Großraumbüros sind organisatorische und räumliche Zusammenfassungen von Büro- oder Bildschirmarbeitsplätzen auf einer großen Grundfläche, die mit Stellwänden gegliedert sein kann.

Kombibüro

Kombibüros sind Kombinationen aus Zellenbüro und Großraumbüro. Die „Arbeitskojen“ sind meist mit je einem Beschäftigten besetzt, um einen Gemeinschaftsraum gruppiert und durch Glaswände und -türen mit diesem verbunden.

Teambüro

Teambüros sind der Ort für kleinere Gruppen mit ähnlichen Aufgabenbereichen. Die räumliche Nähe soll ihnen erleichtern, an gemeinsamen Projekten zu arbeiten und sich unkompliziert abzustimmen.

Reversibles Büro

Reversible Büros zeichnen sich vor allem durch Flexibilität aus. Weil kaum feste Wände vorhanden sind, kann die Büroeinrichtung jederzeit und schnell auf neue Bedarfe ausgerichtet werden.

Unsere Empfehlung:
das Multispace-Büro

Bei all den unterschiedlichen Konzepten und Ausprägungen kann der Überblick schnell verloren gehen. Wie finden Sie darunter das Bürokonzept, das perfekt zu Ihrem Unternehmen mitsamt all seiner Eigenheiten passt und Ihre strategischen Ziele bestmöglich unterstützt? Unsere klare Empfehlung ist der Multispace-Ansatz, der verschiedene Bürotypen zu einem individuellen Konzept kombiniert.

der Multispace Ansatz kombiniert verschiedene Bürotypen zu einem modernen Bürokonzept
Übersicht verschiedener Raumtypen im Multispace Bürokonzept

Was ist ein Multispace Büro?

Der Multispace basiert auf der Erkenntnis, dass One-fits-all-Lösungen den individuellen Bedarfen eines Unternehmens nicht gerecht werden können. Dementsprechend ist der Multispace – im Gegensatz zu Großraumbüro, Kombibüro oder Zellenbüro – auch kein in sich geschlossenes Konzept mit festgelegten Strukturen. Multispace ist vielmehr der Weg zu Ihrem individuellen Bürokonzept, ohne das Ergebnis bereits vorwegzunehmen. Das Ziel eines Multispace Büros ist es, für alle in einem Unternehmen stattfindenden Tätigkeiten den richtigen Raum und Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen, die diese Tätigkeit bestmöglich unterstützen („Activity Based Working“). Diese Räume sind für alle frei nutzbar, Arbeitsplätze werden durch Desk Sharing meist effizient geteilt. Dementsprechend kommt es darauf an, genau zu definieren, welche Prozesse und Tätigkeitstypen in einem Unternehmen in welchem Ausmaß stattfinden, welche Raumtypen dementsprechend benötigt werden, wo sie sich befinden, und wie viel Fläche dafür verwendet werden soll.

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Das Bürokonzept der Zukunft hat jeder schon zu Hause

Das Konzept klingt nur auf den ersten Blick kompliziert. Tatsächlich ist Multispace ein Prinzip, das uns Menschen sehr vertraut ist, denn wir setzen es bereits flächendeckend in dem Ort ein, der uns der Liebste von allen ist: in unserem Zuhause. Auch dort haben wir für alle unsere Bedürfnisse (Schlafen, Essen, Kochen, Hygiene, etc.) Räume oder Zonen, die genau für dieses Bedürfnis ausgelegt sind (Schlafzimmer, Wohnzimmer, Küche, Bad, etc.). Dieses simple Prinzip überträgt der Multispace auf die Arbeitswelt. So wie wir unser Zuhause ganz nach unseren persönlichen Anforderungen und Vorlieben aussuchen und einrichten, so ist der Multispace ein Maßanzug für Ihr Unternehmen.

Die 3 wichtigsten Merkmale eines Multispace Büros

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Office-Mix

Kombination aus verschiedenen Büroformen sowie aus offenen und geschlossenen Flächen

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Activity Based Working

Räumliche Angebotsvielfalt für Besprechung, Konzentration, Zusammenarbeit, Erholung, etc. („Activitiy Based Working“)

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Desk Sharing

Meist mit non-territorialen Arbeitsplätzen / Desk Sharing

Studie zu modernen Bürokonzepten

Unsere Empfehlung für Multispace Büros basiert auf wissenschaftlichen Erkenntnissen. Die Studie „Wirksame Büro- und Arbeitswelten“, die wir 2018 gemeinsam mit dem Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) durchgeführt haben, kam u.a. zu dem Ergebnis, dass der Multispace sich zur dominanten Büroform der Zukunft entwickelt.

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Warum ist der Multispace das Bürokonzept der Zukunft?

Die klare Tendenz der Befragten zum Multispace-Konzept hat einen simplen Grund: Multispace gilt als das modernste Bürokonzept, weil er die Ziele von Unternehmen am besten unterstützt. Auch in allen weiteren Aspekten der Studie erreichte der Multispace die höchste Zustimmung der Befragten.

Ein modernes Bürokonzept in der Praxis

Soweit zur Theorie – werfen wir einen Blick in die gelebte Praxis. Ein überzeugter Anhänger des Multispace Bürokonzepts ist unser Kunde PIABO PR. Für die Berliner Kommunikationsagentur, renommiert vor allem in der Digitalwirtschaft, durften wir eine agile Arbeitswelt schaffen, die passgenau auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter einzahlt.

PIABOs Büro der Zukunft sollte mit flexiblen Strukturen eine räumliche Antwort auf die schnellen Entwicklungen der Branche bieten. Während der Konzeption haben wir in Online-Umfragen und Workshops zunächst das Arbeits- und Nutzungsverhalten aller 45 PIABO Mitarbeiter analysiert. Auf dieser Basis entstanden ist eine dynamische Multispace Arbeitsumgebung mit Desk Sharing sowie einem breiten Spektrum an Raumoptionen für konzentrierte Arbeit, Rückzug, Co-Kreation und Besprechungen.

Wie profitiert PIABO vom Multispace Office?

„Agile Strukturen sind für uns von zentraler Bedeutung, um die Zusammenarbeit mit internationalen Kunden und globalen Projektteams abzubilden, aber auch genügend Möglichkeiten zu Konzentration oder kreativem Austausch zu bieten. Aus der Vielzahl von Möglichkeiten kann sich jetzt jeder genau die Arbeitsumgebung aussuchen, die für ihn am besten ist. Und mit den neuen Tools können wir schneller auf Veränderungen reagieren.“

Tilo Bonow
Gründer und CEO von PIABO PR

Ein modernes Bürokonzept im Grundriss

Der Zonierungs- und Möblierungsplan von PIABO sieht viele unterschiedliche, frei wählbare Raumoptionen für die Mitarbeiter vor: Basis-Arbeitsplätze, Besprechungsräume, Rückzugs-, Gemeinschafts- und Kreativitätszonen.

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So gelingt der Umstieg auf ein modernes Bürokonzept

Sie haben bis hierhin schon einen guten Gesamtüberblick erhalten, worum es bei modernen Bürokonzepten geht. Doch der Raum selbst ist nicht alles. Die Umstellung auf eine neue Arbeitswelt bringt es mit sich, dass auch wir Menschen – egal ob Führungskraft oder nicht – unser Verhalten im Büro anpassen und Gewohntes hinterfragen müssen. Felix Gramm leitet unser Workspace Consulting Team und weiß, worauf es bei einer erfolgreichen Transformation ankommt.

Felix, du hast mit deinem Team schon viele Unternehmen bei ihrer Transformation hin zu einer modernen Arbeitswelt begleitet. Mit welchen Reaktionen werdet ihr üblicherweise am Ende des Prozesses konfrontiert?

Felix Gramm: Von den Mitarbeitern hören wir ganz häufig, wie schön es ist, dass sie nun viel mehr mit Leuten aus anderen Abteilungen ins Gespräch kommen und eine bessere Vorstellung davon haben, was die so tun – also das Büro als Enabler für mehr Transparenz und Kommunikation. Natürlich hören wir aber auch von den Schwierigkeiten in der Anpassung an neue, oft offenere Umgebungen. Gleichzeitig sind viele auch überrascht, dass sie ihr Büro nun als einen Ort wahrnehmen, den sie schön finden und den sie gerne aufsuchen. Das klingt zunächst vielleicht banal, ist aber oft eine radikale Veränderung im Vergleich dazu, was sie vorher erlebt haben.

Und die Entscheider und Führungskräfte? Wie reagieren die?

„Wir hätten tatsächlich noch mutiger sein können“, bekomme ich oft zu hören. Die Entscheider sind meist überrascht, wie gut die Sharing Ratio bei non-territorialen Arbeitsplätzen und freier Raumwahl tatsächlich funktioniert.

Das klingt, als wäre der Umstieg kinderleicht.

Das alles passiert natürlich nicht von allein. Eine neue Umgebung zu erschließen, bedeutet immer auch, eine alte aufzugeben – mitsamt aller Gewohnheiten, die daran hängen. Dazwischen liegt eine Phase der Ungewissheit, weil alte Gepflogenheiten nicht mehr funktionieren und die neuen Gewohnheiten noch keine sind. Die Herausforderung liegt darin, den anfänglichen „Kulturschock“ so klein wie möglich zu halten. Dazu gibt es aber zum Glück Mittel und Wege.

Welche sind das?

Die wichtigste Rolle kommt den Führungskräften zu. Sie müssen die Partizipation der Belegschaft am Transformationsprozess aktiv fördern und angestrebte Veränderung sichtbar vorleben. Zudem ist es wichtig, die Möglichkeiten der neuen Arbeitswelt von Anfang an für alle transparent zu machen. Hierbei unterstützen wir häufig unsere Kunden – z.B. mit Umzugsbroschüren, Willkommenshandbüchern, Floor Walkings und Spielregel-Workshops. So helfen wir allen Beteiligten zu einem neuen gemeinsamen Nenner zu finden.

Kann ich als einzelner Mitarbeiter auch etwas für eine reibungslose Umstellung tun?

Auf jeden Fall. Das wichtigste ist meine persönliche Haltung. Entscheide dich bewusst für eine positive Perspektive. Orientiere dich nicht an alten Gewohnheiten, sondern frage dich immer wieder aufs Neue: „Wie und wo kann ich das, was ich heute tun will oder muss, am besten tun?“. Das hilft, die neuen Optionen zu erschließen und so schnell positive Erfahrungen im Umgang damit zu machen.

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Mit Workspace Consulting zum modernen Bürokonzept

Ihr Weg zum modernen Bürokonzept

Sie möchten Ihre Arbeitswelt modernisieren? Unser Workspace Consulting Team erarbeitet mit Ihnen ein stimmiges Bürokonzept, das passgenau auf Ihre individuellen Bedürfnisse einzahlt. Zudem begleiten wir Sie auf dem Weg der Transformation und ermöglichen Ihnen so, Ihre neuen Büroräume bestmöglich zu nutzen.

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