KI IM BÜRO: WIE KÜNSTLICHE INTELLIGENZ DIE ARBEITSWELT VERÄNDERT

KI im Büro bezeichnet den Einsatz künstlicher Intelligenz zur Automatisierung von Arbeitsprozessen, Optimierung von Büroflächen und Unterstützung von Mitarbeitenden in der modernen Arbeitswelt.

Der Einsatz von KI im Büro verändert nicht nur wie wir arbeiten, sondern auch wo. Clever eingesetzt, hilft Künstliche Intelligenz dabei, Büroflächen smarter zu planen, effizienter zu nutzen und menschlicher zu gestalten. Doch es gibt auch Risiken beim Einsatz von KI.

Künstliche Intelligenz ist kein Neuland mehr

Seit dem Launch von ChatGPT Ende 2022 werden KI-Systeme in nahezu jeder Branche  genutzt – auf dem Bau, in der Medizin und natürlich auch in Agenturen, Verlagen oder Versicherungen.

Chatbots oder Textgeneratoren bilden dabei oft das Fundament, sind aber längst nicht die einzige sinnvolle KI-Lösung für die Anwendung im Büroalltag. In der Praxis wirkt KI vor allem dort, wo man sie kaum bemerkt - im Hintergrund von Anwendungen, die Daten analysieren, Aufgaben priorisieren und Entscheidungen vorbereiten. 

Wie wird Künstliche Intelligenz aktuell im Büro eingesetzt?

Anders als klassische Software entwickelt KI Vorschläge und passt sich an Nutzungsverhalten an. Sie entscheidet also nicht für Menschen, sondern liefert im Idealfall bessere Grundlagen für Entscheidungen. Immer häufiger ist KI dabei kein einzelnes Tool, sondern Teil eines vernetzten Systems – von der Recherche über das Projektmanagement bis hin zur Büroorganisation. Hier einige Beispiele, wie KI in Büros aktuell eingesetzt wird.

• Organisation und Administration: KI unterstützt im Büroalltag vor allem dort, wo Koordination Zeit frisst. Sie hilft bei der Terminfindung, priorisiert E-Mails, strukturiert Aufgaben und fasst Inhalte aus Meetings oder Dokumenten zusammen. Auch Reiseplanungen oder Abstimmungen laufen dadurch effizienter, sodass organisatorisches Klein-Klein deutlich reduziert wird.

• Text, Präsentation und Design: In vielen Bürojobs ist KI heute ein Sparringspartner für Texte, Präsentationen und Design. Sie erstellt erste Entwürfe für E-Mails, Konzepte oder Berichte, schlägt Strukturen vor, kürzt Inhalte oder entwirft Grafiken für Web und Print. Die inhaltliche Verantwortung bleibt beim Menschen, Künstliche Intelligenz liefert Tempo und Orientierung.

• Datenanalyse: Daten sind für jedes Unternehmen ein wertvoller Rohstoff. KI wertet auch große Datenmengen in kürzester Zeit aus, erkennt Muster und erstellt Prognosen. Entscheidungen lassen sich so fundierter vorbereiten und schneller treffen.

• HR und Personalmanagement: Im Personalbereich unterstützt KI bei der Vorauswahl von Bewerbungen, beim Abgleich von Qualifikationen und bei der Analyse von Feedback oder Mitarbeiterbefragungen. Sie hilft außerdem bei der Personalplanung und entlastet so HR-Teams.

• Projektmanagement und Kollaboration: Auch die Zusammenarbeit in Teams wird durch KI strukturierter. Aufgaben lassen sich automatisch priorisieren, Projektfortschritte analysieren und Risiken frühzeitig erkennen. In hybriden Meetings erstellt KI Protokolle, To-do-Listen und Zusammenfassungen, wodurch Abstimmungen klarer und effizienter werden. 

KI beeinflusst also schon heute eine Vielzahl an Arbeitsprozessen- und Strukturen. Das Problem: In der Büroplanung ist dieser Wandel bisher kaum angekommen. Dabei ist KI eben nicht nur ein technisches Thema. Im Zusammenspiel mit und als Teil von New Work verändert sie, wie gearbeitet wird, welche Anforderungen Teams haben und eben auch, welche Räume dafür gebraucht werden. 

Welche Auswirkungen hat KI auf Büroflächen und Raumkonzepte?

Wenn Routineaufgaben automatisiert und viele Tätigkeiten ortsunabhängig erledigt werden können, verliert der klassische Schreibtischarbeitsplatz an Bedeutung. Stattdessen rücken flexible Flächen in den Fokus, die je nach Bedarf für konzentriertes Arbeiten, spontanen Austausch oder Teamarbeit genutzt werden.

Büros werden weniger als „Arbeitsort“ im klassischen Sinne verstanden, sondern stärker als Treffpunkt, Denkraum und Identifikationsort für Mitarbeitende. KI funktioniert hier als eine Art Verstärker von New Work-Arbeitsmodellen, wie sie in vielen Unternehmen schon zu finden sind. 

Gleichzeitig steigt der Bedarf an Rückzugsorten für fokussiertes Arbeiten. KI übernimmt zwar viele Aufgaben, erhöht aber auch die Komplexität der verbleibenden Tätigkeiten. Dafür brauchen Menschen Ruhe, gute Akustik im Büro und ergonomisch gestaltete Räume. Ergänzt werden diese durch kollaborative Zonen, in denen interdisziplinäre Teams gemeinsam an Ideen, Strategien oder kreativen Lösungen arbeiten.

Welche Chancen bietet Künstliche Intelligenz bei der Büroplanung?

Richtig eingesetzt sind KI-Systeme eine enorme Hilfe bei der Büroplanung. Sie macht sichtbar, wie Arbeitsplätze und Räume tatsächlich genutzt werden, deckt Fehlannahmen auf und ermöglicht fundierte Entscheidungen – lange bevor der erste Umbau beginnt. Dadurch lassen sich Büroflächen heute deutlich präziser planen als noch vor wenigen Jahren. KI analysiert und interpretiert Daten und schafft so die Grundlage für effizientere, flexiblere und zukunftsfähige Office-Konzepte.

Hier nur einige Beispiele für den Einsatz von KI bei der Büro- und Flächenplanung:

• Realistische Flächenbedarfsplanung: Wer sitzt wirklich im Büro und wer nur im Organigramm? KI wertet Daten aus Sensoren, Buchungssystemen (wie beispielsweise deskbird) oder Zutrittslösungen aus und zeigt schwarz auf weiß, welche Arbeitsplätze genutzt werden, wann Räume verwaisen und wo Fläche dauerhaft zu viel oder zu ausgelastet wird. Das Ergebnis: weniger teure Leerstände, präzisere Planung und sinkende Miet- und Betriebskosten – ganz ohne Abstriche bei der Arbeitsqualität.

• Unterstützung hybrider Arbeitsmodelle: Hybrid Work ohne Chaos? KI erkennt anhand von Daten Anwesenheitsmuster, sagt Stoßzeiten voraus und hilft, Desk-Sharing so zu planen, dass montags nicht alle gleichzeitig einen Platz suchen. Büroflächen lassen sich so flexibel an den realen Arbeitsalltag anpassen. Kurz gesagt: Das Büro richtet sich nach den Menschen – nicht die Menschen nach dem Büro.

• Bessere Raumkonzepte statt Standardlösungen: Wenn die entsprechenden Daten vorliegen, analysiert KI genau, wie gearbeitet wird: konzentriert, im Team, kreativ oder kommunikativ. Auf dieser Basis entstehen Raumkonzepte im Sinne des Activity-Based-Working, die wirklich passen. Weniger ungenutzte Meetingräume, mehr Fokuszonen für konzentriertes Arbeiten und Rückzugsorte, die ihren Namen auch verdienen.

• Simulation statt teurer Fehlentscheidungen: Bevor Wände versetzt oder Möbel bestellt werden, spielt KI verschiedene Szenarien durch. Was passiert, wenn mehr Mitarbeitende im Homeoffice oder auf Reisen sind und wie wirken sich weniger Arbeitsplätze auf die Raumgestaltung aus? So lassen sich Entscheidungen testen, bevor sie teuer werden und Ihr Bauchgefühl wird durch belastbare Zahlen ersetzt.

• Energie- und Nachhaltigkeitspotenziale: Warum heizen, kühlen oder beleuchten, wenn niemand da ist? Smart Office-Lösungen mit KI verbinden Flächennutzungs- mit Gebäude- und Energiedaten und sorgen dafür, dass Licht, Klima und Heizung nur dort laufen, wo tatsächlich gearbeitet wird. Das spart Kosten, senkt den CO₂-Ausstoß und schlägt sich positiv im Nachhaltigkeitsreport nieder.

• Mehr Mitarbeiterzufriedenheit: Gut geplante Büroflächen verbessern den Arbeitsalltag spürbar. KI hilft dabei, Engpässe, Lärmquellen oder ineffiziente Wege sichtbar zu machen. Das führt zu weniger Raumsuche, besseren Arbeitsbedingungen und insgesamt zu einer höheren Zufriedenheit der Mitarbeitenden – ein oft unterschätzter Faktor im Wettbewerb um Fachkräfte.

Künstliche Intelligenz kann dafür sorgen, dass Büroflächen endlich bewusst und bedarfsgerecht genutzt werden, wenn belastbare Daten vorliegen. Klar ist aber auch: Wer Büroflächen weiterhin ohne eine gute Datengrundlage plant, läuft Gefahr, konsequent am tatsächlichen Bedarf vorbei zu planen. Und: Der Einsatz von KI bei der Büroplanung ist kein Selbstläufer. Es gibt Grenzen und Risiken, die Sie beachten sollten. 

Welche Grenzen und Risiken gibt es von KI in der Büroplanung?

Künstliche Intelligenz schafft eine belastbare Entscheidungsgrundlage in der Büro- und Flächenplanung. Sie analysiert Daten, erkennt Muster und deckt auf, wo Fläche verschenkt wird.

Aber: Selbst die modernste KI ist kein Orakel. Wenn die Datenbasis lückenhaft ist oder Sonderphasen wie Projektstress, Krankheitswellen oder die Weihnachtsferien nicht sauber berücksichtigt werden, wird auch die beste Analyse Fehler enthalten. Behalten Sie daher unbedingt die folgenden fünf Aspekte im Hinterkopf:

1. Menschen sind keine Maschinen: KI weiß, wann ein Arbeitsplatz belegt oder frei ist. Je nach Datengrundlage erfasst sie aber nicht die Art der Tätigkeit, ob konzentriert gearbeitet wird oder jemand nur kurz E-Mails checkt. Dinge wie Teamgefühl, Wohlbefinden oder kreative Dynamik lassen sich schwer in Excel-Tabellen abbilden. Wer Büroplanung nur nach Zahlen betreibt, bekommt am Ende ein effizientes, aber nicht unbedingt ein gern genutztes Büro.

2. Analysen brauchen Transparenz: Sensoren, Buchungssysteme und Zutrittsdaten klingen für KI super – für Mitarbeitende eher nach zu viel Kontrolle. Ohne klare Kommunikation und transparente Regeln leidet schnell das Vertrauen. Und ohne Vertrauen gibt es keine guten Daten.

3. Effizienz ist nur die halbe (Büro)-Miete: KI liebt Auslastung. Am liebsten zu einhundert Prozent. Das Problem: Ein Büro ohne Puffer ist wie ein Kalender ohne freie Termine – theoretisch perfekt, praktisch stressig. Rückzugsorte, spontane Meetings oder Wachstum brauchen Freiraum. Und der lässt sich nicht immer optimal berechnen.

4. Prognosen sind keine Kristallkugel: KI schaut in die Zukunft, aber eben nur auf Basis der Vergangenheit. Ändern sich Homeoffice-Regeln, Führungskultur oder Arbeitsweisen, müssen auch die Modelle neu gedacht werden. Büroplanung bleibt deshalb ein Prozess.

5. KI ersetzt keine klugen Köpfe: Nicht jeder leere Raum ist ein Flächenproblem. Manchmal liegt es an Prozessen, Technik oder schlicht daran, dass niemand weiß, wofür der Raum gedacht ist. KI liefert starke Hinweise, die richtigen Schlüsse sollten aber immer noch Menschen mit Erfahrung und Überblick ziehen.

6. KI ist rechtlich noch Neuland: Darf ich überhaupt erfassen, welcher Mitarbeitende wann an welchem Schreibtisch sitzt? Viele Aspekte der KI-Nutzung sind rechtlich noch Neuland. Wer KI also unvorsichtig nutzt, geht hohe Compliance-Risiken ein.

Kurz gesagt: KI ist ein mächtiges Werkzeug für bessere Büros, aber (noch) kein Autopilot. Richtig eingesetzt unterstützt sie kluge Entscheidungen – falsch eingesetzt plant sie am Menschen vorbei. Wichtig ist: Mitarbeitende müssen verstehen, wie KI eingesetzt wird und welchen Nutzen sie bringt. Nur dann entsteht Vertrauen. Und nur dann kann KI ihr Potenzial als Werkzeug, nicht als Kontrollinstrument entfalten.

KI als strategischer Baustein moderner Arbeitswelten

Für uns bei designfunktion und Unternehmen mit Blick nach vorn ist klar: KI ist ein wichtiger Faktor bei der Gestaltung moderner Arbeitswelten. Sie beeinflusst Arbeitsweisen, Organisationsstrukturen und damit auch die Planung von Büroflächen.

Wer KI frühzeitig als Bestandteil von New Office- und Arbeitsplatzkonzepten denkt, schafft Räume, die flexibel bleiben, Mitarbeitende unterstützen und echte Mehrwerte bieten. Oder anders gesagt: Das Büro der Zukunft entsteht nicht durch mehr Quadratmeter, sondern durch bessere Ideen – von Menschen und Maschinen.