TELEFONBOX IM BÜRO: FUNKTIONEN, VARIANTEN UND VORTEILE

„Die Fähigkeit konzentriert zu arbeiten, wird immer seltener und damit zugleich immer wertvoller." Der US-amerikanische IT-Professor und Autor Cal Newport bringt es auf den Punkt. Viele von uns sind im Büro ständig abgelenkt – durch Push-Benachrichtigungen auf dem Handy, neue E-Mails oder den Flurfunk mit dem Team. Fokussiertes Arbeiten, ist kaum mehr möglich. Gerade vernetzte und kollaborative Großraumbüros sind oft ganz schön wuselig.

Die gute Nachricht: New Work und echte Konzentration schließen sich nicht aus. Moderne Raum-in-Raum-Systeme wie flexible Telefonboxen bieten einen Rückzugsort für ruhiges Arbeiten, entspannte Kundengespräche oder störungsfreie Videocalls. Wann Telefonboxen im Büro sinnvoll sind, welche Varianten es gibt und wie Sie Ihr Bürokonzept optimal ergänzen? Das erfahren Sie in diesem Beitrag.

Warum sind Telefonboxen im New Office so wichtig?

In Phasen hochkonzentrierten Arbeitens können wir komplexe Aufgaben ohne Unterbrechung bearbeiten. Genau diese Phasen sind es, in denen gute Ideen entstehen, Herausforderungen gemeistert und Ergebnisse wirklich vorangebracht werden.

Das Problem: In offenen Bürolandschaften lauern überall Ablenkungen. Ein klingelndes Telefon, ein spontanes „Hast du kurz Zeit?“ oder das Zoom-Meeting der Kollegin zwei Schreibtische weiter sind nur ein paar Beispiele, die sicher jeder kennt.

Am Ende des Tages haben wir trotz endloser To-Do-Liste das Gefühl, wir haben nichts geschafft. Auf Dauer leidet unsere Produktivität und wir fühlen uns durch das ewige Multitasking permanent gestresst.

Telefonboxen schaffen hier einen einfachen, aber wirkungsvollen Gegenpol. Sie bieten einen Ort, an dem Fokus wieder möglich wird, ohne gleich ganze Räume umzubauen oder das offene Bürokonzept infrage zu stellen.

Was genau sind Telefonboxen?

Früher gab es an jeder Straßenecke Telefonkabinen, in denen man für einige Münzen oder mit einer Telefonkarte telefonieren konnte. So richtig gemütlich waren diese Telefonhäuschen nicht. Sie hatten aber einen entscheidenden Vorteil: Man konnte in Ruhe sprechen, ohne das andere Menschen mithören.

Moderne Telefonboxen funktionieren ähnlich. Sie bestehen aus einer schallisolierten Kabine und bieten so einen Rückzugsort für störungsfreie Gespräche oder kurze Deep Work-Phasen. Telefonboxen gehören damit zu den sogenannten Raum-in-Raum-Systemen, ohne die New Work kaum möglich wäre.  

Was unterscheidet Telefonboxen von anderen Raum-in-Raum-Systemen?

Telefonboxen sind die kompakteste Form von Raum-in-Raum-Systemen. Hier die wichtigsten Unterschiede im Überblick:

• Größe: Telefonboxen sind in der Regel für eine Person konzipiert und bieten genau so viel Platz, wie man für konzentriertes Arbeiten oder ein Telefonat braucht. Sie sind also kompakt, aber nicht beengt während Meetingboxen oder Work Lounges oft mehrere Personen aufnehmen.
• Nutzungsdauer: Telefonboxen sind für kurze bis mittellange Aufenthalte gedacht, etwa für ein Meeting, einen Call oder eine Fokusphase, nicht jedoch für einen halben oder ganzen Arbeitstag.
• Funktion: Der Schwerpunkt der Telefonkabinen liegt klar auf Fokusarbeit, Telefonaten und Video-Calls; für Workshops, Teammeetings oder kreative Gruppenarbeit sind Telefonboxen nicht ausgelegt.
• Integration: Durch ihre geringe Stellfläche und modulare Bauweise lassen sich Telefonboxen vergleichsweise einfach in bestehende Büroflächen integrieren, ohne Grundrisse oder Arbeitsabläufe grundlegend zu verändern.

Gerade im New Office sind Telefonboxen deshalb eine ideale Ergänzung zu offenen Zonen, Think Tanks und klassischen Meetingräumen.

Welche Arten und Varianten von Telefonboxen gibt es?

Telefonbox ist nicht gleich Telefonbox. Je nach Nutzung und Bürostruktur gibt es unterschiedliche Varianten.

Klassische Telefonboxen sind kompakt, schallgedämmt und mit einem Steh- oder Sitzplatz ausgestattet, wodurch sie sich ideal für kurze Telefonate oder spontane Calls eignen.

Fokus-Boxen fallen etwas größer aus und bieten häufig ergonomische Sitzmöbel sowie eine kleine Arbeitsfläche, was sie perfekt für konzentriertes Arbeiten oder längere Video-Meetings macht.

Akustik-Boxen mit Technikfokus punkten zusätzlich mit optimierter Belüftung, durchdachter Beleuchtung und passenden Technikanschlüssen und sind daher besonders in hybriden Arbeitsumgebungen gefragt.

Modulare Systeme lassen sich erweitern, versetzen und anpassen, wachsen mit dem Unternehmen mit und können bei Bedarf immer wieder neu konfiguriert werden.

Welche Vorteile haben Telefonboxen im Büro?

Telefonboxen sind kompakt, aber ihr Effekt ist groß. Vor allem im New Office entfalten sie ihre Wirkung. Denn hier sind zwar Offenheit und Austausch gewünscht, Konzentration muss aber genauso einen Raum haben. Telefonboxen schaffen genau diese Balance und lösen ein Problem, das viele moderne Büros kennen: den Mangel an ruhigen Rückzugsorten für fokussiertes Arbeiten und vertrauliche Gespräche.

1. Konzentrierteres Arbeiten: Ein zentraler Vorteil von Telefonboxen ist die Möglichkeit zu Deep Work. Ihre Mitarbeitenden müssen nicht lange nach einem freien Besprechungsraum suchen oder improvisieren, sondern finden schnell einen ruhigen Ort, um anspruchsvolle Aufgaben zu erledigen, ein wichtiges Telefonat zu führen oder für einen Video-Call ohne Ablenkung. Das spart Zeit, Nerven und erhöht ganz nebenbei die Qualität der Arbeit.
2. Weniger Stress: Wer in Ruhe arbeitet, empfindet weniger Stress, Hektik und psychischen Druck. Das sorgt nicht nur für eine angenehme Arbeitsatmosphäre, sondern leistet auch einen wichtigen Beitrag zur Gesunderhaltung Ihres Teams.
3. Bessere Akustik: Telefonboxen verbessern die Akustik im gesamten Büro. Denn Telefonate, Meetings und spontane Abstimmungen verlagern sich in die Boxen, wodurch der Grundgeräuschpegel im offenen Raum deutlich sinkt. Das Ergebnis: weniger Ablenkung für alle anderen und ein insgesamt ruhigeres, angenehmeres Arbeitsumfeld.
4. Datenschutz und Integrität: Auch beim Thema Datenschutz und Vertraulichkeit spielen Telefonboxen ihre Stärken aus. Sensible Gespräche mit Kund:innen oder Kolleg:innen bleiben dort, wo sie hingehören – hinter geschlossenen Türen. Das sorgt nicht nur für mehr Sicherheit, sondern auch für ein besseres Gefühl bei allen Beteiligten.
5. Einfacher Einsatz: Telefonboxen lassen sich in der Regel ohne bauliche Maßnahmen in bestehende Büroflächen integrieren und bei Bedarf sogar versetzen. Damit bleiben Unternehmen anpassungsfähig, selbst wenn sich Teams, Arbeitsweisen oder Flächenkonzepte verändern.

Telefonboxen unterstützen so die hybride Arbeitswelt und gewinnen als ein Element des New Office völlig zu Recht immer weiter an Bedeutung.

Welche technische Ausstattung braucht eine Telefonbox im New Office?

Damit eine Telefonbox im New Office nicht zur stillen Kammer ohne echten Mehrwert wird, muss die technische Ausstattung passen. Schallgedämmte Wände sorgen dafür, dass Gespräche innen klar verständlich bleiben und nichts nach außen dringt. Genauso wichtig ist eine leise, aber leistungsfähige Belüftung, denn frische Luft ist die Voraussetzung dafür, dass man sich auch nach einem langen Call noch wohlfühlt.

Eine blendfreie, angenehme Beleuchtung, idealerweise mit tageslichtähnlichem Charakter, macht vertrauliche Gespräche und Video-Calls deutlich entspannter. Strom- und USB-Anschlüsse für Laptop, Smartphone oder Headset sollten ohnehin zur Grundausstattung gehören, wie eine stabile WLAN-Verbindung oder alternativ ein LAN-Anschluss. Wer es besonders professionell mag, ergänzt die Box um einen Monitor, eine gute Kamera oder eine Dockingstation.

Unser Tipp: Fragen Sie Ihr Team, welche Ausstattung es sich wünscht. So können Sie genau das Modell anschaffen, das Ihren Anforderungen im Arbeitsalltag am besten entspricht.

Wie sollte eine Telefonkabine eingerichtet sein?

Auch auf wenigen Quadratmetern gilt: Der Komfort entscheidet darüber, ob eine Telefonkabine gern genutzt oder eher gemieden wird. Eine gut eingerichtete Telefonbox bietet deshalb eine ergonomische Sitz- oder Stehmöglichkeit, ausreichend Ablagefläche für Laptop oder Notizen sowie ansprechende Materialien und Farben.

Wichtig: Telefonboxen sind keine Abstellräume. Pflanzen, Taschen oder Kartons haben hier nichts verloren, denn sie nehmen Platz weg, stören die Nutzung und untergraben schneller als gedacht den eigentlichen Zweck der Box. 

Welche Regeln sollten Sie bei der Nutzung der Telefonboxen beachten?

Damit Telefonboxen im Büro ihren Zweck erfüllen und für alle verfügbar bleiben, sind klare und einfache Regeln sinnvoll. Grundsätzlich sollte die Kurzzeitnutzung im Vordergrund stehen: Telefonboxen sind kein Ersatz für einen festen Arbeitsplatz.

Ebenso wichtig ist es, Dauerreservierungen zu vermeiden. Wenn einzelne Mitarbeitende Boxen regelmäßig blockieren, geht der eigentliche Vorteil verloren. Denn nichts ist frustrierender als eine ständig belegte Telefonbox. Fairness und spontane Verfügbarkeit stehen hier klar im Fokus. Wenn Sie bereits ein Buchungstool nutzen, mit dem auch Schreibtische reserviert werden können, können Sie darüber die Buchung von Telefonboxen ermöglichen.

Nach jeder Nutzung gilt außerdem: Alle sollten die Telefonkabine sauber und aufgeräumt hinterlassen, damit die nächste Person die Box direkt nutzen kann. Und schließlich ein Punkt, der oft unterschätzt wird: Telefonkabinen sind keine privaten Rückzugsorte. Persönliche Gegenstände, Dekoration oder „inoffizielle Besitzansprüche“ widersprechen dem Gedanken der gemeinsamen Nutzung. Je klarer diese Regeln kommuniziert und gelebt werden, desto besser funktionieren Telefonboxen im Büroalltag.

Welche Marke bietet hochwertige Telefonboxen für Büros?

Mittlerweile gibt es zahlreiche Hersteller und Anbieter von Telefonboxen. Nicht jedes dieser Unternehmen erfüllt unsere Erwartungen an Form und Funktion. Mit Framery möchten wir Ihnen daher eine Marke empfehlen, mit der wir seit vielen Jahren vertrauensvoll zusammenarbeiten.

Framery bietet eine große Auswahl an ganz verschiedenen Telefonbox-Modellen und hat genau wie wir ein tiefes Verständnis für gutes Design, das sich im Arbeitsalltag bewährt. Schallisolierte Telefonkabinen für eine Person gehören ebenso zum Portfolio von Framery wie geräumige, schalldichte Besprechungsräume für sechs Personen, in denen Sie Meetings vertraulich führen können. Neben der Produktvielfalt ist die herausragende Qualität der Framery-Produkte für uns ein Grund, weshalb wir bereits viele Projekte gemeinsam mit Framery umgesetzt haben und in Zukunft noch umsetzen werden! 

Wie integrieren wir Telefonboxen in das Bürokonzept?

Sicher ist: Gerade in Großraumbüros und Open Space-Konzepten sind Telefonboxen ein sinnvolles Element der Büroplanung. Umso wichtiger ist es, dass Sie diese von Beginn an mitdenken, wenn Sie Ihr Büro neu gestalten oder einrichten wollen. Gute Büros basieren deshalb auf einem guten Bürokonzept. Wie das genau aussieht, hängt von Ihren Anforderungen, Möglichkeiten und Zielen ab.

Bei designfunktion nehmen wir uns deshalb Zeit für eine gründliche Analyse. Unsere Beratung geht dabei auf Ihre individuellen Vorstellungen ein, zeigt Wege in die neue Arbeitswelt auf und hilft Ihnen, Ihre Marke zu stärken. Gemeinsam mit uns entwickeln Sie so eine ganz konkrete Vision eines modernen Bürokonzepts, das die Potenziale von Raum-in-Raum-Systemen wie den Telefonboxen sinnvoll integriert. Kontaktieren Sie uns gerne für ein unverbindliches Erstgespräch! 

FAQ: Häufige Fragen zur Telefonbox im Büro

Wann ist eine Telefonbox im Büro sinnvoll?

Eine Telefonbox ist ideal, wenn häufig telefoniert oder an Videocalls teilgenommen wird und gleichzeitig konzentriertes Arbeiten im Open Space möglich bleiben soll.

Reicht eine Telefonbox für den Datenschutz aus?

Telefonboxen unterstützen den Datenschutz, indem sie Gespräche akustisch abschirmen. Sie ersetzen keine organisatorischen Maßnahmen, sind aber eine wichtige Ergänzung.

Wie viele Telefonboxen braucht ein Büro?

Das hängt von Teamgröße, Kommunikationsverhalten und Bürostruktur ab. Als Faustregel gilt: lieber mehrere gut verteilte Boxen als eine zentrale Lösung.

Kann ich Telefonboxen mieten oder leasen?

Ja. Falls Sie Telefonboxen nur zeitweise brauchen oder erst testen möchten, können Sie diese auch mieten oder leasen. Wir beraten Sie gerne zu den Möglichkeiten.

Sind Telefonboxen auch für längere Gespräche geeignet?

Telefonboxen sind primär für kurze bis mittellange Gespräche konzipiert. Für längere Meetings oder konzentriertes Arbeiten eignen sich andere Raum-in-Raum-Lösungen besser.

Lassen sich Telefonboxen nachträglich integrieren?

Ja. Telefonboxen können in bestehenden Büros ohne bauliche Eingriffe integriert und bei Bedarf flexibel umgestellt werden.