RAUM-IN-RAUM-SYSTEME: DIE AGILE LÖSUNG FÜR MODERNE BÜROS

„Ich arbeite gerne aus der Telefonkabine“ – wenn dieser Satz in einem Bewerbungsgespräch fällt, lebt der Kandidat nicht unbedingt in der Vergangenheit. Vermutlich möchte er einfach nur möglichst ungestört mit einem Kunden über das nächste Projekt sprechen. Und damit ist er nicht allein. Denn Raum-in-Raum-Systeme wie Telefonkabinen, abgetrennte Lounge-Bereiche oder Alkoven werden beim Thema Raumplanung immer beliebter. Was es genau damit auf sich hat, welche Raum-in-Raum-Systeme es gibt und wie das alles mit New Work zusammenhängt? Das erklären wir in diesem Beitrag.

Politik der offenen Tür: Wenn das Unternehmen ernst macht

Die Kollegen nebenan sind zu laut oder der Drucker auf dem Büroflur macht Geräusche wie ein startender Düsenjet? Dann schließen Sie doch einfach die Tür! Klingt simpel, ist es aber nicht. Denn in immer mehr Unternehmen haben offene Büroflächen das klassische Einzel- oder Gruppenbüro ersetzt. Im Zweifel existiert also gar keine Tür, die Sie schließen könnten. Selbst Schuld: Haben Sie nicht immer eine Politik der offenen Türen gefordert? Jetzt ist es eben soweit. Gut, dass es innerhalb der Büroplanung dennoch Lösungen gibt, die ein konzentriertes, ungestörtes Arbeiten ermöglichen – die sogenannten Raum-in-Raum-Systeme.

Was sind Raum-in-Raum-Systeme?

Raum-in-Raum-Systeme sind Module, die auf einer offenen Bürofläche platziert werden können. Beispiele sind die bereits erwähnten Telefonkabinen, in die sich Ihre Mitarbeitenden für Deep Work-Phasen oder Videocalls mit dem Kunden zurückziehen können. Aber auch Meetingkabinen, die im Zentrum der Bürofläche eingerichtet und vollständig von Glaswänden umgeben sind, zählen zu den Raum-in-Raum-Systemen. 

Welche Raum-in-Raum-Systeme gibt es?

Raum-in-Raum-Systeme beschreiben also kein einzelnes Möbelstück oder einen Büroraum. Sie sind eher ein Konzept, das ganz unterschiedlich realisiert werden kann. Etwa so:

• Telefonbox: Diese Raum-in-Raum-Lösung erinnert tatsächlich grob an eine Telefonzelle, wie wir sie zuletzt in den 90ern verwendet haben. Hier wartet aber kein Kabeltelefon auf Sie – und auch die Gelben Seiten werden Sie vergebens suchen. Denn Raum-in-Raum-Telefonkabinen sind mit modernster Technik ausgestattet. Neben Anschlüssen für verschiedene Devices ist teilweise auch ein Monitor vorhanden, auf dem Videokonferenzen abgehalten werden können. Ihre Mitarbeitenden können also einfach den Laptop anschließen und innerhalb weniger Sekunden mit ihrer Arbeit beginnen. Eine angenehme Beleuchtung, Belüftungssysteme und schallabsorbierende Wände sorgen dabei für den nötigen Fokus.
  
  
• Cubes: Größer als eine Telefonkabine, aber immer noch kompakt, sind Cubes oder Think Tanks. Dabei handelt es sich um oft vollverglaste Raumsysteme mit Büromöbeln, die mehreren Personen Platz bieten – etwa für interne Meetings oder Besprechungen mit Kunden. Auch hier werden störende Geräusche absorbiert. Digitale Technologien ermöglichen die Kommunikation nach außen. Falls gewünscht, können die Wände des Cubes farbig gestaltet oder mit Sichtschutzfolie beklebt werden. Das ist immer dann eine gute Lösung, wenn Anwaltskanzleien oder Notare ihren Mandanten eine vertrauliche Atmosphäre bieten wollen.
  
  
• Lounge-Bereiche: Viele Büros richten Lounge-Ecken ein, in denen Besucher empfangen oder informelle Besprechungen auf bequemen Sofas oder Sesseln abgehalten werden können. Sitzmöbel mit besonders hohen Rückenlehnen etwa können eine sehr elegante Art des Raum-in-Raum-Systems darstellen und dem Büro zugleich ein gemütliches Flair verleihen. Ihr Team möchte ein vertrauliches Kundengespräch führen? Vorhänge oder Akustikpanele sorgen für den nötigen Sicht- und Schallschutz und können den Raum zudem optisch aufwerten. 
  
  
• Alkoven: Diese Variante ergibt sich durch eine Einbuchtung an der Wand. So entsteht ein nach hinten offener Raum, der an den Seiten blickgeschützt ist und ebenfalls Schall absorbiert – wenn auch weniger effektiv als die Telefonkabine oder der Cube. Der Alkoven profitiert besonders von einer zurückhaltenden Beleuchtung, die seinen leicht abgeschotteten Charakter unterstreicht. 
  
  
• Techniknische: Server, Drucker und selbst Faxgeräte sind auch in modernen Open Space-Büros Teil der technischen Ausstattung. Leider verursachen diese Geräte einen störenden Geräuschpegel, der das Team bei der Arbeit stört. Außerdem passt ihre Optik meist nicht zu einer ansprechenden Büroeinrichtung. Eine Lösung sind Raum-in-Raum-Systeme wie eine einfache Techniknische. Diese kann sich hinter hohen Bücherregalen verbergen oder durch ein Trennwandsystem separiert sein. 

Was  Raum-in-Raum-Systeme genau definiert, ist also nicht in Stein gemeißelt. Überhaupt ist Flexibilität ein enormer Vorteil der Raum-in-Raum-Systeme, wie wir gleich noch sehen werden.

Warum sind Raum-in-Raum-Systeme so beliebt?

Transparenz, flache Hierarchien und eine Kommunikation auf Augenhöhe sind in immer mehr Unternehmen wichtig. Diese Unternehmenskultur spiegelt sich in der Gestaltung der Büros wider. Offene Büroflächen sind daher eine Art Sandbox, auf der Unternehmen ihren Teams flexible Arbeitsräume und Konzepte wie Desk-Sharing anbieten. So entstehen Open Space-Büros, die die Idee von New Work in die Realität umsetzen. Das hat allerdings einen Preis. Denn wenn Wände und Türen wegfallen, gibt es nichts, was Schall, Lärm oder neugierige Blicke fernhält. Raum-in-Raum-Systeme sind da eine hervorragende Lösung und verbinden die Vorteile abgetrennter Bereiche mit der Idee einer offenen, transparenten Bürofläche. 

Welche Vorteile haben Raum-in-Raum-Systeme?

Raum-in-Raum-Systeme liegen voll im Trend. Das bedeutet aber nicht, dass es sich hierbei um einen kurzlebigen Hype handelt. Wir sind sicher: Die zahlreichen Vorteile des Konzepts sorgen dafür, dass sich Raum-in-Raum-Systeme noch stärker als bisher etablieren.

• Konzentrierter Arbeiten: Auch in großen Teams müssen Ihre Mitarbeitenden manchmal als Einzelkämpfer funktionieren. Raum-in-Raum-Systeme schaffen einen Rückzugsort, an dem Ihre Beschäftigten in Ruhe und ohne Ablenkung in Kreativräumen arbeiten können. 
  
  
• Spontan bleiben: Raum-in-Raum-Systeme werden nicht dauerhaft belegt, sondern meist spontan genutzt, wenn der Bedarf da ist. Ein spezielles Buchungssystem wie beim Desk Sharing-Konzept ist daher in der Regel überflüssig. 
  
  
• Flexibilität erhöhen: Große Büroflächen laden förmlich dazu ein, die Einrichtung und Gestaltung regelmäßig zu verändern. Kompakte Raum-in-Raum-Systeme lassen sich  zudem meist auch nach der Platzierung bewegen oder verändern. Diese Flexibilität ist ein Grund, weshalb die Systeme in reversiblen Büros so beliebt sind. 
  
  
• Design mitdenken: New Work hat den Blick auf das Büro verändert. Wortwörtlich. Denn Büros müssen heute nicht nur funktionieren, sondern sollen dabei auch optisch etwas hermachen. Raum-in-Raum-Systeme lassen Ihnen bei der Einrichtung der Bürofläche viel Gestaltungsspielraum und können auch selbst ein echtes Design-Highlight sein, das Mitarbeitende, Bewerber und Kunden gleichermaßen anzieht.

Von diesen Vorteilen profitieren Sie aber nur dann, wenn Sie die Raum-in-Raum-Systeme in ein durchdachtes Bürokonzept einbinden. 

Was muss bei Raum-in-Raum-Systemen beachtet werden?

Eine Telefonkabine macht noch kein New Office. Das bedeutet: Sie sollten zunächst analysieren, welcher Bedarf vorhanden ist. Sprechen Sie mit Ihren Führungskräften und dem Team. Überlegen Sie, welche Aufgaben anfallen und ob Raum-in-Raum-Konzepte Ihre Mitarbeitenden bei der Bearbeitung von Aufgaben unterstützen. 

Raum-in-Raum-Systeme: Welche Technologien spielen eine Rolle?

Ein wichtiger Aspekt von Raum-in-Raum-Systemen ist die technische Ausstattung der Telefonkabinen, Cubes oder Alkoven. Neben einer stabilen Internetverbindung über das Firmen-WIFI müssen auch Anschlüsse für Laptops, Tablets, Smartphones oder Bildschirme vorhanden sein. Steckdosen und USB-Ports sind also Pflicht. Mindestens ebenso wichtig ist ein Belüftungssystem, das für ein gutes Raumklima sorgt. Egal, welche Technologien Sie verwenden: Die Technik innerhalb des Raum-in-Raum-Systems sollte nicht unnötig kompliziert, sondern sehr intuitiv sein, damit Ihre Mitarbeitenden sofort loslegen können.

Wie werden Raum-in-Raum-Systeme eingerichtet?

Die meisten Raum-in-Raum-Systeme wie Telefonboxen, Meetingkabinen und Alkoven werden als All-in-one-Lösung geliefert. Sie müssen also nicht weiter eingerichtet werden. Die Ausnahme bilden individuell designte, akustisch abgeschirmte Lounge-Bereiche, hier gibt es einige Aspekte zu beachten. So reichen je nach Größe und Zweck Sitzgelegenheiten, ein Desk oder ein kleiner Besprechungstisch völlig aus. Raum-in-Raum-Systeme sind schließlich nicht dafür vorgesehen, dauerhaft von einer Person benutzt zu werden. Also muss sich auch niemand häuslich einrichten. Gemütlich darf es aber natürlich trotzdem sein. Spendieren Sie Ihre Lounge-Ecke doch einen weichen Teppich. So funktioniert die Schalldämmung sogar noch besser.

Wie werden Raum-in-Raum-Systeme beleuchtet?

In den meisten Systemen ist die Bürobeleuchtung bereits fest integriert. Für individuell designte Systeme haben sich LED-Beleuchtungen bewährt. Schließlich wird Ihr Team auch hier teils am Monitor arbeiten. LEDs blenden nicht und sorgen für ein freundliches, helles Licht. Zusätzlich können Sie natürlich schöne Schreibtischlampen verwenden, die gerade für fokussierte Arbeitsphasen die richtige Atmosphäre schaffen. 

Sind Raum-in-Raum-Systeme belüftet?

Gerade in engen Telefonkabinen oder Cubes kann schnell dicke Luft herrschen. Alle guten Raum-in-Raum-Systeme haben daher eine autarke Belüftung, die ein angenehmes und gesundes Raumklima sicherstellt. Der Vorteil: Ihre Mitarbeitenden behalten einen klaren Kopf und ermüden nicht so schnell!

Raum-in-Raum-Systeme: Wer berät Unternehmen bei der Umsetzung?

Sie sind von den Vorzügen der Raum-in-Raum-Systeme überzeugt? Sie möchten diese nun in Ihr eigenes Büro integrieren und wünschen sich eine individuelle Beratung? Das designfunktion-Team steht Ihnen gerne zur Seite. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!