DESK-SHARING: WENN SICH MITARBEITER DEN SCHREIBTISCH TEILEN

Desk-Sharing – bei diesem Arbeitsplatzkonzept verfügen Mitarbeiter über keinen festen Schreibtisch, sondern teilen sich verschiedene Arbeitsplätze mit anderen Kollegen. Warum dieses Konzept für viele Unternehmen eine sinnvolle Lösung ist, erfahren Sie in diesem Artikel.

Was ist Desk-Sharing? Eine Definition.

Für Desk-Sharing gibt es verschiedenste Bezeichnungen: Von Shared Desk über flexibles Office bis hin zu Hot Desking. Der Gedanke dahinter: Mitarbeiter haben keinen festen Arbeitsplatz, sondern nehmen an Bürotagen an dem Schreibtisch Platz, den sie sich spontan aussuchen. Das Prinzip des Desk-Sharings ist nicht unbedingt neu, die Diskussion darüber entbrennt aber gerade jetzt wieder sehr stark – befeuert durch die Entwicklungen der vergangenen Monate, in denen viele Arbeitnehmer den Großsteil ihrer Arbeit von zu Hause aus erledigt haben.

Studien des Fraunhofer Instituts legen nahe, dass viele Angestellte auch in Zukunft im Homeoffice arbeiten werden. In der Folge werden viele Schreibtische in der Arbeitswelt weiterhin verwaist bleiben. Um genau das zu vermeiden, denken viele Unternehmen über Desk-Sharing nach. Mitarbeiter hätten im Office dann immer noch Platz für konzentriertes Arbeiten. Parallel entstünde aber Raum für neue Arbeitsbereiche wie Begegnungs- oder Rückzugszonen, die in modernen Bürokonzepten ebenfalls dringend gebraucht werden. Denn es ist absehbar, dass Mitarbeiter das Office künftig vor allem für kommunikative und gemeinschaftliche Aufgaben aufsuchen werden – alles andere lässt sich ja auch weiterhin prima im Homeoffice erledigen.

Desk-Sharing – wie Mitarbeiter dazu stehen

Allerdings stößt die Idee, künftig Arbeitsplätze zu teilen, nicht immer auf die Gegenliebe von Mitarbeitern. An jedem Bürotag immer wieder aufs Neue nach einem freien Arbeitsplatz zu suchen, kann nämlich ganz schön nervig sein. Unter Umständen gehen Arbeitnehmer sogar mehrfach auf die Suche nach einem Arbeitsplatz. Steht etwa zwischendurch für ein, zwei Stunden ein Meeting an, muss der bisherige Desk geräumt und danach ein neuer gefunden und wieder eingerichtet werden – inklusive erneuter Einstellung von Tisch und Stuhl auf die passende Höhe.

Viele Arbeitnehmer verbinden Desk-Sharing außerdem mit einer kalten, unpersönlichen Arbeitsatmosphäre, der das gewisse Fünkchen Individualität und das Wohlfühlambiente fehlen. Einem Schreibtisch, der von allen genutzt wird, kann man schließlich keine persönliche Note verleihen.

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Google erfindet das Prinzip des Desk-Sharing neu

Dass das alles so aber gar nicht sein muss, zeigt das neue Arbeitsplatzmodell des Internetgiganten Google. Hier setzt man sich gerade sehr intensiv mit der neuen hybriden Arbeitskultur und den dazu passenden Arbeitsplatzkonzepten auseinander. Unter anderem will Google auf Desk-Sharing setzen – mit einem ausgeklügelten Konzept. Schauen wir uns das doch einmal genauer an:

Arbeitnehmer, die ins Büro kommen, melden sich mit ihrem Mitarbeiterausweis am Arbeitsplatz ihrer Wahl an. Und jetzt kommt der Clou: Ein Schreibtisch fährt aus dem Boden hoch und stellt sich automatisch auf die individuelle Größe und Maße des Mitarbeiters ein. Die dafür nötigen Daten stammen von dem Mitarbeiterausweis. Aber nicht nur das. Es erscheinen auch Fotos des eigenen Hunds oder der Familie in einem digitalen Bilderrahmen. Dank einer modernen Bürogestaltung ist also erstens kein langes Herumbasteln an Tisch oder Stuhl notwendig – und zweitens ist sogar auch ein gewisser Personalisierungsgrad möglich.

Bietet Desk-Sharing genug Privatsphäre?

Ob damit aber die letzte Skepsis von Arbeitnehmern gegenüber dem Arbeitsplatzkonzept gewichen ist? Zweifelhaft! Es gibt nämlich noch weitere Gründe, warum Mitarbeitende nicht gerade in Jubel ausbrechen, wenn das Stichwort Desk-Sharing fällt. Viele Arbeitnehmer stellen sich Desk-Sharing-Arbeitsplätze nämlich wie eine Legebatterie für Mitarbeiter vor. Kaum Ablagemöglichkeiten, kaum Bürofläche. Stattdessen sitzen alle eng an eng und es ist laut – ohne jede Chance auf Privatsphäre.

Doch auch das muss so nicht sein. Schauen wir in diesem Punkt nochmal kurz auf Google. Hier ist der Desk-Sharing-Bereich mehr als großzügig gestaltet, er ist offen und lichtdurchflutet. Wer sich aber hinter einem Sichtschutz wohler fühlt, ruft einen Roboter herbei, der den jeweiligen Arbeitsplatz durch eine aufblasbare Wand von der Umgebung abtrennt. Ja, auch das ist bei Google schon Realität und keine Science-Fiction mehr – auch wenn der Roboter nicht mehr als eine technische Spielerei ist.

Der gleiche Effekt lässt sich natürlich auch mit Trennwänden auf Rollen erzielen, die es in allen möglichen Farben gibt und ganz nach Belieben um den Schreibtisch herum platziert werden können. Diese schirmen einen Mitarbeiter nicht nur optisch ab, sie verbessern dank ihrer schallabsorbierenden Eigenschaften auch die Akustik im Desk-Sharing-Bereich. Ergänzt um schmucke Akustikbilder oder stylishe Deckenpaneele, die in dem Großraumbüro ebenfalls Geräusche und Lärm verschlucken, entsteht eine angenehme Arbeitsatmosphäre. Also: Von wegen eng an eng, hektisch, laut und keine Chance auf Rückzug. Auf moderne Desk-Sharing-Areas trifft das keinesfalls zu.

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Desk Sharing Software: So optimieren Sie Ihr Desk Sharing Konzept

Wichtiger Bestandteil bei der Einführung eines erfolgreichen Desk Sharing Konzepts ist eine Desk Sharing Software. Sie ermöglicht es den Unternehmen, ihre Arbeitsplätze effizienter zu nutzen und gleichzeitig den Bedürfnissen ihrer Mitarbeitenden nachgehen zu können. Mit einem Arbeitsplatz-Buchungssystem können Mitarbeiter einfach und schnell einen freien Arbeitsplatz buchen und ihn für den gewünschten Zeitraum nutzen. 
Gute Desk Sharing Softwares wie z.B. DEIN RAUM bieten auch eine Vielzahl an Funktionen, die die Verwaltung und Überwachung des Desk Sharing Konzepts erleichtern. Damit steigern sie nicht zuletzt auch die Mitarbeiterzufriedenheit. Durch eine einfache Arbeitsplatzreservierung und die Verfügbarkeit von freien Arbeitsplätzen können Mitarbeiter flexibler und produktiver arbeiten. Außerdem kann beispielsweise die Auslastung der Arbeitsplätze nachverfolgt werden, um eine bessere Planung und Verwaltung der Ressourcen zu ermöglichen. So kann das Desk Sharing Konzept nicht nur Ressourcen und Zeit sparen, sondern auch zu einer besseren Arbeitsumgebung für die Mitarbeiter beitragen.

Checkliste: Desk-Sharing-Bereich richtig einrichten

Viele Bedenken, die Mitarbeitern beim Thema Desk-Sharing in den Sinn kommen, lassen sich also ausräumen. Wichtig dafür ist allerdings, die richtigen Vorkehrungen zu treffen. Wir haben Ihnen dazu abschließend eine kleine Checkliste zusammengestellt – damit bei der Einrichtung des Arbeitsplatzes auch wirklich kein Punkt in Vergessenheit gerät:

• Damit jeder Mitarbeiter an jedem Arbeitsplatz effizient arbeiten kann, sollten alle Schreibtische technisch identisch ausgestattet sein.
• Es muss nicht wie bei Google der elektronische Bilderrahmen sein, der für Individualität am Arbeitsplatz sorgt. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern aber dennoch Platz für Privates – das stärkt die Wohlfühlatmosphäre. In einem persönlichen und abschließbaren Rollcontainer können Ihre Kollegen zum Beispiel private Utensilien aufbewahren – auch das Bild vom Hund oder der Familie, das im Handumdrehen aufgestellt ist.
• Ermitteln Sie außerdem die Sharing Ratio – das ist die durchschnittliche Anzahl an Mitarbeitern, die vor Ort einen Arbeitsplatz benötigt. Damit stellen Sie sicher, dass Ihre Arbeitnehmer immer einen Tisch zur Verfügung haben, an dem Sie Platz nehmen können.
• Ergonomie am Arbeitsplatz ist das A und O, damit Mitarbeiter bequem und effizient arbeiten können. Daher sind ergonomische Schreibtischstühle und höhenverstellbare Tische – am besten elektrisch – ein Muss.
• Da ein Arbeitsplatz beim Desk-Sharing von vielen verschiedenen Personen benutzt wird, ist es essentiell, eine so genannte Clean Desk Policy einzuführen. Bedeutet: Jeder Mitarbeiter hinterlässt seinen Arbeitsplatz immer sauber und aufgeräumt.
• Auch Hygiene ist ein wichtiger Aspekt am Arbeitsplatz. Stellen Sie hierzu beispielsweise Feuchttücher bereit, mit denen Mitarbeiter Telefone und Tastaturen vor und nach der Benutzung abwischen können.

Sie fragen sich, wie Sie eine Desk-Sharing-Zone in Ihrem Unternehmen einrichten können, die alle Ansprüche an eine moderne Bürogestaltung erfüllt? Unser Team unterstützt Sie bei allen Fragen rund ums Büro mit Beratung, Planung und Einrichtung.