DESK-SHARING: WENN SICH MITARBEITER DEN SCHREIBTISCH TEILEN

Darum schaffen Unternehmen feste Arbeitsplätze ab und setzen auf Desk-Sharing.

 

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Kuratiert von

Anja

06.04.2022

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Desk-Sharing – bei diesem Arbeitsplatzkonzept verfügen Mitarbeiter über keinen festen Schreibtisch, sondern teilen sich verschiedene Arbeitsplätze mit anderen Kollegen. Warum dieses Konzept für viele Unternehmen eine sinnvolle Lösung ist, erfahren Sie in diesem Artikel.

Was ist Desk-Sharing? Eine Definition.

Für Desk-Sharing gibt es verschiedenste Bezeichnungen: Von Shared Desk über flexibles Office bis hin zu Hot Desking. Der Gedanke dahinter: Mitarbeiter haben keinen festen Arbeitsplatz, sondern nehmen an Bürotagen an dem Schreibtisch Platz, den sie sich spontan aussuchen. Das Prinzip des Desk-Sharings ist nicht unbedingt neu, die Diskussion darüber entbrennt aber gerade jetzt wieder sehr stark – befeuert durch die Entwicklungen der vergangenen Monate, in denen viele Arbeitnehmer den Großsteil ihrer Arbeit von zu Hause aus erledigt haben.

Studien des Fraunhofer Instituts legen nahe, dass viele Angestellte auch in Zukunft im Homeoffice arbeiten werden. In der Folge werden viele Schreibtische in der Arbeitswelt weiterhin verwaist bleiben. Um genau das zu vermeiden, denken viele Unternehmen über Desk-Sharing nach. Mitarbeiter hätten im Office dann immer noch Platz für konzentriertes Arbeiten. Parallel entstünde aber Raum für neue Arbeitsbereiche wie Begegnungsorte oder Rückzugszonen, die in modernen Bürokonzepten ebenfalls dringend gebraucht werden. Denn es ist absehbar, dass Mitarbeiter das Office künftig vor allem für kommunikative und gemeinschaftliche Aufgaben aufsuchen werden – alles andere lässt sich ja auch weiterhin prima im Homeoffice erledigen.

Desk-Sharing – wie Mitarbeiter dazu stehen

Allerdings stößt die Idee, künftig Arbeitsplätze zu teilen, nicht immer auf die Gegenliebe von Mitarbeitern. An jedem Bürotag immer wieder aufs Neue nach einem freien Arbeitsplatz zu suchen, kann nämlich ganz schön nervig sein. Unter Umständen gehen Arbeitnehmer sogar mehrfach auf die Suche nach einem Arbeitsplatz. Steht etwa zwischendurch für ein, zwei Stunden ein Meeting an, muss der bisherige Desk geräumt und danach ein neuer gefunden und wieder eingerichtet werden – inklusive erneuter Einstellung von Tisch und Stuhl auf die passende Höhe.

Viele Arbeitnehmer verbinden Desk-Sharing außerdem mit einer kalten, unpersönlichen Arbeitsatmosphäre, der das gewisse Fünkchen Individualität und das Wohlfühlambiente fehlen. Einem Schreibtisch, der von allen genutzt wird, kann man schließlich keine persönliche Note verleihen.

 

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Yves Rocher, Stuttgart

Google erfindet das Prinzip des Desk-Sharing neu

Dass das alles so aber gar nicht sein muss, zeigt das neue Arbeitsplatzmodell des Internetgiganten Google. Hier setzt man sich gerade sehr intensiv mit der neuen hybriden Arbeitskultur und den dazu passenden Arbeitsplatzkonzepten auseinander. Unter anderem will Google auf Desk-Sharing setzen – mit einem ausgeklügelten Konzept. Schauen wir uns das doch einmal genauer an:

Arbeitnehmer, die ins Büro kommen, melden sich mit ihrem Mitarbeiterausweis am Arbeitsplatz ihrer Wahl an. Und jetzt kommt der Clou: Ein Schreibtisch fährt aus dem Boden hoch und stellt sich automatisch auf die individuelle Größe und Maße des Mitarbeiters ein. Die dafür nötigen Daten stammen von dem Mitarbeiterausweis. Aber nicht nur das. Es erscheinen auch Fotos des eigenen Hunds oder der Familie in einem digitalen Bilderrahmen. Dank einer modernen Bürogestaltung ist also erstens kein langes Herumbasteln an Tisch oder Stuhl notwendig – und zweitens ist sogar auch ein gewisser Personalisierungsgrad möglich.

Bietet Desk-Sharing genug Privatsphäre?

Ob damit aber die letzte Skepsis von Arbeitnehmern gegenüber dem Arbeitsplatzkonzept gewichen ist? Zweifelhaft! Es gibt nämlich noch weitere Gründe, warum Mitarbeitende nicht gerade in Jubel ausbrechen, wenn das Stichwort Desk-Sharing fällt. Viele Arbeitnehmer stellen sich Desk-Sharing-Arbeitsplätze nämlich wie eine Legebatterie für Mitarbeiter vor. Kaum Ablagemöglichkeiten, kaum Bürofläche. Stattdessen sitzen alle eng an eng und es ist laut – ohne jede Chance auf Privatsphäre.

Doch auch das muss so nicht sein. Schauen wir in diesem Punkt nochmal kurz auf Google. Hier ist der Desk-Sharing-Bereich mehr als großzügig gestaltet, er ist offen und lichtdurchflutet. Wer sich aber hinter einem Sichtschutz wohler fühlt, ruft einen Roboter herbei, der den jeweiligen Arbeitsplatz durch eine aufblasbare Wand von der Umgebung abtrennt. Ja, auch das ist bei Google schon Realität und keine Science-Fiction mehr – auch wenn der Roboter nicht mehr als eine technische Spielerei ist.

Der gleiche Effekt lässt sich natürlich auch mit Trennwänden auf Rollen erzielen, die es in allen möglichen Farben gibt und ganz nach Belieben um den Schreibtisch herum platziert werden können. Diese schirmen einen Mitarbeiter nicht nur optisch ab, sie verbessern dank ihrer schallabsorbierenden Eigenschaften auch die Akustik im Desk-Sharing-Bereich. Ergänzt um schmucke Akustikbilder oder stylishe Deckenpaneele, die in dem Großraumbüro ebenfalls Geräusche und Lärm verschlucken, entsteht eine angenehme Arbeitsatmosphäre. Also: Von wegen eng an eng, hektisch, laut und keine Chance auf Rückzug. Auf moderne Desk-Sharing-Areas trifft das keinesfalls zu.

 

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Sparkasse, Singen

Vorteile von Desk-Sharing

Die Umstellung von festen Arbeitsplätzen auf ein Desk-Sharing-Modell bedeutet eine Veränderung im Büroalltag. Und der stehen die meisten Menschen bekanntlich erst einmal skeptisch gegenüber. Sie sehen jedoch: Desk-Sharing muss keinesfalls nervenraubend oder beengend sein. Ganz im Gegenteil! Bei der richtigen Umsetzung birgt das moderne Arbeitsmodell zahlreiche Vorteile:

  1. Effiziente Nutzung von Ressourcen: In der Regel verfügen Unternehmen über eine begrenzte Büroarbeitsfläche. Desk-Sharing ermöglicht eine optimale Auslastung der Arbeitsplatz-Ressourcen, da Schreibtische an unterschiedlichen Tagen von verschiedenen Mitarbeitern genutzt werden können. Arbeitsplätze müssen nicht für Mitarbeiter freigehalten werden, die aus dem Homeoffice arbeiten oder die nächsten zwei Wochen auf den Malediven verbringen. Stattdessen kann der gewonnene Platz zum Beispiel für einen Lounge-Bereich oder Rückzugsorte zur konzentrierten Arbeit genutzt werden. Dadurch können Unternehmen nicht nur eine moderne und bedarfsgerechte Arbeitsumgebung schaffen, sondern gleichzeitig Platz und Kosten einsparen.

  2. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: In der Vergangenheit sind Bürokonzepte wenig auf die individuellen Bedürfnisse unterschiedlicher Mitarbeiter eingegangen. Konzentriertes Arbeiten, Gruppenprojekte und Telefonate fanden in der Regel an einem Ort statt: dem Büro. Sitzen dabei mehrere Personen in einem Raum, klingeln am Ende des Tages vermutlich nicht nur verschiedene Telefone, sondern auch die Ohren. Desk-Sharing dagegen bietet den Mitarbeitern die Möglichkeit, ihren Arbeitsplatz je nach Bedarf und Tätigkeit auszuwählen. Dies fördert Flexibilität und ermöglicht eine Anpassung an unterschiedliche Arbeitsweisen und Aufgaben.

  3. Förderung von Zusammenarbeit und Kommunikation: In Zeiten von Homeoffice und Remote Work wird das Büro immer stärker zu einem Ort der Begegnung und der Kollaboration. Während viele Arbeiten gut von zuhause aus zu erledigen sind und beispielsweise auch Meetings, die dem reinen Informationsaustausch dienen, genauso gut online abgehalten werden können, funktionieren co-kreative Tätigkeiten zum kollektiven Erarbeiten von Konzepten oder Lösungen naturgemäß besser bei Präsenzumsetzungen im Büro. Geteilte Schreibtische und die räumliche Nähe der Mitarbeiter fördern die spontane Zusammenarbeit, den informellen Austausch untereinander und die Teamarbeit. So entstehen neue Ideen, Innovationen und eine stärkere Teamdynamik.

  4. Schaffung einer offenen und transparenten Unternehmenskultur: Im Büro ist es wie in jeder anderen sozialen Gruppe auch: Mit einigen hat man mehr zu tun, mit anderen weniger. Feste Arbeitsplätze verstärken diese Dynamik häufig, da man zwangsläufig mehr Berührungspunkte mit den Personen hat, die im gleichen Büro oder am Schreibtisch neben einem sitzen. Desk-Sharing kann dazu beitragen, Barrieren zwischen Hierarchien abzubauen und eine offene, kollaborative Unternehmenskultur zu fördern. Jeder hat die Möglichkeit, in unterschiedlichen Umgebungen zu arbeiten und regelmäßig mit verschiedenen Kollegen in Kontakt zu kommen. 

  5. Unterstützung von flexiblen Arbeitsmodellen: Sitzen tagein, tagaus die gleichen 20 Personen im Büro, ergibt es zugegebenermaßen wenig Sinn, regelmäßig „Bäumchen wechsle dich“ mit den immer gleichen Personen zu spielen. In vielen Unternehmen sieht die Realität mittlerweile jedoch anders aus. Flexible Arbeitsmodelle wie Teilzeit, Homeoffice oder Remote-Arbeit gewinnen immer mehr an Bedeutung und werden durch moderne Bürokonzepte wie Desk-Sharing unterstützt. Mitarbeiter erhalten die Freiheit, ihren Arbeitsplatz entsprechend ihrer individuellen Bedürfnisse und Zeitpläne zu wählen, was zu einer besseren Work-Life-Balance beiträgt. 

Desk Sharing Software: So optimieren Sie Ihr Desk Sharing Konzept

Wichtiger Bestandteil bei der Einführung eines erfolgreichen Desk Sharing Konzepts ist eine Desk Sharing Software. Sie ermöglicht es den Unternehmen, ihre Arbeitsplätze effizienter zu nutzen und gleichzeitig den Bedürfnissen ihrer Mitarbeitenden nachgehen zu können. Mit einem Arbeitsplatz-Buchungssystem können Mitarbeiter einfach und schnell einen freien Arbeitsplatz buchen und ihn für den gewünschten Zeitraum nutzen. 

Gute Desk Sharing Softwares wie z.B. DEIN RAUM bieten auch eine Vielzahl an Funktionen, die die Verwaltung und Überwachung des Desk Sharing Konzepts erleichtern. Damit steigern sie nicht zuletzt auch die Mitarbeiterzufriedenheit. Durch eine einfache Arbeitsplatzreservierung und die Verfügbarkeit von freien Arbeitsplätzen können Mitarbeiter flexibler und produktiver arbeiten. Außerdem kann beispielsweise die Auslastung der Arbeitsplätze nachverfolgt werden, um eine bessere Planung und Verwaltung der Ressourcen zu ermöglichen. So kann das Desk Sharing Konzept nicht nur Ressourcen und Zeit sparen, sondern auch zu einer besseren Arbeitsumgebung für die Mitarbeiter beitragen.

Neue und flexible Arbeitsplatzkonzepte für eine dynamische Arbeitswelt

Dass die Arbeitswelt sich verändert, ist schon lange kein Geheimnis mehr. Vermutlich hören Sie Begriffe wie New Work, Agilität und Work-Life-Blending ebenfalls nicht zum ersten Mal. Bei all den interessant klingenden Bezeichnungen und Anglizismen sollten Unternehmen allerdings eines nicht vergessen: New Work und moderne Arbeitsplatzkonzepte sind mehr als nur Buzzwords und ein bisschen Homeoffice. Es geht vielmehr um Konzepte für neue Arbeitsweisen im digitalen und globalen Zeitalter, die sinnstiftend, zukunftsweisend und in erster Linie individuell sind. 

Die neue Arbeitswelt ist geprägt von Freiheit und Flexibilität. Sie schafft Freiräume für Kreativität und Entfaltung ebenso wie die richtigen Strukturen für Zusammenarbeit, produktives Arbeiten und Selbstorganisation. Neben Desk-Sharing gibt es zahlreiche weitere Ansätze, um moderne und flexible Arbeitsplatzkonzepte umzusetzen: 

  • Coworking Spaces: Coworking Spaces ermöglichen eine neue Form der Zusammenarbeit, bei der Menschen aus unterschiedlichen Branchen und Unternehmen individuell, aber gleichzeitig auf einer Büroarbeitsfläche zusammenarbeiten. Dadurch entsteht ein dynamisches und kollaboratives Umfeld, das Kreativität und Innovation fördert. Die Möglichkeit, sich untereinander auszutauschen und Synergien zu nutzen, kann zu neuen Ideen führen, die in einer traditionellen Büroumgebung nicht entstanden wären. Neben Freiberuflern, Start-ups und Kreativen nutzen daher auch zunehmend größere Unternehmen die Möglichkeiten von Coworking Spaces.

  • Acitvity Based Working: Ein vertrauliches Kundengespräch lässt sich nicht besonders gut im Großraumbüro führen, während Einzelarbeitsplätze für kollaborative Projekte in der Regel eine schlechte Wahl sind. Acitvity Based Working dreht sich darum, Mitarbeitern die Freiheit zu geben, ihren Arbeitsplatz entsprechend ihrer jeweiligen Aufgaben und Bedürfnisse zu wählen. Statt an einem festen Schreibtisch zu arbeiten, haben alle Mitarbeiter Zugang zu verschiedenen Arbeitsbereichen, die auf bestimmte Tätigkeiten zugeschnitten sind. Dabei führen unterschiedliche Areale für eine fokussierte Einzelarbeit, Team-Meetings, kreative Projekte und Entspannungspausen zu mehr Flexibilität sowie Produktivität und steigern das Wohlbefinden der Mitarbeiter.

  • Remote Work: Remote Work, also das Arbeiten außerhalb des klassischen Büros, ist aus vielen Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Moderne Technologien wie Cloud Computing, Videokonferenzen und mobile Geräte ermöglichen es, eine Vielzahl von Aufgaben von nahezu jedem Ort aus zu erledigen. Remote Work schafft mehr Flexibilität und eine bessere Work-Life-Balance. Mussten die meisten Menschen früher einen ganzen Urlaubstag verschwenden, wenn sich der Techniker mit einem Zeitfenster von sechs Stunden angekündigt hat, lassen sich private Termine heute viel einfacher in den Alltag integrieren – dank Remote Work! Auch Unternehmen profitieren, da sie die Arbeitskraft ihrer Mitarbeiter effizienter nutzen und unkompliziert auch auf global verfügbare Talente zugreifen können.

In einer zeitgemäßen und dynamischen Arbeitswelt sind Flexibilität, Kooperation und Innovation entscheidende Erfolgsfaktoren. Moderne Konzepte wie Desk-Sharing oder Remote Work werden diesen neuen Anforderungen gerecht. Entsprechend angelegte Arbeitsplätze tragen gleichzeitig zur Zufriedenheit und Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter bei. Die Wahl des richtigen Bürokonzepts kann dazu beitragen, Unternehmen agiler und wettbewerbsfähiger zu machen und gleichzeitig ein modernes und attraktives Arbeitsumfeld zu schaffen.

Checkliste: Desk-Sharing-Bereich richtig einrichten

Viele Bedenken, die Mitarbeitern beim Thema Desk-Sharing in den Sinn kommen, lassen sich also ausräumen. Wichtig dafür ist allerdings, die richtigen Vorkehrungen zu treffen. Wir haben Ihnen dazu abschließend eine kleine Checkliste zusammengestellt – damit bei der Einrichtung des Arbeitsplatzes auch wirklich kein Punkt in Vergessenheit gerät:

  1. Damit jeder Mitarbeiter an jedem Arbeitsplatz effizient arbeiten kann, sollten alle Schreibtische technisch identisch ausgestattet sein.

  2. Es muss nicht wie bei Google der elektronische Bilderrahmen sein, der für Individualität am Arbeitsplatz sorgt. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern aber dennoch Platz für Privates – das stärkt die Wohlfühlatmosphäre. In einem persönlichen und abschließbaren Rollcontainer können Ihre Kollegen zum Beispiel private Utensilien aufbewahren – auch das Bild vom Hund oder der Familie, das im Handumdrehen aufgestellt ist.

  3. Ermitteln Sie außerdem die Sharing Ratio – das ist die durchschnittliche Anzahl an Mitarbeitern, die vor Ort einen Arbeitsplatz benötigt. Damit stellen Sie sicher, dass Ihre Arbeitnehmer immer einen Tisch zur Verfügung haben, an dem Sie Platz nehmen können.

  4. Ergonomie am Arbeitsplatz ist das A und O, damit Mitarbeiter bequem und effizient arbeiten können. Daher sind ergonomische Schreibtischstühle und höhenverstellbare Tische – am besten elektrisch – ein Muss.

  5. Da ein Arbeitsplatz beim Desk-Sharing von vielen verschiedenen Personen benutzt wird, ist es essentiell, eine so genannte Clean Desk Policy einzuführen. Bedeutet: Jeder Mitarbeiter hinterlässt seinen Arbeitsplatz immer sauber und aufgeräumt.

  6. Auch Hygiene ist ein wichtiger Aspekt am Arbeitsplatz. Stellen Sie hierzu beispielsweise Feuchttücher bereit, mit denen Mitarbeiter Telefone und Tastaturen vor und nach der Benutzung abwischen können.

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FAQs

  1. Was ist Desk-Sharing?
    Desk-Sharing bezeichnet ein modernes Arbeitsplatzkonzept, bei dem sich mehrere Mitarbeiter einen Schreibtisch teilen, indem sie ihre Arbeitsplätze je nach Bedarf oder Zeitplan flexibel nutzen.

  2. Was ist bei Desk-Sharing zu beachten?
    Beim Desk-Sharing ist es wichtig, klare Regeln und Vereinbarungen für die Nutzung der Arbeitsplätze zu treffen, um Konflikte zu vermeiden. Die permanente Verfügbarkeit von Arbeitsmitteln und technischer Ausstattung muss gewährleistet sein, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu ermöglichen.

  3. Welche Vorteile bringt Desk-Sharing?
    Desk-Sharing bietet Unternehmen die Möglichkeit, Arbeitsflächen effizienter zu nutzen und die Ausführung unterschiedlicher Tätigkeiten durch ein Angebot vielfältigerer Raumoptionen zu begünstigen. Es fördert außerdem einen offenen und transparenten Austausch unter den Mitarbeitern und unterstützt moderne und flexible Arbeitsweisen.

  4. Wie wird die Privatsphäre der Mitarbeiter beim Desk-Sharing gewährleistet?
    Die Schaffung einer individuellen Privatsphäre steht beim Desk-Sharing nicht im Vordergrund. Dennoch kann die Bereitstellung persönlicher Stauräume oder Schrankfächer auch bei diesem Arbeitsmodell ein gewisses privates Umfeld erzeugen. Um konzentriertes Arbeiten zu gewährleisten, können gegebenenfalls akustische Trennwände oder spezifische Rückzugsmöglichkeiten optional auch beim Desk-Sharing eine private Arbeitsatmosphäre ermöglichen.

  5. Gibt es verschiedene Modelle oder Varianten von Desk-Sharing?
    Ja, es gibt durchaus unterschiedliche Modelle und Varianten von Desk-Sharing. Dazu gehören beispielsweise Hot-Desking, bei dem die Arbeitsplätze täglich gewechselt werden. Beim Fix-Desk-Sharing hingegen werden Arbeitsplätze langfristig von verschiedenen Mitarbeitern genutzt.

  6. Welche Unternehmen machen Desk-Sharing?
    Desk-Sharing wird von einer Vielzahl von Unternehmen in unterschiedlichen Branchen genutzt. Insbesondere in Start-ups, Kreativagenturen, Technologieunternehmen und Großbetrieben mit flexibler Arbeitskultur ist Desk-Sharing weit verbreitet.

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