Desk-Sharing – bei diesem Arbeitsplatzkonzept verfügen Mitarbeiter über keinen festen Schreibtisch, sondern teilen sich verschiedene Arbeitsplätze mit anderen Kollegen. Warum dieses Konzept für viele Unternehmen eine sinnvolle Lösung ist, erfahren Sie in diesem Artikel.
Was ist Desk-Sharing?
Unter Desk-Sharing versteht man ein Arbeitsplatzmodell, bei dem Mitarbeitende keinen festen Schreibtisch haben, sondern sich verfügbare Arbeitsplätze flexibel teilen. Synonyme sind Shared Desk, flexibles Office oder Hot Desking. Das Prinzip ist einfach: Wer im Büro arbeitet, sucht sich einen freien Platz oder bucht ihn vorab mit einer Desk-Sharing Software.
Warum liegt Desk-Sharing im Trend?
Die Idee hinter Desk-Sharing ist keineswegs neu. Für viele Unternehmen ist das Konzept aber erst durch den Trend zum Homeoffice und den Boom der New Work-Modelle interessant geworden.
Wenn nur noch ein Teil des Teams im Büro arbeitet, entstehen Leerstände und ungenutzte Büroflächen. Ohne eine Anpassung der Arbeitsplatzstrategie führt das zu Ressourcenverschwendung und unnötig hohe Kosten – etwa durch überflüssig angemietete Büroflächen.
Mit Desk-Sharing lassen sich diese Leerstände vermeiden. Gleichzeitig entstehen Freiräume für Lounge-Bereiche, Rückzugszonen oder Projektflächen, die Mitarbeitende gezielt für Zusammenarbeit und Austausch nutzen können.
Wie passt Desk-Sharing zur modernen Arbeitskultur?
Kurz gesagt: Die Funktion des Büros hat sich verändert. Früher war das Office der einzige Ort, an dem konzentriert gearbeitet wurde. Heute dient es vor allem als Raum für Begegnung, Teamarbeit, spontane Gespräche und den kreativen Austausch. Reine Fleißaufgaben, bei denen man ungestört vor sich hinarbeitet, erledigen viele längst zu Hause
Das Büro bleibt aber wichtig, um Ideen zu entwickeln, den persönlichen Austausch zu pflegen und die Identifikation mit der Arbeitgebermarke zu festigen.
Ein Shared Desk-Konzept passt perfekt zu dieser Entwicklung. Statt leeren Tischen gibt es flexible Arbeitsplätze, die je nach Bedarf genutzt werden. Das sorgt für eine lebendige Arbeitsumgebung und eine optimale Nutzung der Bürofläche.
Welche Unternehmen setzen auf Desk-Sharing?
Google ist für seine innovativen Arbeitsmodelle bekannt und setzt seit vielen Jahren auf Desk-Sharing. Doch es gibt zahlreiche weitere Unternehmen, die ebenfalls Desk-Sharing implementiert haben.
Microsoft etwa nutzt flexible Arbeitsplatzmodelle weltweit und kombiniert diese mit speziell gestalteten Zonen für unterschiedliche Tätigkeiten. Credit Suisse, Deloitte und Philips setzen ebenfalls auf hybride Konzepte, bei denen Desk-Sharing ein zentraler Bestandteil ist.
Desk-Sharing ist aber kein reines Konzern-Konzept. Auch viele Agenturen oder mittelständische Unternehmen aus ganz verschiedenen Branchen setzen auf Desk-Sharing, um Bürofläche effizienter zu nutzen und dem Team ein angenehmeres, flexibleres Arbeiten zu ermöglichen.
Ist Desk-Sharing beliebt?
Zugegeben: Die Einführung von Desk-Sharing stößt nicht überall auf Begeisterung. Manche empfinden die tägliche Platzsuche als lästig. Wer morgens ins Büro kommt, möchte ungern erst fünf Minuten lang durch die Räume ziehen, um einen passenden Schreibtisch zu finden.
Ein weiterer Kritikpunkt ist der Verlust von Individualität. Wenn niemand mehr einen festen Schreibtisch hat, fällt es schwer, persönliche Gegenstände wie Pflanzen, Fotos oder den eigenen Lieblingskaffeebecher zu platzieren.
Viele Unternehmen setzen deshalb auf Technologien, um diese Kritikpunkte abzufedern. So lässt sich der Arbeitsplatz über eine Desk-Sharing-Software im Voraus buchen. Sogar persönliche Einstellungen für die richtige Tischhöhe oder gewünschte Bildschirmposition lassen sich hier speichern, sodass der Arbeitsplatz sofort auf die eigenen Anforderungen eingestellt und einsatzbereit ist.
Desk-Sharing: Vorteile und Nachteile im Überblick
Bevor Sie nun Desk-Sharing einführen, lohnt sich ein Blick auf die Chancen und Risiken. Denn: Die Vorteile und Nachteile von Desk-Sharing hängen stark von der Umsetzung ab. Gut geplant, kann das Modell viele Probleme lösen – schlecht umgesetzt, schafft es neue.
Vorteile
- Effiziente Nutzung von Ressourcen: Laut Statista sparen Unternehmen bis zu 20 Prozent Büro- und Energiekosten, weil weniger feste Arbeitsplätze benötigt werden.
- Mehr Flexibilität: Ihre Mitarbeitenden wählen je nach Aufgabe und Stimmung den passenden Platz. Das steigert auch die Produktivität und Zufriedenheit.
- Förderung der Zusammenarbeit: Ein regelmäßiger Platzwechsel fördert den informellen Austausch und die Teamdynamik.
- Unterstützung hybrider Modelle: Desk-Sharing ist besonders geeignet für Unternehmen, die ihren Mitarbeitenden Homeoffice-Tage anbieten.
Nachteile
- Weniger Privatsphäre: Persönliche Gegenstände können nur begrenzt am Arbeitsplatz bleiben. Die „persönliche Identifikation“ mit dem jeweiligen Arbeitsort sinkt.
- Erhöhter Organisationsaufwand: Wer bucht wann welchen Schreibtisch? Was dürfen die Mitarbeitenden auf den Schreibtischen platzieren und gibt es so etwas wie ein Gewohnheitsrecht? Ohne klare Regeln wird es unübersichtlich.
- Potenzielle psychische Belastung: Unklare Regeln führen zu Chaos. Chaos wiederum führt zu Stress und vermeidbaren Konflikten im Team.
Bietet das Shared-Desk-Modell genügend Privatsphäre?
Ein Hauptkritikpunkt am Desk-Sharing ist mangelnde Privatsphäre. Desk-Sharing heißt aber nicht, dass alle dicht gedrängt im Gruppenbüro sitzen. Mit durchdachter Raumplanung lässt sich auch hier eine angenehme Arbeitsatmosphäre schaffen.
Auch Schallschutz im Büro spielt eine wichtige Rolle. Mobile Trennwände oder Akustikpaneele grenzen Arbeitsplätze optisch und akustisch voneinander ab. Verschließbare Rollcontainer oder Schließfächer geben Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit, persönliche Gegenstände sicher zu verstauen.
Manche Unternehmen setzen zudem auf digitale Personalisierung – beispielsweise durch automatisch angepasste Tischhöhen oder digitale Bilderrahmen mit privaten Fotos.
Wie wird Desk-Sharing erfolgreich eingesetzt?
Sie sehen: Das Konzept des Desk-Sharing ist einfach. Die Einführung und nachhaltige Implementierung ist es nicht unbedingt. Ein erfolgreiches Desk-Sharing erfordert eben mehr als nur die Abschaffung fester Plätze.
Erfolgsfaktoren
- Sharing Ratio berechnet: Ihr Unternehmen sollte zunächst die Sharing Ratio ermitteln – also das Verhältnis von Mitarbeitenden zu Arbeitsplätzen. So lässt sich vermeiden, dass es zu Engpässen kommt.
- Einsatz moderner Technologien: Ebenso wichtig ist der Einsatz moderner Technologien wie einem digitalen Buchungssystem.
- Klare Kommunikation: Mitarbeitende müssen wissen, wie das Buchungssystem funktioniert, welche Regeln gelten und wo sie ihre persönlichen Dinge lagern können.
- Passende Raumgestaltung: Auch die Raumgestaltung sollte zum Konzept passen. Ergonomische Stühle, höhenverstellbare Tische, gute Beleuchtung und akustische Maßnahmen sind wichtig, damit Desk-Sharing funktioniert.
Welche Desk-Sharing-Software ist empfehlenswert?
Die Einführung von Desk-Sharing steht und fällt mit der eingesetzten Technologie. Hier spielt die Buchungssoftware deskbird ihre Stärken aus.
deskbird ist eine cloudbasierte Desk-Sharing Software, die es ermöglicht, Arbeitsplätze, Meetingräume oder sogar Parkplätze mit wenigen Klicks zu reservieren. Die Bedienung ist so intuitiv, dass die meisten Mitarbeitenden nach wenigen Minuten damit zurechtkommen.
Besondere Funktionen wie interaktive Grundrisse, ein Social Feed („Wer ist heute da?“) oder automatische Check-ins sorgen dafür, dass die Organisation reibungslos läuft.
Laut deskbird kann der Einsatz der Software Büroflächen um bis zu 32 Prozent reduzieren und die Auslastung um 41 Prozent steigern – bei einer Nutzerzufriedenheit von über 90 Prozent. Das Arbeitsplatz buchen wird so zu einer einfachen, stressfreien Routine.
Kein Wunder also, dass bereits über 5.000 Büros weltweit auf diese Desk-Sharing-Software setzen. Auch wir bei designfunktion nutzen deskbird und bieten Ihnen gerne ein unverbindliches Kennenlerngespräch mit unserem deskbird-Partner an.
Desk Sharing: Von der Beratung bis zur Umsetzung
Desk-Sharing ist kein Allheilmittel, aber ein mächtiges Werkzeug, um die Arbeitswelt flexibler, effizienter und moderner zu gestalten. Mit einer ausgereiften Desk-Sharing-Lösung wie deskbird, einem gut geplanten Shared-Desk-Konzept und einer Unternehmenskultur, die Flexibilität fördert, lassen sich die Vorteile voll ausschöpfen. Wir begleiten Sie gerne dabei!
Sie fragen sich, wie Sie eine Desk-Sharing-Zone in Ihrem Unternehmen einrichten können, die alle Ansprüche an eine moderne Bürogestaltung erfüllt? Unser Team unterstützt Sie bei allen Fragen rund ums Büro mit Beratung, Planung und Einrichtung.
