BÜROFLÄCHE PRO MITARBEITER: ALLES ÜBER GESETZLICHE REGELUNGEN UND VORGABEN

Die Bürofläche, die jedem Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt werden muss, ist gesetzlich festgelegt. Wir zeigen Ihnen, wieviele Quadratmeter eingeplant werden müssen, wie Sie die nötige Bürofläche berechnen und warum kleine Büros nicht immer auch effiziente Büros sind.

Was zählt als Bürofläche?

Büros sind Arbeitsplätze, an denen vor allem am Schreibtisch oder Bildschirm gearbeitet wird. Produktionsräume oder Logistikhallen sind zwar ebenfalls Arbeitsplätze, gelten aber nicht als Büro. Viele Unternehmen haben Standorte, an denen Büros und Werkshallen nebeneinander existieren. Teilweise sind die Büros in die Lagerhallen integriert und geben den Mitarbeitenden aus der Verwaltung oder der Produktion einen guten Überblick über das Geschehen. 

Warum ist die Bürofläche so wichtig?

Zur Zeit der Industrialisierung schufteten Arbeiter bis zu 16 Stunden täglich. In die Fabriken drang kaum Tageslicht, giftige Dämpfe waberten durch die Produktionshallen, und die Menschen saßen eng aneinander gedrängt an den Maschinen oder Webstühlen. In den Büros und Schreibstuben sah es kaum besser aus. Kein Wunder, dass bei solchen Arbeitsbedingungen die durchschnittliche Lebenserwartung gerade einmal 35 Jahre  betrug. Es gab auch keinen Betriebsrat, der sich für bessere Löhne oder freundlichere Arbeitsplätze einsetzte. Heute ist das zumindest in Europa zum Glück ganz anders. Heute existieren zahlreiche Gesetze und Vorschriften, die ein gesundes, angenehmes und produktives Arbeiten ermöglichen sollen. 

Wo ist die Bürofläche pro Mitarbeiter festgelegt?

An gewisse Vorgaben muss sich also jedes Unternehmen halten – vom Startup über den mittelständischen Betrieb bis hin zum Konzern. So ist unter anderem geregelt, wieviel Bürofläche jedem Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt werden muss. Nachzulesen ist dies in der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV). Diese enthält zahlreiche Vorschriften, die sich mit der Aufteilung, Einrichtung und Größe der Büros beschäftigen.

Wie groß muss ein Büro mindestens sein?

Sie wollen Ihr Team in einem achtstöckigen Hochhaus unterbringen und jedem Mitarbeitenden ein 90-Quadratmeter-Büro gönnen? Nur zu! The sky is the limit. In die andere Richtung gibt es allerdings schon Grenzen. So können Sie nicht einfach Fläche und Mietkosten einsparen, indem Sie Ihr Team in winzig kleinen Büros unterbringen, die mehr an eine Besenkammer als an ein modernes Office erinnern.

Hier lohnt ein Blick in die eben erwähnte Arbeitsstättenverordnung . Denn diese besagt:

• Einzelbüros, in denen jeweils ein Mitarbeitender untergebracht ist, müssen eine Mindestfläche von acht Quadratmetern je Mitarbeitendem aufweisen.
• Mit jedem zusätzlichen Mitarbeitenden muss die Bürofläche um mindestens sechs Quadratmeter erweitert werden.
• Jeder Mitarbeitende muss sich bei mindestens 1,5 Quadratmetern unverstellter Bodenfläche frei bewegen können.
• Auch für die Standard-Büroeinrichtung wie Rollcontainer oder einen Büroschrank muss mindestens 1,5 Quadratmeter Fläche eingeplant werden.
• Auch die Mindestraumhöhe im Büro ist gesetzlich festgelegt. So muss diese bei einer Bürofläche von bis zu 50 Quadratmetern mindestens 2,50 Meter betragen. Ist das Büro mehr als 100 Quadratmeter groß, steigt die erforderliche Raumhöhe auf 3 Meter an.
• Büros existieren nicht im luftleeren Raum, sondern sind immer in ein Gebäude integriert. Das Unternehmen muss daher auch Fluchtwege von mindestens 0,875 Metern Breite einrichten sowie Zugänge zu den Heizungen und Fenstern, die mindestens 0,5 Meter breit sind.

Die Arbeitsstättenverordnung gibt also einen Rahmen vor und legt Mindeststandards fest, an die sich jedes Unternehmen und natürlich auch Stiftungen, Vereine und andere Organisationen bei der Büroplanung halten müssen. Diese Regelungen sollen die Unternehmen nicht schikanieren, sondern dienen der Sicherheit, Gesunderhaltung und dem Wohlbefinden der Mitarbeitenden. 

Wie berechne ich die erforderliche Bürofläche?

Sie beziehen ein anderes Büro, renovieren einen vorhandenen Standort, oder Ihr Unternehmen baut ein völlig neues Bürogebäude? Dann sollten Sie die nötige Bürofläche berechnen. So haben Sie nicht nur einen guten Überblick über den vorhandenen Platz, sondern beugen auch Bußgeldern vor. Im Worst Case kann Ihnen bei Nichtbeachtung der gesetzlichen Regelungen sogar die Gewerbeerlaubnis entzogen werden. Sie sehen: Eine saubere Berechnung der Bürofläche ist durchaus sinnvoll. So gehen Sie dabei vor:

• Schritt 1: Überlegen Sie, wieviele Mitarbeitende in den Büros untergebracht werden sollen. Bedenken Sie dabei, dass Ihr Unternehmen in (naher) Zukunft vielleicht wächst – und damit perspektivisch auch das Team.
• Schritt 2: Planen Sie die Basics für die Büroeinrichtung mit ein. Dazu gehören Schreibtische, Bildschirme, Rollcontainer und etwas Stellfläche.
• Schritt 3: Summieren Sie die Bürofläche für die einzelnen Mitarbeitenden sowie für die Büromöbel und die Freiflächen.

Hier ein Beispiel aus der Praxis:

Ein Unternehmen beschäftigt sieben Mitarbeitende. Diese benötigen zusammen eine Bürofläche von mindestens 56 Quadratmetern (7 x 8 qm² = 56 qm²). Hinzu kommt nun die Freifläche pro Arbeitsplatz (7 x 1,5 qm² = 10,5 qm²) sowie für die Basis-Büromöbel (7 x 1,5 qm² = 10,5 qm²). Insgesamt ergibt sich für Ihr Team von sieben Mitarbeitenden so eine Mindestbürofläche von 77 Quadratmetern. Diese Berechnung bezieht sich allerdings nur auf die Bürofläche, also die Räume, die tatsächlich als Büroarbeitsplatz genutzt werden. Sie werden also zusätzliche Flächen für eine kleine Büroküche, Meetingräume und sanitäre Anlagen einplanen müssen. Am Ende kommen Sie schnell auf eine Gesamtfläche von deutlich über 100 Quadratmetern. 

Sind kleine Büros besonders effizient?

Bürofläche ist teuer. Gerade in angesagten Städten wie Berlin, Hamburg oder München wollen oder müssen Unternehmen daher die vorhandene Bürofläche möglichst effizient nutzen. Die Versuchung ist dann groß, die Mitarbeitenden in sehr kleinen Büros unterzubringen und so Mietkosten einzusparen. Das Problem: Klein ist nicht gleich effizient. Sehr kleine Büros können sogar unglaublich ineffizient sein. Denn wenn sich Ihr Team fühlt, als würde es in einer Legebatterie arbeiten, werden auch die Motivation und die Produktivität leiden. Letztendlich kommt Sie das vermeintlich günstige kleine Büro dann vielleicht sogar teuer zu stehen. Damit Sie nicht in diese Falle tappen, erklären wir in einem eigenen Beitrag, wie Bürofläche effizient genutzt werden kann.

Bürofläche pro Mitarbeiter: Wir beraten Sie gerne

Bei designfunktion beraten wir Unternehmen jeder Größe und Branche bei der Gestaltung und Einrichtung der Büroräume. Natürlich beachten wir dabei die gesetzlichen Vorgaben und zeigen Ihnen, wie Sie auch in kleinen Büros die Fläche optimal nutzen. Also: Welche Herausforderung haben Sie für uns?