BÜROFLÄCHE PRO MITARBEITENDEM: AKTUELLE GESETZLICHE REGELUNGEN UND TIPPS AUS DER PRAXIS

Deutschland ist Bürokratieweltmeister. Diesen zweifelhaften Ruhm haben wir unzähligen Vorschriften und Gesetzen zu verdanken. Kein Wunder also, dass auch 2025 überall von Bürokratieabbau die Rede ist. Doch ohne Regeln ist eine menschenwürdige Arbeitswelt nicht denkbar.

Beispiel Bürofläche: Hier definiert die Arbeitsstättenverordnung, wie viel Platz jeder Mitarbeitende mindestens zur Verfügung haben muss, damit der Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz gewährleistet ist. Viel spannender ist aber die Frage, wie viel Platz Ihre Mitarbeitenden wirklich brauchen.

In diesem Beitrag beschäftigen wir uns daher nicht nur mit den gesetzlichen Pflichten und Mindeststandards. Wir stellen Ihnen auch Tipps vor, mit denen Sie Ihre Bürofläche in Zeiten von Remote Work und Desk-Sharing effizient nutzen – ohne, dass die Zufriedenheit und Produktivität Ihres Teams leidet. 

Was zählt als Bürofläche?

Büros sind Arbeitsplätze, an denen vor allem am Schreibtisch oder am Bildschirm gearbeitet wird. Auch sogenannte Bewegungsflächen wie der Weg zum Drucker oder dem Konferenzraum zählen laut Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) zur Bürofläche. Der Flur, die Teeküche, sanitäre Anlagen oder der Serverraum sind hingegen nicht Teil der Bürofläche. Das gleiche gilt für Produktionsräume oder Lagerhallen.

In der Industrie sind Büros jedoch manchmal in eine Werkshalle integriert, um den Verwaltungsmitarbeitenden oder den Schichtführenden einen guten Überblick über die Produktion zu verschaffen. Diese Räume zählen dann wiederrum zur Bürofläche. 

Gibt es gesetzliche Vorgaben zur Bürofläche?

Ja. Neben der bereits erwähnten Arbeitsstättenverordnung spielen die Technischen Regeln für Arbeitsstätten (ASR) eine wichtige Rolle. Hier ist unter anderem definiert, welche Bürofläche Sie pro Mitarbeitendem zur Verfügung stellen müssen. Auch zu der Höhe der einzelnen Räume, der Breite der Gänge und Verkehrswege sowie der Raumtemperatur gibt es gesetzliche Vorschriften, die Unternehmen einhalten müssen.

Ergänzend dazu verpflichtet das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) Unternehmen dazu, Arbeitsbedingungen so zu gestalten, dass Gefährdungen vermieden werden. Das gilt auch für die räumliche Gestaltung. Die Bürogestaltung, Fluchtwege und Verkehrsflächen werden außerdem in den DGUV-Vorschriften der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung definiert. Die genannten Gesetze sind keine bürokratische Schikane, sondern dienen dem Arbeitsschutz und damit der Gesunderhaltung Ihres Teams. 

Bürofläche pro Mitarbeitendem: Was ist 2025 Pflicht?

In Deutschland gilt: Pro Mitarbeitendem muss mindestens 8 bis 12 Quadratmeter Bürofläche eingeplant werden. Das ist der gesetzliche Mindeststandard – festgelegt in der bereits erwähnten Arbeitsstättenverordnung und konkretisiert durch die Technischen Regeln für Arbeitsstätten.

Neben der reinen Arbeitsplatzgröße müssen auch ausreichende Bewegungszonen berücksichtigt werden. Bei Mehrpersonenbüros oder besonderen Anforderungen wie etwa erhöhtem Besucherverkehr, kann der Platzbedarf entsprechend steigen. Konkret lauten die Vorgaben der ArbStättV wie folgt:

Richtlinien für Unternehmen

• Einzelbüros, in denen jeweils ein Mitarbeitender untergebracht ist, müssen eine Mindestfläche von acht Quadratmetern haben.
• Mit jedem zusätzlichen Mitarbeitenden muss die Bürofläche um mindestens sechs Quadratmeter erweitert werden.
• Jeder Mitarbeitende muss sich bei mindestens 1,5 Quadratmetern unverstellter Bodenfläche frei bewegen können.
• Auch für die Standard-Büroeinrichtung wie Rollcontainer oder einen Büroschrank muss mindestens 1,5 Quadratmeter Fläche eingeplant werden.
• Auch die Mindestraumhöhe im Büro ist gesetzlich festgelegt. So muss diese bei einer Bürofläche von bis zu 50 Quadratmetern mindestens 2,50 Meter betragen. Ist das Büro mehr als 100 Quadratmeter groß, steigt die erforderliche Raumhöhe auf 3 Meter an. Warum? Ganz einfach: Die Raumhöhe beeinflusst das Raumklima, die Luftqualität, die Akustik und damit die Gesundheit und Leistungsfähigkeit der Mitarbeitenden. Denn zu niedrige Räume können zu schlechter Luftzirkulation und höherer CO₂-Konzentration führen. 
• Büros schweben nicht im luftleeren Raum, sondern sind immer in ein Gebäude integriert. Ihr Unternehmen muss daher auch Fluchtwege von mindestens 0,875 Metern Breite einrichten sowie Zugänge zu den Heizungen und Fenstern, die mindestens 0,5 Meter breit sind.

Übrigens: Diese Vorgaben gelten für alle Unternehmen – vom kleinen Start-Up über den mittelständischen Familienbetrieb bis hin zum Konzern.

Bürofläche berechnen: Wie ermittle ich den Bedarf?

Sie beziehen ein anderes Büro, renovieren einen vorhandenen Standort oder Ihr Unternehmen baut ein völlig neues Bürogebäude? Dann sollten Sie die nötige Bürofläche berechnen, damit Sie Ihr Büro von Beginn an sorgfältig und effizient planen. So gehen Sie dabei vor:

• Schritt 1: Überlegen Sie, wieviele Mitarbeitende in den Büros untergebracht werden sollen. Bedenken Sie dabei, dass Ihr Unternehmen vielleicht wächst – und damit perspektivisch auch das Team.
• Schritt 2: Planen Sie die Basics für die Büroeinrichtung mit ein. Dazu gehören Schreibtische, Bildschirme, Rollcontainer und etwas Stellfläche.
• Schritt 3: Summieren Sie die Bürofläche für die einzelnen Mitarbeitenden sowie für die Büromöbel und die Freiflächen.

Beispielrechnung

Ein Unternehmen beschäftigt sieben Mitarbeitende. Diese benötigen zusammen eine Bürofläche von mindestens 56 Quadratmetern (7 x 8 qm = 56 qm). Hinzu kommt nun die Freifläche pro Arbeitsplatz (7 x 1,5 qm = 10,5 qm) sowie für die Basis-Büromöbel (7 x 1,5 qm = 10,5 qm). Insgesamt ergibt sich für Ihr Team von sieben Mitarbeitenden so eine Mindestbürofläche von 77 Quadratmetern.

Diese Berechnung bezieht sich allerdings nur auf die Bürofläche, also die Räume, die tatsächlich als Büroarbeitsplatz genutzt werden. Sie werden also zusätzliche Fläche für eine kleine Büroküche, Meetingräume und sanitäre Anlagen einplanen. Am Ende kommen Sie schnell auf eine Gesamtfläche von über 100 Quadratmetern.

Gibt es Strafen bei Nichteinhaltung der Vorgaben?

Unternehmen, die die gesetzlichen Mindestanforderungen nicht einhalten, müssen mit Bußgeldern rechnen. Falls durch vorsätzliche oder grob fahrlässige Verstöße die Gesundheit oder das Leben von Beschäftigten gefährdet wird, können auch strafrechtliche Konsequenzen folgen. Im Worst Case kann Ihnen sogar die Gewerbeerlaubnis entzogen werden.

Davon abgesehen: Qualifizierte Fachkräfte wollen sicher nicht für Unternehmen arbeiten, die Ihr Team in winzige Büros einpferchen. Betrachten Sie geräumige, sichere und ansprechend eingerichtete Büros lieber als hervorragende Markenbotschafter.

Welche Auswirkung hat die Anwesenheitsquote auf die Bürofläche?

Die oben durchgeführte Rechnung ist natürlich nur ein idealtypisches Modell, das keineswegs für alle Wirtschaftszweige Gültigkeit hat. So sinkt die Anwesenheitsquote in vielen Branchen seit Jahren. Dies gilt besonders für Unternehmen, in denen die Digitalisierung und die Etablierung moderner Arbeitsmethoden wie New Work weit fortgeschritten ist. Beispiele sind Werbeagenturen, IT-Firmen oder Consulting-Unternehmen.

Laut dem ifo Institut arbeiteten so im Februar 2025 etwa 24,5 % der Beschäftigten in Deutschland zumindest teilweise im Homeoffice. Dieser Wert ist seit April 2022 nahezu konstant geblieben, was darauf hindeutet, dass Homeoffice sich als feste Arbeitsform etabliert hat.

Auch Modelle wie Desksharing stoßen bei drei Vierteln der Befragten auf positives Feedback. Falls Hybrid Work & Co. Teil Ihrer Unternehmenskultur sind, sollte das also in die Berechnung der Bürofläche mit einfließen.

Berechnung mit Berücksichtigung der Anwesenheitsquote

Um die benötigte Bürofläche realistisch zu berechnen, gehen Sie am besten Schritt für Schritt vor.

Schritt 1: Zunächst erfassen Sie die Gesamtanzahl Ihrer Beschäftigten.

Schritt 2: Im nächsten Schritt ermitteln Sie die durchschnittliche Anwesenheitsquote – also den Anteil der Mitarbeitenden, die tatsächlich regelmäßig im Büro arbeiten. Hier helfen Buchungsstatistiken, interne Umfragen oder Erfahrungswerte.

Schritt 3: Anschliessend legen Sie den Flächenbedarf pro Person fest. Als Richtwert gelten die bereits erwähnten 8 bis 12 Quadratmeter pro Arbeitsplatz.

Schritt 4: Multiplizieren Sie nun die Anzahl der Mitarbeitenden, Anwesenheitsquote und Flächenbedarf. Auf diese Weise erhalten Sie eine fundierte Einschätzung darüber, wie viel Bürofläche tatsächlich benötigt wird.

Wichtig: Zusätzliche Flächen für Meetingräume, Technik, Sanitärbereiche, Flure oder Lounges sollten mit einem Aufschlag von rund 30 bis 50 Prozent einkalkuliert werden.

Hier die Formel im Detail:

Benötigte Bürofläche = Anzahl der Mitarbeitenden × Anwesenheitsquote × Bürofläche pro Arbeitsplatz

Führen wir die Berechnung nun mit konkreten Zahlen durch. Für unser Beispiel nehmen wir an, dass in Ihrem Unternehmen 100 Mitarbeitende tätig sind, die durchschnittliche Anwesenheitsquote im Büro 60 Prozent beträgt und die Bürofläche pro Arbeitsplatz laut Richtwert 12 Quadratmeter beträgt. 

100 x 0,6 x 12 qm = 720 qm benötigte Bürofläche.

Verringert New Work den Bedarf an Bürofläche?

Die oben genannten Daten zur Anwesenheitsquote zeigen: Neue Arbeitsmodelle wie Remote Work, hybride Teams oder Desk-Sharing verändern tatsächlich die Anforderungen an die Bürofläche.

Laut einer aktuellen Umfrage des Münchener Ifo-Instituts  verkleinern so immer mehr Unternehmen ihr Office. Der Grund: Die Büros sind nicht ausreichend ausgelastet und so entsteht ungenutzte Freifläche, die aber natürlich dennoch bezahlt werden muss – und das bei steigenden Mietpreisen. 

Bitte beachten Sie: Hybrid Work und Desk Sharing sind zwar beliebte Konzepte. Die Umfragen des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation haben aber auch ergeben, dass diese Arbeitskultur die Identifikation mit Ihrem Unternehmen schwächen und den sozialen Austausch des Teams beeinträchtigen kann. So gab mehr als die Hälfte der Befragten an, dass der persönliche Kontakt und auch das kreative Zusammenarbeiten leiden. Sinnvoll sei deshalb ein Mix aus mobiler und betrieblicher Arbeit. 

Wie kann freie Bürofläche sinnvoll genutzt werden?

Zwar kann durch die Digitalisierung rechnerisch Fläche eingespart werden, doch gleichzeitig steigt der Bedarf an Zonen für Meetings, Fokus-Arbeit oder den Austausch mit Kund:innen und Kolleg:innen. Freie Bürofläche ist daher kein Leerstand – sie ist eine Chance. Richtig genutzt, kann sie die Unternehmenskultur stärken, neue Arbeitsformen ermöglichen und sogar die Arbeitgeberattraktivität steigern. Hier einige Ideen, wie Sie freie Bürofläche sinnvoll nutzen können:

• Kommunikationszonen schaffen: Gestalten Sie offene Flächen zu Lounge-Bereichen oder informellen Treffpunkten um. So geben Sie spontanen Gesprächen, einem kreativen Ideenaustausch und Teamgeist einen Raum.
• Ruhe- und Rückzugsräume einrichten: In einer Welt voller Reizüberflutung sind Rückzugsorte Gold wert. Denkbar sind Silent Rooms, Fokusboxen oder kleine Bibliotheken zum ungestörten Arbeiten.
  Coworking im eigenen Haus: Vergeben Sie freie Flächen temporär an Start-ups, Partnerfirmen oder Freelancer. Das schafft Synergien und generiert neue Einnahmen. 
• Co-Working im eigenen Haus: Vergeben Sie freie Flächen temporär an Start-ups, Partnerfirmen oder Freelancer. Das schafft Synergien und generiert neue Einnahmen. 
• Multifunktionale Räume entwickeln: Mit modularen Möbeln lassen sich Flächen flexibel als Besprechungszimmer, Workshop-Area oder Eventfläche nutzen – ganz nach Bedarf.
• Raum für Weiterbildung & Entwicklung: Ein kleines Inhouse-Seminarzentrum oder eine Kreativwerkstatt belebt freie Flächen leistet einen Beitrag zur Mitarbeiterentwicklung.
• Raum für Gesundheit und Wohlbefinden: Wie wäre es mit einem Fitnessraum, einer Ruhezone mit Pflanzen oder sogar einer kleinen Büroterrasse? Das zeigt Wertschätzung und steigert das Wohlbefinden Ihres Teams.

New Work reduziert also nicht automatisch den Flächenbedarf – New Work verschiebt ihn. Weg von Quantität, hin zu Qualität. Unternehmen, die ihr Büro neu denken, schaffen so Orte, die inspirieren, vernetzen und Raum geben für echte Zusammenarbeit. Das Ergebnis: Zufriedene, produktive Teams und eine höhere Identifikation mit Ihrer Arbeitgebermarke. 

Wie viel Bürofläche ist sinnvoll?

Sie kennen nun die gesetzlichen Vorgaben. Dabei handelt es sich aber nur um Mindestanforderungen. Diese sagen noch nichts darüber aus, ob sich Ihre Büros für ein angenehmes und produktives Arbeiten eignen. Denn ein Büro ist heute nicht mehr nur ein Ort zum Arbeiten, sondern auch ein Raum für Kommunikation, Konzentration, Kreativität und Erholung. Wer beispielsweise viel am Bildschirm arbeitet oder regelmäßig mit sensiblen Daten umgeht, braucht andere Rahmenbedingungen als Mitarbeitende im Vertrieb oder der Kundenservice. In modernen Arbeitswelten liegt die empfohlene Fläche pro Person daher eher bei 12 bis 15 Quadratmetern.

Wer seine Bürofläche nicht nur als Pflicht, sondern als Chance versteht, investiert in das Wohlbefinden, die Produktivität und die langfristige Bindung seiner Mitarbeitenden. Denn Raum zum Denken ist oft auch Raum für gute Ideen. Also: Lassen Sie uns gemeinsam analysieren, wie auch Sie mehr aus Ihrer Bürofläche herausholen können. Vereinbaren Sie Ihr kostenfreies Erstgespräch und erfahren Sie mithilfe unseres Office Effizienz Checks in knapp 45 Minuten, welche konkreten Optimierungs- und Einsparungspotentiale in Ihrem Büro schlummern!