ARBEITSPLATZ EINRICHTEN: WILLKOMMEN IN DER NEUEN ARBEITSWELT

Das Büro ist als Keimzelle für Innovationen nicht zu ersetzen. Der Spirit, der entsteht, wenn Mitarbeiter direkt vor Ort miteinander brainstormen, lässt sich virtuell einfach nicht abbilden. Das Büro mutiert daher derzeit in vielen Firmen zu einer Art Think Tank. An allen Ecken und Enden soll bald an neuen Ideen gefeilt, debattiert, diskutiert, herumexperimentiert oder gescribbelt werden. Damit stellt sich Arbeitgebern wie auch Arbeitnehmern die Frage, wie sie künftig ihren Arbeitsplatz einrichten. Wir hätten da ein paar Tipps!

Warum sich die Bürogestaltung verändert

Vieles geht in der modernen Arbeitswelt virtuell, aber eben nicht alles. Zu diesem Schluss kommt die Studie „Homeoffice Experience“ des Fraunhofer Instituts. Dieser zufolge können 83 Prozent der Arbeitnehmer im Homeoffice zwar produktiv arbeiten. Zwei Drittel der Arbeitnehmer tun sich zuhause aber schwer, kreative Ideen zu entwickeln. Daraus folgt: Während das Homeoffice für konzentrierte Arbeiten weiterhin der Place to be sein wird, ist das Büro unersetzbar, sobald kollektive Kreativität gefragt ist.

Zwar werden Arbeitnehmer künftig auch im Office noch Rückzugräume oder Arbeitsnischen brauchen – zum Beispiel um zwischen zwei Meetings ein paar Tasks abzuarbeiten. Hauptsächlich werden sie das Großraumbüro aber für Brainstorming-Sessions, Strategie-Meetings oder Design Thinking Sessions ansteuern. Eine moderne und zeitgemäße Bürogestaltung muss das berücksichtigen. Wie sollen diese verschiedenen Bürozonen und Arbeitsplätze aber konkret aussehen? Das ist die Frage, mit der sich viele Betriebe und Arbeitnehmer derzeit auseinandersetzen.

Die Schreibtischanordnung von früher ist Geschichte

Klar ist: In den Bereichen, die für die Stillarbeit reserviert sind, kommt es beim Einrichten des Arbeitsplatzes auf Elemente an, die die Konzentration fördern. In den Zonen, in denen es agil, kreativ und innovativ zugeht, muss hingegen ein inspirierendes und aktivierendes Umfeld her.

Unser Tipp: Um den perfekten Arbeitsplatz einzurichten, sollten sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer in einer gemeinsam Büroplanung darüber austauschen, welche Bedingungen erfüllt sein müssen, um perfekt miteinander zu arbeiten. Jedes Unternehmen tickt anders und das Interieur sollte optimal zur Arbeitskultur und zum Selbstempfinden der Firma und seiner Mitarbeiter passen – umso inspirierender und motivierender wirkt sich der Arbeitsplatz aus.

Ideen für das moderne Büro

In größeren Unternehmen kann zum Beispiel eine Arbeitsplatz-Task-Force, bestehend aus dem Management und Mitarbeitervertretern, gebildet werden, die ihre Teams regelmäßig über den Status Quo informieren und Feedback und neue Büroideen einholen. Dann stehen alle hinter dem neuen Bürokonzept. Und das neue Büro avanciert zu einer sozialen Begegnungsstätte, in der gleichzeitig hoch konzentriert und innovativ zusammengearbeitet werden kann.

Aber wie kann ein moderner Arbeitsplatz nun konkret eingerichtet werden? Zeitgemäße Ideen für die Bürogestaltung und die richtigen Arbeitsmittel sehen zum Beispiel folgendes vor: Wer gelegentlich im Büro konzentrierter Arbeit nachgeht, kann sich im Desk-Sharing-Bereich seines Arbeitgebers einen Büroplatz reservieren. Denkbar sind in diesem Arbeitsbereich höhenverstellbare Schreibtische und Stühle, deren Sitzfläche und Sitzhöhe sich automatisch auf die perfekte Sitzposition des jeweiligen Mitarbeiters einstellen, so dass dieser unter ergonomischen Bedingungen Platz nehmen kann. Alternativ lässt sich auch im Stehen arbeiten, was mehr Bewegung in den Berufsalltag bringt und die Gesundheit fördert. Sitzen ist schließlich das neue Rauchen!

Eine optimale Arbeitsplatzgestaltung fördert die Leistungsfähigkeit

Dass stundenlanges Sitzen nicht förderlich für die Gesundheit ist, dürfte für die meisten keine neue Info sein. Wer ständig sitzt und sich während der Arbeitszeit wenig bis gar nicht bewegt, erhöht auf Dauer das Risiko für Nacken- und Rückenschmerzen sowie Bluthochdruck oder sogar Diabetes. Der Körper ist ein Bewegungsapparat und nicht für lange Zeiten der Passivität geschaffen. Um die Gesundheit insbesondere der Mitarbeiter zu stärken, die regelmäßig im Büro arbeiten, sollten Sie daher das Bewusstsein für aktive Pausen und Bewegung im Büroalltag stärken. 

Trotz aller Bemühungen lässt sich das Sitzen im Büroalltag in der Regel nicht vollständig vermeiden. Umso größer ist die Bedeutung, die der ergonomischen Gestaltung von Arbeitsflächen zukommt. Auch wenn „gesundes Sitzen“ eigentlich ein Widerspruch in sich ist, lässt sich durch ergonomische Arbeitsmittel und die Einführung ergonomischer Arbeitsweisen doch ein „gesünderes“ oder mindestens „nicht gesundheitsschädigendes“ Sitzen am Arbeitsplatz etablieren. Ergonomie am Arbeitsplatz sorgt nicht nur für mehr Komfort, sondern beugt zudem körperlichen Beschwerden vor und fördert die Produktivität und Leistungsfähigkeit. Sie umfasst unter anderem die folgenden Aspekte: 

1. Ergonomische Büromöbel

Wenn es um eine ergonomische Arbeitsplatzgestaltung geht, gibt es einiges zu beachten: Die Schreibtischhöhe, Sitzposition und Monitoreinstellungen sollten sich an die Bedürfnisse des einzelnen Mitarbeiters anpassen lassen und eine gesunde Körperhaltung fördern. 

• Ein idealer Schreibtisch ist höhenverstellbar und erlaubt optional auch das Arbeiten im Stehen.
• Am Bürostuhl sollten die Rückenlehne und die Höhe der Sitzposition variierbar sein.
• Auch der Monitor ist idealerweise höhenverstellbar, sodass sich die Oberkante des Bildschirms auf Augenhöhe befindet.
• Die Tastatur und Maus sollten so positioniert werden, dass die Unterarme im 90-Grad-Winkel auf der Tischplatte oder den Armlehnen des Bürostuhls abgelegt werden können.

2. Ergonomische Arbeitsweisen

Die ergonomischste Büroeinrichtung bringt nichts, wenn Sie acht Stunden pro Tag in gleichbleibender Position am Bildschirm kleben. Mindestens genauso wichtig wie ergonomische Arbeitsflächen und die optimale Schreibtischhöhe ist daher das Bewusstsein für ergonomisches Verhalten am Arbeitsplatz. Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter außerdem – wo immer möglich – zu regelmäßigen Bewegungen im Arbeitsalltag. Schon ein kleiner Spaziergang in der Mittagspause oder das Benutzen von Treppen anstelle des Aufzugs sind Maßnahmen, die den Kreislauf in Schwung bringen und Muskelverspannungen vorbeugen.

Bürobeleuchtung: die perfekten Lichtverhältnisse

Auch auf die richtige Bürobeleuchtung ist bei der Einrichtung des Arbeitsplatzes zu achten. Denn mit dem richtigen Licht werden wir leistungsfähiger, wacher und fühlen uns wohler. Die optimale Stärke der Arbeitsplatzausleuchtung ist jedoch abhängig vom jeweiligen Mitarbeiter. Ältere oder Brillenträger benötigen etwas mehr Helligkeit – zwischen 750 und 1500 Lux. Jüngeren können schon 500 Lux genügen. Empfehlenswert in einem Desk-Sharing-Bereich, in dem immer wieder andere Arbeitnehmer an einem Schreibtisch Platz nehmen, sind dimmbare Schreibtischlampen. So kann jeder Arbeitnehmer den Beleuchtungsgrad wählen, der zu seinem persönlichen Empfinden passt.

Arbeitsplatz einrichten: Farbe und Akustik

Auch die richtige Farbgebung in Büroräumen kann die Produktivität erheblich beeinflussen – darauf sollten Arbeitnehmer und Arbeitgeber achten, wenn sie den idealen Arbeitsplatz einrichten. Rot- und Orangetöne können z.B. aktivierend und leistungssteigernd wirken. Arbeitgeber müssen dafür aber nicht gleich eine ganze Wand rot oder orange anpinseln. Stattdessen kann sich die Farbgebung in Bildern, Raumtrennern oder Designelementen in der richtigen Farbe widerspiegeln.

Mit diesen Elementen schlagen Arbeitgeber beim Einrichten des Arbeitsplatzes übrigens gleich zwei Fliegen mit einer Klappe. Denn sie sind nicht nur schön anzuschauen, sie dienen überdies als Schallschutz. Und auch die richtige Akustik ist ein wichtiger Faktor für produktives Arbeiten. Eine hallende Büroumgebung lenkt ab und sorgt durch einen zu lauten Geräuschpegel immer wieder für unschöne Unterbrechungen. Und nach jeder Störung kann es mehrere Minuten dauern, bis der alte Konzentrationspegel wieder erreicht ist. Das kostet viel Zeit.

Ökologische Aspekte bei der Einrichtung eines modernen Arbeitsplatzes

Die Forderung nach mehr Umweltbewusstsein und Nachhaltigkeit ist ein allgegenwärtiges Thema in den Medien und längst auch in der Arbeits- und Bürowelt angekommen. Auch die Büroeinrichtung soll immer häufiger nachhaltig sein – und tatsächlich lässt sich in diesem Bereich wirklich etwas bewegen. Dem sogenannten „Green Office“ kommt in der Büroplanung eine große Bedeutung zu, um die Auswirkungen auf die Umwelt zu minimieren und ein gesundes Arbeitsumfeld zu schaffen. Auch wenn es ein guter Anfang ist: Das Thema umfasst deutlich mehr als den Verzicht auf Einwegkaffeebecher:

• Nachhaltige Büromöbel: Bei der Auswahl von Materialien und Möbeln für den Arbeitsplatz sollten Sie auf deren ökologische Auswirkungen achten. Ein zeitloses Design und gute Qualität sorgen nicht nur dafür, dass Sie lange Freude an Ihrer neuen Büroeinrichtung haben, sondern garantieren auch eine dauerhaft positive CO2-Bilanz. Nur wenn Sie die Möbel nicht nach ein paar Jahren schon wieder austauschen müssen, weil diese schnell abgenutzt aussehen oder optisch nicht mehr dem Zeitgeist entsprechen, erreichen Sie langfristig positive Effekte für die Umwelt. Achten Sie daher darauf, dass die Büromöbel beispielsweise aus recycelten oder nachhaltig gewonnenen Materialien bestehen und dass ökologische sowie schadstofffreie Farben und Lacke bei der Produktion verwendet wurden. Auch kurze Transportwege und eine umweltschonende Herstellung tragen zu einer konstruktiven Ökobilanz bei.
  
  
• Intelligente Technologien: Neue und umweltbewusste Arbeitsweisen werden durch intelligente Technologien ermöglicht. Dank digitaler Kommunikation und digitalem Dokumentenmanagement können sowohl weite Anfahrtswege zu Meetings als auch das Papierchaos im Büro minimiert werden. Mobile Arbeit verringert außerdem den Quadratmeterbedarf im Büro und spart somit Platz und Ressourcen.
  
  
• Energieeffizente Geräte: Es gibt immer noch große Unterschiede in der Energieeffizienz von Bürogeräten. Wussten Sie beispielsweise, dass ein Laptop fünfmal weniger Energie als ein Desktop-Computer verbraucht? Bei einer Neuanschaffung sollten Sie daher unbedingt auf den Stromverbrauch der neuen Geräte achten. Moderne Geräte verfügen außerdem häufig über Energiesparmodi und schalten automatisch in den Ruhemodus, wenn sie eine gewisse Zeit nicht genutzt werden. 

Kreativzonen im modernen Büro einrichten

Wenden wir uns nun aber den Kreativzonen im modernen Büro zu. Wie können Arbeitsplätze hier optimal eingerichtet werden? Auch hier kommt es per se auf das passende Licht, die perfekte Ergonomie, ausgewogene Farben und die richtige Akustik an. Allerdings gelten hier andere Maßstäbe. In puncto Licht sollte ein Kreativraum zum Beispiel völlig unterschiedlich ausgeleuchtet sein als ein Büro.

Für kreative Aufgaben brauchen Mitarbeiter zum Beispiel richtig viel Helligkeit. Geht es etwa um das Erstellen filigraner Modelle oder Skizzen, darf die Leuchtkraft über 1500 Lux hinausgehen. Für konzentriertes Arbeiten in der Gruppe gelten hingegen die gleichen Anforderungen wie an den Schreibtischplatz – 750 bis 1500 Lux. Für Präsentationen sollte das Licht im Kreativraum hingegen gedimmt werden können. Ganz schön viele Ansprüche, die aber beispielsweise mit einer Kombination aus schicken dimmbaren Leuchten aus Frostglas, die wie Tropfen von der Decke herabhängen, stylishen Wandflutern sowie niedlichen und individuell verstellbaren Tischlampen mit integriertem Akku leicht umsetzbar sind.

Farbenlehre: Der perfekte Arbeitsplatz in der Kreativzone

Kommen wir zur Farbenlehre. Für innovative Arbeiten empfehlen Forscher in Meeting- und Kreativräumen eine Büroeinrichtung in Blautönen. Die Farbe Blau regt nämlich die Kreativität an. Es braucht dazu aber keine Meeting-Zonen in Schwimmbadoptik. Nehmen Sie das Farbkonzept auch hier in schallabsorbierenden Elementen auf – womit gleichzeitig wieder dem Thema Akustik genüge getan wäre. Auf letzte kommt es gerade in Kreativumgebungen an. Hier reden immer mal wieder alle durcheinander, was schnell laut werden kann. Umso mehr schont es die Nerven, wenn der Schallpegel nicht unreguliert in die Höhe schießt.

FAQs

1. Wie sieht der optimale Arbeitsplatz aus?
   Der optimale Arbeitsplatz ist individuell anpassbar und unterstützt eine gesunde Körperhaltung. Er umfasst einen möglichst höhenverstellbaren Schreibtisch und einen ergonomischen Stuhl, ausreichend Bewegungsraum, gute Beleuchtung und alle Arbeitsmittel, die für die Arbeit benötigt werden.
   
   
2. Wie muss ein Büroarbeitsplatz gestaltet sein?
   Ein Büroarbeitsplatz sollte funktional sowie effizient sein, Standardtätigkeiten im Bereich der Einzelarbeit sowie für Tätigkeiten mit einem niedrigen bis mittleren Konzentrationslevel ideal unterstützen und vor allem zum allgemeinen Wohlbefinden der Mitarbeiter beitragen. Obwohl heute für viele Tätigkeiten in den Büros nicht viel mehr benötigt wird als ein Laptop, ein Bildschirm, eine Tastatur und eine Maus, braucht es dennoch ein gewisses Platzvolumen, damit sich die Mitarbeiter in ihrer Tätigkeit nicht eingeengt fühlen. Der perfekte Büroarbeitsplatz sollte zudem die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern fördern.
   
   
3. Was braucht der Büroarbeitsplatz nicht?
   Für kommunikative Arbeiten oder lange Telefonate muss der Büroarbeitsplatz nicht ausgestattet sein. Hierfür gibt es jeweils andere Optionen, wie etwa Workshopzonen, Lounge-Bereiche, Meetingräume oder Telefonkabinen. Buchbare Einzelbüros und Fokuszonen bieten sich für Tätigkeiten mit sehr hohem Konzentrationslevel an.
   
   
4. Was bringt Stehen am Arbeitsplatz?
   Stehen am Arbeitsplatz kann mehr Bewegung und Abwechslung in den Arbeitsalltag bringen. Es fördert die Durchblutung, stärkt die Muskulatur und kann Rückenbeschwerden reduzieren. Ein höhenverstellbarer Schreibtisch ermöglicht es, zwischen Sitzen und Stehen zu wechseln.
   
   
5. Welche Rolle spielen Lichtverhältnisse bei der Einrichtung eines Arbeitsplatzes?
   Die Lichtverhältnisse eines durchdachten Lichtkonzepts spielen eine wichtige Rolle, da sie die Konzentration, die Produktivität und das Wohlbefinden am Arbeitsplatz beeinflussen. Natürliches Tageslicht sollte genutzt werden, indem Fenster geöffnet und Arbeitsplätze in Fensternähe angeordnet werden. Zusätzlich sollte eine angemessene künstliche Beleuchtung vorhanden sein, um blendfreies Licht zu gewährleisten.
   
   
6. Wie können Unternehmen die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter in die Einrichtung des Arbeitsplatzes einbeziehen?
   Unternehmen können die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter bei der Gestaltung des Arbeitsplatzes berücksichtigen, indem sie flexible Arbeitsplatzoptionen ermöglichen, Mitarbeiterbefragungen zur Arbeitsumgebung durchführen, ergonomische Schulungen anbieten sowie die Möglichkeit, den Arbeitsplatz individuell anzupassen, etwa durch höhenverstellbare Schreibtische oder alternative Sitzgelegenheiten.