Kapitel

Büroplanung
und
Einrichtung

Wirksame Arbeitswelten, die anziehen und begeistern

Jetzt beraten lassen

Erfolgreiche Büros planen

Ein gut gestaltetes Büro ist nicht einfach nur schön anzusehen, sondern wirkt an unterschiedlichen Enden als Katalysator für Ihren unternehmerischen Erfolg:

  • Es unterstützt die Arbeitsabläufe und Tätigkeiten Ihrer Mitarbeitenden
  • Es stärkt die Bindung Ihrer Belegschaft zum Unternehmen
  • Es repräsentiert Ihre Marke nach innen und außen
  • Es senkt Ihre laufenden Kosten durch effiziente Flächennutzung
  • Es fördert Agilität und moderne Arbeitsweisen in Ihrem Unternehmen
Die richtige Planung ist bei der Büroeinrichtung der entscheidende Faktor. Je frühzeitiger Sie damit beginnen und je ganzheitlicher Sie dabei denken, umso wirksamer wird Ihre Arbeitswelt am Ende strahlen. Hier erfahren Sie, worauf es dabei wirklich ankommt. Wir sind Ihr Experte für ganzheitliche Büroplanung aus einer Hand.
Gut geplantes Büro bei PIABO
Beispiel für Büroplanung mit Designermarken

Alles aus einer Hand

Unsere Planer:innen beherrschen das größte Produktportfolio Deutschlands im Bereich „New Office“ und haben nicht nur über 150 Marken zur Auswahl, sondern wissen auch ganz genau, wie man diese richtig einsetzt. Wir bieten Ihnen Beratung, Planung und Einrichtung aus einer Hand und schaffen somit nicht nur eine umfassende Grundlage für die Gestaltung Ihrer Arbeitswelt, sondern können diese auch umsetzen.

Was ist Büroplanung?

Die Büroplanung ist eine unverzichtbare Grundlage zur Gestaltung und Einrichtung von Arbeitswelten. Sie definiert sowohl die spätere Funktionalität als auch die Ästhetik der Räume. Die Planung von Büroräumen kann in 2D oder 3D dokumentiert werden und wird üblicherweise begleitet von einem Farb-, Material- und Produktkonzept.

Unser besonderes Augenmaß bei der Büroplanung sowie der darauffolgenden Einrichtung liegt stets darauf, die vier Dimensionen Marke, Wohlbefinden, Wirtschaftlichkeit und Produktivität entlang Ihrer individuellen Bedarfe und Herausforderungen in einen harmonischen Einklang zu bringen.

Übersicht verschiedener Beispiele für gelungene Büroplanung
Referenzprojekt Elystan
Referenzprojekt Navarra.is
Referenzprojekt Sparkasse Singen
Referenzprojekt Agentur Avantgarde
Referenzprojekt Piabo PR
Referenzprojekt apoBank
Rathaus Löffingen

Wann wird Büroplanung notwendig?

Was bewegt Unternehmen, ihre Arbeitswelt neu zu denken und neue Büro-Ideen umzusetzen? Wenn Sie sich noch nicht sicher sind, ob eine Neukonzeption Ihrer Flächen wirklich notwendig ist, dann finden Sie hier die häufigsten Anlässe für Büroplanung – denn diese sind fast ebenso vielfältig wie die individuellen Zielbilder.

Trifft einer oder mehrere der folgenden Punkte auf Ihr Unternehmen zu? Dann sollten Sie mindestens eine graduelle Anpassung Ihrer Arbeitsumgebung vornehmen.

Unternehmensumzug - ein häufiger Anlass für Büroplanung

Umzug

Der offensichtlichste Grund: Bei einem Umzug in ein neues Gebäude ist die Neu-Planung eigentlich unumgänglich. Auch wenn Sie bestehendes Mobiliar behalten, muss dieses auf der neuen Fläche sinnvoll angeordnet werden – schließlich wollen Sie Ihre Bürofläche effizient nutzen.

Strukturiert sich ein Unternehmen neu, ist eine Anpassung der Büroplanung meist sinnvoll

Strukturelle Veränderungen

Mit Ihrer Organisationsstruktur verändern sich auch Arbeitsabläufe und Anforderungen Ihrer Mitarbeitenden. Eine auf die neuen Gegebenheiten angepasste Büroplanung unterstützt eine reibungsfreie Transformation.

Unternehmenswachstum schafft Bedarf für Büroplanung

Wachstum oder Verkleinerung

Wächst Ihre Mitarbeitendenzahl bei gleichbleibender Fläche, so gilt es diese effizienter zu nutzen. Schrumpft Ihre Mitarbeitendenzahl, so bietet sich Ihnen die Chance, die freiwerdende Fläche für bislang unerfüllte Bedarfe einzusetzen.

Hin und wieder ist eine Auffrischung der Bürogestaltung notwendig

Auffrischung

Fühlen Sie und Ihre Mitarbeitenden sich nicht mehr wohl? Wirkt die Einrichtung altbacken oder gefallen Ihnen die Farben im Büro nicht? Dann sollten Sie über eine ästhetische Auffrischung nachdenken.

Neue Zeiten stellen neue Anforderungen an Büroflächen

Neue Anforderungen

Was gestern noch funktionierte, tut das nicht zwingend auch heute. Spätestens seit Corona entwickeln sich Büroflächen zunehmend vom reinen Arbeitsort zur Begegnungsstätte – die Einrichtung sollte das widerspiegeln.

neue Arbeitsweisen erfordern moderne Büroplanung

Neue Arbeitsweisen

Die New Work Bewegung verändert die Art und Weise wie wir arbeiten grundlegend. Moderne Bürokonzepte erkennen das an und schaffen einen Rahmen, in dem diese Entwicklung gedeihen kann.

New Office Guide von designfunktion zur Frage: Wie viel Bürofläche brauche ich wirklich?

Wie viel Bürofläche brauchen Sie wirklich?

In unserem kostenlosen E-Book erfahren Sie, wie Sie durch gezielte Flächenoptimierung nicht nur Mietkosten sparen, sondern gleichzeitig die Qualität Ihrer Arbeitsumgebung verbessern. Kompakt, klar und praxisnah – mit Rechenbeispiel und einem konkreten Fall aus der Praxis.

Büroplanung by designfunktion

Empfangsbereich von NRW.Energy4Climate, Landesgesellschaft für Energie und Klimaschutz, geplant und eingerichtet von designfunktion

NRW.Energy4Climate

Ein Ort für Austausch, Innovation und Engagement.

Mehr erfahren
Gemeinschaftsbereich von Eisen Fischer, geplant und eingerichtet von designfunktion und German Design Award Winner 2025

Eisen-Fischer

Die perfekte Balance aus Design und Funktionalität.

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Patientenzimmer im Kinderzentrum Bethel, geplant und eingerichtet von designfunktion und German Design Award Winner 2025

Kinderzentrum Bethel

Freundliche und empathische Umgebung.

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Was Sie vor der Büroplanung wissen sollten

Ob Sie nun ein kleines Büro einrichten oder viel Platz zur Verfügung haben - bevor es an die konkrete Planung geht, gilt es Ihren Büroeinrichtungs-Bedarf genau zu analysieren. Das war früher in der Tat etwas einfacher: Die Zahl der Arbeitsplätze entsprach der Zahl der Mitarbeitenden, dazu ein paar Meetingräume und eine Teeküche, und los geht’s. Diese Darstellung ist natürlich überspitzt, dennoch nimmt die Bedarfsanalyse bei modernen Bürokonzepten mehr Raum ein und sollte keinesfalls auf die leichte Schulter genommen werden – sonst sitzt Ihr neues Office am Ende nicht wie ein Maßanzug, sondern eher wie das Sakko, das der große Bruder damals bei seiner Konfirmation getragen hat.

Unsere Checklist verrät Ihnen, welche wichtigen Fragen es vor der Büroraumplanung zu beantworten gilt:

Wesentliche
Flächenparameter

Wie viel Fläche steht Ihnen zur Verfügung? Wie ist diese angeordnet und welche baulichen Besonderheiten gilt es zu beachten? Diese essenziellen Fragen stehen ganz zu Beginn.

Anzahl der Basis-
Arbeitsplätze

Die Zahl der benötigten Arbeitsplätze ist nicht zwingend gleich mit der Anzahl Ihrer Mitarbeitenden. Wenn Sie auf Desk Sharing setzen und die Tatsache berücksichtigen, dass sich in der Regel nie die komplette Belegschaft im Büro befindet (Homeoffice, Kund:innentermine, etc.), kommen Sie auch mit weniger Basis-Arbeitsplätzen gut aus.

Bedarf an weiteren
Raumtypen

Moderne Bürokonzepte stellen den Mitarbeitenden meist eine hohe Vielfalt an Raumtypen zur Verfügung. Neben Basis-Arbeitsplätzen und Besprechungsräumen sind das in erster Linie Flächen für Rückzug, Co-Kreation oder Gemeinschaft. Wie viel Sie davon jeweils benötigen und wo, hängt von den Tätigkeitsprofilen Ihrer Mitarbeitenden ab („Activity Based Working“).

Kommunikations-
beziehungen

Abteilungen, die eng zusammenarbeiten, sollten sich auch räumlich nah sein. Gemeinsam mit Ihnen können wir vor der Planung die Kommunikationsbeziehungen und Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen analysieren.

Gute Büroplanung vermittelt eine emotionale Botschaft

Emotionale
Botschaft

Gute Büroausstattung wird nicht nur den rationalen und messbaren Faktoren gerecht, sondern vermittelt auch auf emotionaler Ebene die Identität Ihres Unternehmens. Wir identifizieren mit Ihnen, wofür Ihr Unternehmen steht und wie sich das in die Arbeitsumgebung übersetzen lässt.

 

Sie werden es bereits bemerkt haben: All diese Fragen ganz konkret zu beantworten, ist meist gar nicht so einfach. Deshalb unterstützt Sie unser Workspace Analytics Team bei der strategischen Zielsetzung und der Analyse von Bedarfen, Arbeitsabläufen und Unternehmenskultur. Durch die anschließende Übersetzung in räumliche Parameter schaffen wir die Basis für eine zielführende und effiziente Büroraumplanung.

Expert:innen-Tipp:

Je früher wir die Analyse ansetzen, desto größer ist der Gestaltungsspielraum und desto genauer wird das Ergebnis Ihre individuellen Bedarfe erfüllen. Insbesondere bei einem Neubau können wir gemeinsam noch zielgerichteten Einfluss auf grundlegende Flächenparameter nehmen, wenn bereits ein konkretes Zielbild besteht.

Schritt für Schritt Büroräume planen

Ist Ihr konkreter Bedarf ermittelt, so beginnt die eigentliche Büroraumplanung. Der Planungsprozess gliedert sich traditionell in drei aufeinanderfolgende Einzelschritte auf:

Beispiele für verschiedene Arbeitsschritte der Büro-Flächenplanung

Flächenplanung

Das Ziel der Flächenplanung ist es, alle vorhandenen Flächen Ihres Büros konkreten Funktionen und Raumtypen zuzuordnen. Wo werden die einzelnen Abteilungen und Teams in Ihrem Unternehmen verortet? Welche Räume werden für Besprechungen genutzt, welche als Rückzugsbereich? Für wie viele Personen ist ein Einzelbüro ausgelegt? Bei der Flächenplanung beantworten wir solche grundsätzlichen Fragen und berücksichtigen auch gesetzliche Parameter wie die Bürofläche pro Mitarbeiter. Dabei kommt es vor allem darauf an, die zur Verfügung stehende Fläche effizient zu nutzen und die Laufwege für Mitarbeitende und Gäste kurz zu halten.

Beispiele für verschiedene Arbeitsschritte der Raumplanung

Raumplanung

Bei der Raumplanung gehen wir nun eine Betrachtungsebene tiefer – von der Gesamtfläche hin zum einzelnen Raum. Die grundlegende Funktion dieses Raums und erste Gestaltungsansätze werden hier bereits definiert. Wie sind die Arbeitsplätze im Raum angeordnet? Wie kann ein sinnvolles Licht- und Akustikkonzept aussehen? Wie groß sollte der Konferenztisch sein und wo wird ggf. noch Stauraum benötigt? In der Phase der Raumplanung werden diese Fragen beantwortet.

Renderings und Materialpläne aus der Büro-Einrichtungsplanung

Einrichtungsplanung

Die Einrichtungsplanung stellt den Fokus noch eine Ebene tiefer – hier geht es um die konkrete Büroausstattung, also Möblierung, Produkte und zusätzliche Gestaltungselemente. Aus welchen Drehstühlen und Schreibtischen besteht ein Arbeitsplatz? Wie kann die Marke im Raum repräsentiert werden? Welche Farben werden verwendet und wo gehört noch eine Pflanze hin? Die Einrichtungsplanung verleiht Ihrem Office ein Gesicht.

Schnellere Lösung gefällig?

Die chronologische Abfolge Fläche – Raum – Einrichtung ist der gängige Standard bei der Büroraumplanung. Mit den New-Office-Modulen stellen wir diesen etablierten Planungsprozess auf den Kopf: Die mehr als 600 Planungsmodule sind fertig konfigurierte Produktpakete, die jeden Raumbedarf abdecken – egal ob Basis-Arbeitsplatz, Raum-in-Raum-System, Fokuszone, Lounge-Büro, Co-Kreations- oder Gemeinschaftsfläche. Durch die fertigen Planungsmodule können wir die drei Schritte der Büroplanung in einem einzigen zusammenfassen und in einem Atemzug mit der grundlegenden Flächenplanung Ihren Raum produktspezifisch ausgestalten und eine vollständige Planung in eindrucksvollen 3D-Renderings präsentieren.

Beispiele für schnelle 3D-Büroplanung mit den New Office Modulen
Die New-Office-Module ermöglichen Büroplanung mit eindrucksvollen 3D-Renderings in kürzester Zeit.

Die Vorteile der New-Office-Module

Beschleunigter Planungsprozess

Sie haben es mit dem neuen Office eilig? Durch die Verwendung standardisierter Module wird die zur Büroplanung benötigte Zeit radikal verkürzt.

Volle
Kostentransparenz

Sie sind unsicher hinsichtlich der Kosten, die bei der Neugestaltung Ihres Büros auf Sie zukommen könnten? Dank der New-Office-Module bieten wir Ihnen schon früh im Projekt eine Sicherheit, die Sie sonst nur schwer finden werden.

Eindrucksvolle 3D-Planung

Sie finden es schwierig, aus einem 2D-Raumplan einen guten Eindruck von Ihrem künftigen Büro zu bekommen? Verständlich. Mit den New-Office-Modulen liefern wir Ihnen mit eindrucksvollen 3D-Renderings ein echtes Planungserlebnis schon ab dem ersten Entwurf.

Große
Produktvielfalt

Ihnen kommen nur hochwertige Produkte ins Haus? Die New-Office-Module versammeln die besten Büromöbel von über 40 Herstellern – ausschließlich renommierte Marken wie vitra, USM, Thonet oder bene.

Voll
individualisierbar

Ein einzigartiges Office ist für Sie ein Muss? Unser Team passt die für Sie verwendeten Module im Zuge der Büroplanung an Ihren individuellen Bedarf und Geschmack an.

Authentische
New-Work-Lösung

Ihr Büro soll moderne Arbeitsweisen fördern? Die New-Office-Module wurden auf der Grundlage von Multispace und „Activity Based Working“ entwickelt und schaffen agile Strukturen für Ihr Unternehmen.

Das Büro mit allen Sinnen erfahren

Ein Büro ist eine ganzheitliche Sinneserfahrung. Genau wie ein Wald mehr ist als eine Ansammlung von Bäumen und das Meer mehr als ein Postkartenmotiv, so ist auch ein gut geplantes Office viel mehr als nur eine Ansammlung unterschiedlicher Büromöbel. Es lässt sich sehen, tasten und hören. Deshalb ist der gezielte Einsatz von Licht, Textil, Akustik und Küche für uns untrennbar mit der Büroplanung verbunden und wir verfügen für jeden der Bereiche über eigene Spezialteams, die ihre Expertise für Sie zu einem ganzheitlichen Office-Erlebnis bündeln.

Beispiel für gelungene Lichtplanung beim Kunden PIABO

Erleuchten statt blenden

Die richtige Lichtatmosphäre wirkt geradezu beflügelnd auf die Funktionalität und Ästhetik eines Raumes. Die Bürobeleuchtung ist essenziell für die Lebensqualität und Produktivität in Arbeitswelten. Intelligente Lichtplanung trägt zudem entscheidend zur Nachhaltigkeit bei.

Office zum Anfassen

Die Textilplanung ist mit ausschlaggebend dafür, wie sich ein Office „anfühlt“. Doch Textilien erfüllen auch ganz pragmatische Zwecke: Sie schirmen ab, regulieren die Luftfeuchtigkeit, unterstützen den Brandschutz und teilen Räume in unterschiedliche Zonen auf.

Die richtige Textilplanung schafft ein Büro zum Anfassen
Mit guter Akustikplanung entfalten Bürolandschaften ihre volle Wirkung

Nicht nur Schall und Rauch

Gerade die modernen, offenen Bürolandschaften entfalten erst mit der richtigen Akustikplanung ihre volle Wirkung. Schallschutz im Büro sorgt dafür, dass eindringliches Telefonieren und konzentriertes Nachdenken selbst im Großraumbüro nur wenige Meter voneinander entfernt stattfinden kann – ohne unangenehme Nebeneffekte.

Die Seele Ihres Unternehmens

Die Küche ist oft das Zentrum der Gemeinschaft und maßgebend für den informellen Austausch in einem Unternehmen. Gleichzeitig stellt sie ganz eigene Anforderungen an Grundriss, Licht und Möbel.

Küchenplanung gibt ihrem Büro einen Ort für Gemeinschaft

Expert:innen-Tipp:

Ein optimales Licht- oder Akustikkonzept hat stets einen individuellen Möblierungsplan zur Basis. In Bürogebäuden wird Licht und Akustik jedoch häufig so angelegt, dass es unterschiedlichsten Bedarfen gerecht wird – bevor an die letztendliche Einrichtung überhaupt nur gedacht wird. Das führt dazu, dass individuelle Bedarfe im Ergebnis nicht optimal bedient werden können. Haben Sie entsprechenden Einfluss auf den Bau Ihres Bürogebäudes, so lohnt es sich also, die Büroplanung bereits zu einem frühen Zeitpunkt mit ins Boot Ihres Bauvorhabens zu holen.

Welcher Office-Stil passt zu Ihnen?

Wie sollen Ihre Büroräume nach abgeschlossener Planung einmal aussehen? Bestimmt haben Sie eine grobe Vorstellung davon, was Ihnen gefällt und was nicht – doch die ist häufig gar nicht so einfach in Worte zu fassen. Die folgenden Beispiele aus unseren Projekten sollen Ihnen bei der Stilfindung helfen: Was spricht Sie an? Was wollen Sie auf keinen Fall? So schaffen Sie eine erste Grundlage für den künftigen Look Ihres Büros.

Warm

Büroplanung warm

 

Kühl

Beispiel für Büroplanung in kühlem Stil

 

Technisch

Beispiel für Büroplanung in technischem Stil

 

Natürlich

Beispiel für Büroplanung in natürlichem Stil

Geordnet

Beispiel für Büroplanung in geordnetem Stil

 

Improvisiert

Beispiel für Büroplanung in improvisiertem Stil

 

Geradlinig

Beispiel für Büroplanung in geradlinigem Stil

 

Organisch

Beispiel für Büroplanung in organischem Stil

 

Unser Team stellt sich vor

Büros werden von Menschen gemacht. Bei uns sind das ausschließlich solche mit Erfahrung, Know-how und einer ganzen Menge Leidenschaft. Ein kleiner Teil der über 70 Planer:innen, die über ganz Deutschland hinweg für unsere Kund:innen Arbeitswelten zum Leben erwecken, stellt sich Ihnen hier vor.

Esther Kampmann, designfunktion Hamburg

Was liebst du an der Büroplanung?

Arbeitszeit ist Lebenszeit – und mit durchdachter Bürogestaltung kann ich aktiv die Lebensqualität und das Wohlbefinden von Menschen verbessern.

Was zeichnet ein gutes Büro für dich aus?

Ein gutes Büro ist ein durchdachtes Spiegelbild der gelebten Unternehmenskultur und -Identität. Es spricht alle Sinne an und stellt den Menschen und seine Bedürfnisse in den Mittelpunkt.

Was ist deine persönliche Handschrift?

Mir persönlich liegen moderne, klare Strukturen und die gerade Linie. Deshalb liebe ich die Architektur, Designwelt und die gesamte Ästhetik von Skandinavien.

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Peggy Bergner-1

Peggy Bergner, designfunktion Nürnberg

Wie bist du zur Büroplanung gekommen?

Während meines Architekturstudiums habe ich in der Mensa zufällig drei junge Gründer kennengelernt, die mich fragten, ob ich nicht ihr Büro gestalten möchte – und so kam eines zum anderen.

Was kannst du besonders gut?

Ich gestalte nicht um der Gestaltung willen, sondern schaffe echtes „Identity Design“, also Entwürfe, die eine Geschichte erzählen.

Was ist deine persönliche Handschrift?

Das interessante an meinem Job ist, dass ich für jeden Kunden eine eigene Handschrift, also ein unverwechselbares Design, kreieren kann.

Barbara Kienast, designfunktion Berlin

Was liebst du an der Büroplanung?

Ich liebe es, starke und kraftvolle Orte zu entwickeln, die Menschen emotional abholen.

Was zeichnet ein gutes Büro für dich aus?

Ein gut gestaltetes Büro ist ein Ort, der sich mit deinem Wesen synchronisiert - wie eine gute Matratze, die Nacht für Nacht für einen guten Schlaf sorgt.

Was kannst du besonders gut?

Ich kann gut zuhören. Und Storytelling ist meine Leidenschaft.

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Carolin Schläppi-2

Carolin Schläppi, designfunktion Singen

Was liebst du an der Büroplanung?

Ich liebe es, aus eingestaubten Büros frische, effiziente und freundliche Arbeitswelten zu machen.

Was zeichnet ein gutes Büro für dich aus?

Ein gutes Büro bezieht viele Faktoren mit ein. Die Kunst liegt darin, einen gesunden Mix aus den jeweiligen Bedürfnissen zu finden und umzusetzen.

Dein Tipp für angehende Büroplaner:innen?

Wer aufmerksam zuhört und Spaß am Gestalten hat, ist bei uns herzlich willkommen.

We are office

Profitieren Sie von mehr als 40 Jahren Branchen-Erfahrung.

Als Deutschlands führendes Unternehmen für Beratung, Planung und Einrichtung moderner Arbeits- und Wohnwelten unterstützen wir Sie ganzheitlich und abgestimmt auf Ihren individuellen Bedarf. Möblierung, Textilien, Licht und Akustik bilden in unseren Raumkonzepten deshalb stets eine harmonische Einheit. Dabei greifen wir auf ein Portfolio von über 150 der weltweit besten Marken zurück.

Mit mehr als 18 Standorten in Deutschland garantieren wir zudem eine persönliche Beratung auch in Ihrer Nähe.

Namhafte Unternehmen jeder Branche vertrauen bereits auf designfunktion:

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