Kleine Büros einrichten: So verwandeln Sie kompakte Räume in großartige Arbeitsplätze

Kleiner Raum, große Wirkung: Wenn diese Beschreibung auf ein Büro zutrifft, dann ist es das Oval Office. Denn das wohl berühmteste Büro der Welt ist mit knapp 50 Quadratmetern Fläche wesentlich kleiner als viele Menschen denken. Immerhin arbeiten hier mit den US-Präsidenten die mächtigsten Politiker der Welt. Aber Größe ist eben nicht alles. Selbst Büros, die repräsentativen Charakter haben, können daher durchaus kompakt sein. Ihrem Unternehmen steht gerade nicht das Weiße Haus oder ein vergleichbarer Präsidentenpalast zur Verfügung? Kein Problem! Mit unserem Ratgeber verwandeln Sie kleine Büros in Räume, in denen Großes entstehen kann.

Wieviel Fläche sollte ein Büro haben?

Hier gibt es keine Standardlösungen. Schließlich entscheiden viele Faktoren über die Bürofläche, die Ihnen zur Verfügung steht. Der Grundriss des Gebäudes spielt ebenso eine Rolle, wie die Anforderungen an den Arbeitsplatz oder gesetzliche Vorschriften. Letztere besagen: Jeder Mitarbeitende muss mindestens acht Quadratmeter für seinen Arbeitsplatz zur Verfügung haben. Dabei muss die unverstellte Fläche im Büro garantieren, dass sich Ihr Team bei der Arbeit ungehindert bewegen kann. Geregelt sind diese Vorgaben in der Arbeitsstättenverordnung. Büros, die lediglich die gesetzliche Mindestanforderung erfüllen, wirken in der Regel allerdings sehr beengt und sind wenig ansprechend.

Welche Nachteile haben kleine Büros?

Wenn Sie nur wenige Quadratmeter zur Verfügung haben, sind Sie bei der Einrichtung und Gestaltung der Büros eingeschränkt. Größere Büromöbel wie Aktenschränke oder ausladende Schreibtische passen dann eventuell gar nicht in das Büro. Kleine Büros sind gerade für wachstumsstarke Unternehmen ein Problem. Denn wenn Sie neue Mitarbeitende einstellen, benötigen diese natürlich einen Platz zum Arbeiten. Ihr Unternehmen muss sich dann womöglich bald nach einer neuen Büroimmobilie umsehen.

Welche Vorteile haben kleine Büros?

Wer unendlich viele Ressourcen zur Verfügung hat, neigt dazu, sich darauf auszuruhen. Knappheit hingegen verlangt nach cleveren Ideen, Kreativität und Effizienz – Eigenschaften also, die für Unternehmen wichtige Erfolgsfaktoren darstellen. Kleine Büroräume können so dazu beitragen, dass Sie die Komfortzone verlassen und erfinderisch werden. Vielleicht stoßen Sie so auf intelligente Lösungen, die nicht nur das Maximum aus dem vorhandenen Raum herausholen, sondern auch das volle Potenzial der Beschäftigten. Ganz nebenbei schonen Sie die Finanzen des Unternehmens. Denn das Anmieten kleiner Büroräume ist meist wesentlich günstiger. So sparen Sie Geld, das Sie in Ihr Kerngeschäft investieren können.  Doch Vorsicht: Die Büros müssen immer noch ansprechend sein und ein angenehmes Arbeiten ermöglichen. Für kleine Büros gilt also die Faustregel: „So wenig wie möglich, so viel wie nötig.“ 

Kleine Büros: Die Planung macht den Unterschied

In großen Büros haben Sie jede Menge Platz für Büromöbel, Trennwände oder aufwendige Dekorationen. Hier existiert im wahrsten Sinne des Wortes mehr Freiraum, den Sie auf vielfältige Weise füllen können. Bei kleinen Büros müssen Sie von Beginn an wesentlich exakter planen. Entsprechend wichtig ist eine durchdachte Büroplanung, die die geringen Raummaße berücksichtigt. Diese Planung erspart Ihnen später jede Menge Frust und trägt dazu bei, dass Ihr Team den vorhandenen Raum optimal nutzt. Leichter gesagt als getan? Bestimmt. Deshalb stellen wir Ihnen nun einige Tipps für die Einrichtung kleiner Büros vor:

• Konzentration auf das Wesentliche: „Perfektion ist nicht dann erreicht, wenn man nichts mehr hinzufügen, sondern wenn man nichts mehr weglassen kann.“ Diesen Tipp des Autos Antoine de Saint-Exupéry geben wir gerne weiter. Betrachten Sie kleine Büroflächen als Chance, unnötigen Ballast loszuwerden. Setzen Sie auf einen minimalistischen Einrichtungsstil, klare Linien und einfache, aber hochwertige Büromöbel. So verwandeln Sie auch kleine Büros in ein Statement.
  
  
• Bedarfe kennen: Wer arbeitet in dem Büro? Welche Aufgaben haben die Beschäftigten und welche Möbeln, Tools oder Technologien benötigen sie? Erst wenn Sie die Anforderungen Ihres Teams genau kennen, können Sie die Bürofläche wirklich effizient nutzen. Bedenken Sie auch, dass ein Teil des Teams vielleicht häufig remote arbeitet, während andere vielleicht Kundenmeetings im Office haben oder im Team kreativ sein müssen. Entwickeln Sie dann passende Raumoptionen, die den Bedarfen Ihrer Mitarbeitenden gerecht werden. 
  
  
• Clevere Stauraumlösungen: Die beste Stauraumlösung ist kein Schrank und auch keine Schublade. Sie befindet sich in der Cloud oder auf dem Desktop. Denn durch die Digitalisierung können Sie gerade in kleinen Büros weitestgehend auf klassische Stauraumlösungen verzichten und Dokumente oder andere Unterlagen digital ablegen. Ein weiterer Vorteil: In der Cloud haben Sie alle Informationen immer zur Hand - auch unterwegs.
  
  
• Politik der offenen Tür: Transparenz und ein direkter Austausch ist in vielen Unternehmen gewünscht. Offene Bürotüren vergrößern aber auch den Raum und verhindern, dass Ihr Team sich eingeengt fühlt.
  
  
• Ordnung halten: Ein aufgeräumter Schreibtisch kann die Effizienz Ihres Teams steigern und sorgt für eine angenehme Atmosphäre. Ordentliche Büros wirken zudem größer. Denken Sie auch an Details wie Kabelkanäle, die typische Stolperfallen beseitigen und unschönen Kabelsalat in ordentliche Bahnen lenken.
  
  
• Desk-Sharing: Ein Teil Ihres Teams arbeitet gerne remote, ist im Homeoffice oder oft auf Kundenterminen außer Haus? Desk-Sharing ist ein tolles Konzept für kleine Büroräume. Dabei nutzen mehrere Mitarbeitende im Wechsel den gleichen Arbeitsplatz. Über ein Booking- oder Ticket-System wird der gewünschte Schreibtisch reserviert und es kommt zu keinen Überschneidungen. Auf diese Weise können Sie jede Menge Bürofläche einsparen und so weitere Raumoptionen zur Verfügung stellen, die den Bedarfen Ihrer Mitarbeitenden gerecht werden. 
  
  
• Multifunktionale Möbel und Geräte: Drucker, Faxgeräte und Kopierer sind häufig alles andere als kompakt. Verwenden Sie daher lieber Geräte, die all diese Funktionen in einem Modell vereinen. Mithilfe digitaler Tools können Sie auf einige dieser Geräte eventuell sogar ganz verzichten. Auch ausziehbare Schreibtische oder einklappbare Bürostühle können für zusätzliche Freiflächen im Büro sorgen. Multifunktionale Flächen wie Meetingräume, die sich unkompliziert in Workshopzonen verwandeln lassen, sind ebenfalls eine hervorragende Lösung.
  
  
• Licht und Farbe: Helle Farben lassen kleine Räume weitläufiger wirken. Das gleiche gilt für eine gute Beleuchtung mit Tageslicht. Vor allem in Kombination mit einem Spiegel an der Wand kann ein kompaktes Büro so eine wesentlich geräumigere und luftigere Atmosphäre erhalten.

Kleine Büros: Welche Einrichtungsfehler sollten vermieden werden?

Wenn kleine Büroräume beengt wirken, ist das nicht nur unangenehm, sondern vor allem überflüssig. Denn indem sie einige wenige Fehler vermeiden, bringen Sie kleine Büros groß raus. Ein typisches Beispiel ist die Auswahl der Büromöbel. Chefsessel, neben denen so mancher Königsthron verblasst, und wuchtige Schreibtische sind beliebte Statussymbole. In kleinen Büros wirken sie aber eher unfreiwillig komisch und lassen den Raum noch kleiner wirken, als er eh schon ist. Auch große Gemälde oder Büropflanzen haben diesen Effekt. Hier ist weniger mal wieder mehr. Ein weiterer Fehler bei der Einrichtung kompakter Büros ist die Wahl des Bodenbelags. Schwere Teppiche sind vielleicht gemütlich oder machen optisch etwas her – sie kommen aber nur in großen Büros zur Geltung. Unser Tipp: Diagonal verlegte Fliesen oder Holzfußböden strecken den Raum optisch und bringen die vorhandene Fläche besser zur Geltung.

Eignen sich kleine Büros für New Work?

New Work, Modern Work oder Hybrid Work – Begriffe, die unsere zunehmend digitalisierte Arbeitswelt umschreiben. Neben Konzernen oder Agenturen verstehen auch immer mehr klassische Mittelständler, welche Vorteile diese neue Arbeitskultur mit sich bringt. Einer dieser Vorteile ist die Erweiterung des Büros um das digitale Office. Meetings können online abgehalten, Aufgaben remote erledigt und die Kunden per Videochat beraten werden. Das bedeutet: All diese Aktivitäten müssen nicht mehr im eigenen Büro stattfinden. New Work als Arbeitsmodell eignet sich also hervorragend für Unternehmen, die nur eine kleine Bürofläche zur Verfügung haben. Um ehrlich zu sein: Sie haben auch gar keine andere Wahl, denn gerade junge Talente erwarten ganz einfach, dass Sie mit diesen Konzepten vertraut sind. Betrachten Sie das als Ansporn und mieten Sie kleinere Büroflächen an, die Sie dafür umso ansprechender gestalten! 

Sie wollen Ihr kleines Büro groß rausbringen?

Bei designfunktion sind wir überzeugt: Raum wirkt! Und das völlig unabhängig von der Größe der vorhandenen Bürofläche. Gerne zeigen wir auch Ihnen, wie Sie das Maximum aus Ihrem kleinen Büro herausholen und begleiten Sie mit kreativen und cleveren Einrichtungsideen – vom ersten Konzept über die Auswahl der Möbel bis hin zur Realisierung des Lichtkonzepts. Nutzen Sie unsere Beratung und genießen Sie damit auch die unbestreitbaren Vorteile kleiner Büros!