WORKPLACE MANAGEMENT

Wer seinen Job bestmöglich meistern möchte, braucht das richtige Werkzeug. Das gilt auch für die Arbeit im Büro. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen deshalb das Workplace Management-Konzept vor, mit dem Sie Ihrem Team eine optimale Arbeitsumgebung schaffen. Das Ziel: effizientere Prozesse, eine höhere Produktivität und zufriedenere Mitarbeitende.

Was ist Workplace Management?

Workplace Management ist ein Konzept zur Arbeitsplatzoptimierung. Richtig verstanden und angewendet, sorgt es für schlankere Prozesse, bessere Ergebnisse und weniger Fluktuation. Leider wird Workplace Management häufig als Modell für eine intelligente Raumaufteilung oder den Einsatz von Kollaborations-Tools missverstanden. Und ja: Diese Aspekte sind durchaus Teil des Workplace Managements. Aber eben nicht allein. Workplace Management wie wir es verstehen, nimmt das Büro als Arbeitsplatz ganzheitlich in den Blick. Wir beschränken das Konzept also nicht auf eine bestimmte Einrichtungslösung oder Technologie, sondern verknüpfen verschiedene Elemente, die erst in Kombination eine optimale Arbeitsumgebung ergeben.

Welche Unternehmen profitieren vom Workplace Management?

„Das haben wir schon immer so gemacht.“ Sicher kennen auch Sie diesen Satz. Meist steckt dahinter keine Faulheit. Oft gibt es einen guten Grund, weshalb Abläufe beibehalten werden. Problematisch wird es erst, wenn der berühmte Tunnelblick und eingefahrene Prozesse Veränderungen verhindern und Probleme nicht mehr wahrgenommen werden. Denn mal ehrlich: Kennen Sie Arbeitsplätze, die nicht mehr verbessert werden können? Irgendeine Stellschraube lässt sich immer drehen und manchmal fühlt sich die Arbeit im Büro eher wie ein täglicher Hürdenlauf an, der Ihr Team aufhält und am Erreichen des Ziels hindert. Workplace Management baut diese Hürden ab und sorgt dafür, dass Mitarbeitende Ziele schneller und mit weniger Aufwand erreicht. Zugleich schafft das Konzept eine Arbeitsumgebung, die Ihr Team inspiriert und empowert. All das zahlt dann auch auf Ihre Arbeitgebermarke ein. Workplace Management ist daher für Unternehmen jeder Größe und Branche interessant.

Was beinhaltet ein Workplace Management-Konzept?

Workplace Management vereint Raumgestaltung, Büroeinrichtung, Technologien und Arbeitsmodelle mit der gelebten Unternehmenskultur. Das Ergebnis ist dann mehr als die Summe seiner Teile und hebt die Arbeitsplatzgestaltung auf ein neues Level. Für ein besseres Verständnis des Workplace Managements nehmen wir seine Teilaspekte daher nun einmal detailliert in den Blick.

Bürofläche und Raumaufteilung im Workplace Management

Falls Sie nicht gerade an einem neuen Bürogebäude bauen, ist die Bürofläche meist mehr oder weniger vorgegeben. Sie müssen also mit der Fläche arbeiten, die Sie haben und das Beste daraus machen. Eine große Bürofläche ist dabei nicht unbedingt automatisch besser. Im Gegenteil: Oft verleitet sie Unternehmen dazu, Platz zu verschwenden. Lange Laufwege, ein kaum vorhandener Austausch zwischen den einzelnen Abteilungen, Leerstände und hohe Kosten durch die Büromiete sind die Folge. Ziel muss es sein, dass Sie die Bürofläche effizient und intelligent nutzen. In kompakten Büros ist das einfacher, da Sie die vorhandene Fläche kreativ planen und genau darüber nachdenken müssen, wie die Räume aufgeteilt und eingerichtet werden sollen.

Kurz und kompakt: Tipps für das Workplace Management

• Erstellen Sie einen detaillierten Plan der Bürofläche und wie diese aufgeteilt werden soll. Binden Sie Ihr Team ein und erfragen Sie die Bedarfe Ihrer Mitarbeitenden.
• Kombinieren Sie nach dem Vorbild des Multi Space Büros verschiedene Arbeitsbereiche, etwa für die konzentrierte Fokusarbeit, Teamwork oder die informelle Kommunikation.
• Achten Sie aber darauf, dass die Flächen und Räume sinnvoll belegt sind. So sollte eine Fokuszone nicht neben dem belebten Lounge-Bereich mit dem Kickertisch liegen und Teams, die eng zusammenarbeiten, sollten keinen Marathon laufen müssen, um sich für einen persönlichen Austausch zu treffen.

Workplace Management und moderne Arbeitsmodelle

In der heutigen Arbeitswelt sind Büros so gut wie nie voll besetzt. Meist ist ein Teil des Teams auf Reisen, arbeitet aus dem Homeoffice oder remote. Entscheidend ist also nicht nur wo wir arbeiten, sondern auch wie. Die Büroumgebung muss daher so gestaltet werden, dass sie den wechselnden Bedürfnissen von Mitarbeitenden entspricht, die zwischen Remote-Arbeit und Büroarbeit wechseln. Das kann bedeuten, dass mehr kollaborative Räume, weniger feste Arbeitsplätze und mehr Reservierungsoptionen für Arbeitsbereiche erforderlich sind. Konsequent umgesetzt, sind moderne Arbeitsmodelle wie Hybrid Work, Desk-Sharing oder Remote Leadership also enorm hilfreich, wenn Sie die Effizienz der Arbeitsabläufe und Prozesse steigern möchten. Als Führungskraft müssen Sie Ihren Mitarbeitenden allerdings eine gewisse Autonomie gewähren. Weniger Kontrolle und mehr Vertrauen lautet die Devise eines erfolgreichen Workplace Managements.

Kurz und kompakt: Tipps für das Workplace Management

• Implementieren Sie moderne Arbeitskonzepte wie Hybrid Work nie halbherzig, sondern stehen Sie hinter dieser Entscheidung und setzen Sie diese konsequent in die Praxis um.
• Lassen Sie Ihrem Team alle Freiheiten, die es für die bestmögliche Erledigung seiner Aufgaben braucht und geben Sie einen Vertrauensvorschuss.
• Kombinieren Sie Remote Work mit Führungskonzepten wie Remote Leadership, damit die modernen Arbeitsmodelle über alle Hierarchieebenen hinweg funktionieren.

Technologien für das Workplace Management

Die Art, wie Sie arbeiten, hat natürlich Auswirkungen auf die Technologien, die Sie nutzen. Hybrid Work funktioniert nicht, wenn Ihr Team keine mobilen Devices hat oder im Homeoffice am Computer mit Windows 7 arbeiten muss. Investieren Sie daher in eine moderne IT-Infrastruktur mit Kollaboration-Tools, Cloud-Lösungen und sicheren Remote-Zugriffslösungen. Ebenfalls nützlich sind Projektmanagement-Tools wie Asana, Trello oder Jira. Büroräume und Raum-in-Raum-Lösungen sollten zudem mit smarten Whiteboards, Videokonferenzsystemen und Buchungs-Tools ausgestattet sein, die die Zusammenarbeit zwischen vor Ort und remote arbeitenden Teams erleichtern.

Kurz und kompakt: Tipps für das Workplace Management

• Bieten Sie Ihrem Team eine moderne IT-Infrastruktur mit genau den Tools, die es für seine Aufgaben braucht.
• Statten Sie die Büroräume mit smarten Tools aus, auf die die Mitarbeitenden bei Bedarf Zugriff haben – etwa im Meetingraum für eine Videokonferenz mit Kunden.
• Datenschutz und Compliance sind wichtige Themen, die Sie durch eine moderne IT-Security in den Blick nehmen. Das ist gerade dann wichtig, wenn Ihr Team von verschiedenen Standorten aus arbeitet und auf sensible Daten zugreift.

Büroeinrichtung im Workplace Management

Wie gesagt: Das übergeordnete Ziel des Workplace Managements ist das Schaffen optimaler Arbeitsbedingungen. Damit das gelingt, muss die Büroeinrichtung alle vorangegangenen Teilaspekte sinnvoll verbinden und unterstützen. Die Raumaufteilung zum Beispiel kann mit Trennwänden und Akustikpanelen effizienter gestaltet werden. Moderne Arbeitsmodelle mit flexiblen Arbeitsbereichen wiederrum benötigen modulare Möbel oder Raum-in-Raum-Systeme und natürlich ist die Büroeinrichtung immer mit der IT-Infrastruktur verknüpft.

Büromöbel sind die Basis des Workplace Managements

Gute Büromöbel vereinen stets Form und Funktion. Ergonomische Büromöbel wie höhenverstellbare Schreibtische unterstützen ein gesundes Arbeiten und steigern zugleich die Produktivität. Gerade in offenen Räumen oder Großraumbüros kann die Anordnung der Möbel die Kommunikation im Team fördern. Beispiele sind einladende Coworking-Spaces oder Lounge-Bereiche mit gemütlichen Sofas und anderen Sitzgelegenheiten. Wer nur wenig Platz zur Verfügung hat, sollte auf modulare und flexibel nutzbare Büromöbel setzen, die agile Arbeitsmethoden unterstützen. Und: Auch die Ästhetik der Büromöbel ist Teil des Workplace Managements. Ein ansprechend eingerichtetes Büro steigert die Identifikation mit Ihrem Unternehmen und zahlt auf Ihre Arbeitgebermarke ein. Vielleicht berichten Ihr Mitarbeitenden ja Freunden und Bekannten stolz von den attraktiv eingerichteten Büros und wie gerne sie zur Arbeit kommen. Ihr Team wird so zu einem Multiplikator und neue Bewerber werden ebenfalls von Ihren Räumlichkeiten beeindruckt sein.

Kurz und kompakt: Tipps für das Workplace Management

• Verwenden Sie modulare Möbel und bewegliche Trennwände, um den Raum nach Bedarf umzugestalten.
• Büromöbel tragen zur Ästhetik und Atmosphäre des Arbeitsplatzes bei und spiegeln die Kultur und Werte eines Unternehmens wider. Sie können potenzielle Mitarbeitende begeistern und zur Markenidentität beitragen.
• Hochwertige Büromöbel fördern ein gesundes Arbeiten und steigern zugleich ein produktives, effizientes Arbeiten.

Workplace Management: ein Beispiel aus der Praxis

Der Gütersloher Bauverlag ist der größte deutschsprachige Anbieter von Fachpublikationen für Architekten und die Baubranche. Das Unternehmen weiß also, welche Wirkung Raum hat - besonders im Büro. Durch die Zusammenarbeit mit dem Bielefelder designfunktion-Expertenteam wollte der Bauverlag die beiden vorhandenen Bürogebäude in eine Arbeitsumgebung verwandeln, die sich flexibel an den Bedürfnissen der Mitarbeitenden orientiert. Wir haben deshalb neben unterschiedlichen Kommunikationsflächen auch Rückzugsbereiche geschaffen und die bisherigen Einzelbüros in eine freie Fläche übertragen, die sich trotz dieser Offenheit durch eine angenehme Akustik auszeichnet. Das Ergebnis sind Büros, die optimal angeordnet sind, über eine durchdachte, ansprechende Einrichtung verfügen und dem Team perfekte Arbeitsbedingungen bietet.

Workplace Management gewinnt an Bedeutung

Unternehmen suchen ständig nach Wegen, wie die eigenen Produkte und Leistungen verbessert und der Wettbewerb überholt werden kann. Doch nur wenige Unternehmen beschäftigen sich mit der Arbeitsumgebung, in der diese Produkte und Leistungen entstehen. Dabei sind moderne, gut ausgestattete und clever eingerichtete Büros wohl der wichtigste Erfolgsfaktor. Unternehmen, die das erkannt haben und für sich zu nutzen wissen, haben dann automatisch einen Vorteil im Wettbewerb – um Kund:innen und Bewerber:innen gleichermaßen. Wir begleiten Sie gerne auf diesen Weg und zeigen Ihnen, wie Sie das Workplace Management ganzheitlich verstehen und umsetzen.