BÜROFLÄCHE EFFIZIENT NUTZEN: SO SENKEN SIE DIE KOSTEN UND STEIGERN DIE PRODUKTIVITÄT IM OFFICE

Effiziente Flächennutzung im Büro heißt dabei nicht, dass Ihr Team in Legebatterie-artigen Verschlägen arbeiten muss oder Sie Büromöbel aus Sperrholz kaufen sollen. Effizienz wie wir sie meinen, bedeutet eine intelligente und smarte Nutzung des Raums, die eine produktive, angenehme und motivierende Arbeitsatmosphäre fördert. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen deshalb einige Ideen für effiziente Büros vor. 

Bürofläche: Was bedeutet Effizienz?

Sportler wollen effizient trainieren, Unternehmen effizient wirtschaften und Politiker die Regierungsgeschäfte effizienter gestalten. Was Effizienz wirklich bedeutet, wird aber häufig missverstanden. Zu Beginn wollen wir daher einmal genauer definieren, was Effizienz bedeutet:

Effizienz beschreibt das Verhältnis zwischen den eingesetzten Mitteln (Ressourcen) und dem erreichten Nutzen (Erfolg). Effizienz kann daher auch als Wirtschaftlichkeit verstanden werden.¹

Effizienz bedeutet also, dass Sie oder Ihr Unternehmen keine Ressourcen verschwenden, sondern diese optimal einsetzen. Effizienz wird übrigens gerne mit Effektivität verwechselt. Effektivität sagt aber nichts über die Wirtschaftlichkeit aus, sondern nur, wie wirksam eine bestimmte Maßnahme ist. Für diesen Beitrag bleiben wir bei der Effizienz und wie sich diese bei der Planung, Gestaltung und Einrichtung von Büros erreichen lässt.  

Warum sollte Bürofläche effizient genutzt werden?

Bürofläche ist teuer. Das bekommen nicht nur Gründer und Startups zu spüren. Auch etablierte mittelständische Betriebe und Konzerne müssen monatlich hohe Summen für die Büromiete aufwenden. Geld, dass an anderer Stelle fehlt oder nicht in neue Projekte und das künftige Wachstum investiert werden kann. Egal, wie groß Ihr Unternehmen ist, wieviele Mitarbeitende Sie beschäftigen und in welcher Gemeinde Sie Gewerbesteuer bezahlen: Die effiziente Nutzung der Bürofläche ist immer eine gute Idee! 

Sind kleine Büros besonders effizient?

Einige Unternehmen versuchen Kosten einzusparen, indem sie versuchen, die Bürofläche pro Mitarbeiter so gering wie möglich zu halten. Das ist allerdings keine gute Idee. Denn Teams, die in winzigen Büros zusammengepfercht werden, arbeiten weniger produktiv, sind häufiger krank und haben eine geringere Bindung an das Unternehmen. Ein besonders enges Büro ist daher nicht effizient, sondern kann Ihrem Unternehmen mittelfristig sogar finanziell eher schaden. Von der schlechten Bewertung Ihrer Arbeitgebermarke ganz zu schweigen.  

Müssen Büros eine bestimmte Größe haben?

Damit die falsch verstandene Einsparwut einiger Unternehmen nicht die körperliche und seelische Gesundheit der Mitarbeitenden belastet, hat der Gesetzgeber zudem festgelegt, dass Arbeitsplätze eine bestimmte Mindestfläche haben müssen. Diese beträgt in Büros acht Quadratmeter für jeden Mitarbeitenden. Das Thema ist aber weitaus komplexer, deshalb gehen wir in unserem Beitrag „Bürofläche pro Mitarbeitendem“ genauer darauf ein. 

Sind große Büros effizienter?

Sind also im Umkehrschluss großzügige Büroflächen effizienter als kleine Büros? Auch hier müssen wir Sie enttäuschen. Natürlich können Sie jedem Mitarbeitenden eine eigene Etage gönnen, in der er ganz allein seiner Arbeit nachgeht. Sie können auch Ihre Kunden mit Lounge-Bereichen beeindrucken, neben denen selbst die Lobbys einiger Luxus-Hotels verblassen. Effizient ist das aber nicht, sondern eher verschwenderisch. Sie sehen: Effizienz hängt erst einmal nicht direkt an der Größe der Bürofläche.  

Wann wird ein Büro effizient genutzt?

Ihr Büro ist mehr als eine Fläche mit Wänden, Beleuchtung und Büromöbeln. Es hat eine Aufgabe – und zwar, die Rahmenbedingungen für die Arbeit Ihres Teams zu schaffen. Wenn es diese Aufgabe optimal erfüllt, wird es effizient genutzt. Dazu muss das Büro natürlich seine Aufgabe genau kennen. Überlegen Sie also: Wer wird in den Büros arbeiten? Welche Jobs und Tätigkeiten sollen in den Büros erledigt werden und welchen Zweck haben die Büros für das Unternehmen im Speziellen? Erst wenn Sie Antworten auf diese Fragen haben, wird Ihr Büro zu einem Ort, an dem erfolgreich und gerne gearbeitet wird. Ineffiziente Büros (oder Teilflächen eines Büros) erkennen Sie übrigens ganz leicht daran, dass diese nicht oder nur widerstrebend genutzt werden. 

Wie wird Bürofläche effizient genutzt?

Material, Personal und auch die Bürofläche sind Ressourcen, die in Unternehmen effizient eigesetzt werden sollten. So verschieden die einzelnen Unternehmen sind, so unterschiedlich sind auch die Wege, wie eine effiziente Büroflächennutzung erreicht werden kann. Es gibt allerdings einige wertvolle Ideen und Tipps, die branchenübergreifend und unabhängig von der Größe des Unternehmens sowie der vorhandenen Bürofläche berücksichtigt werden können.

• Bieten Sie Freiräume: In der modernen Arbeitswelt wollen wir alle agil sein. Warum nicht auch Ihr Büro? Bieten Sie Ihren Mitarbeitenden verschiedene Raumoptionen, die perfekt auf die jeweilige Bedarfe und Tätigkeitsprofile in Ihrem Unternehmen zugeschnitten sind. Beispiele sind Raum-in-Raum-Systeme für konzentriertes Arbeiten oder kreative Meetings.  
  
  
• Bleiben Sie flexibel: Neue Arbeitsweisen und Team-Konstellationen sind Beispiele für Veränderungen, die sich auch in der Nutzung Ihrer Büros widerspiegeln sollten. Konzepte wie das reversible Büro sind daher ideal für eine effiziente Flächennutzung im Office und ermöglichen Veränderungen, die schnell und kostengünstig umgesetzt werden können.  
  
  
• Verschwenden Sie keinen Platz: Klingt simpel, ist es aber nicht. Gerade große Büros verführen dazu, mehr Büromöbel oder Deko-Artikel unterzubringen, als es nötig ist. Weniger ist auch hier mehr. Unser Tipp: Setzen Sie auf Hybrid Work-Konzepte und Desk-Sharing. So entsteht jede Menge Freifläche, die Sie sinnvoll nutzen können. Eventuell können Sie sogar ganze Räume und damit auch die Miete einsparen. Und: Prüfen Sie, ob der riesige Aktenschrank wirklich sein muss, oder die Dokumente nicht auch digitalisiert werden könnten. In der Cloud sind wichtige Daten immer griffbereit, die Suche dauert nicht so lange, und sicherer ist das Ganze meist auch noch.
  
  
• Schaffen Sie Übersicht: Chaos ist ein Zeitfresser, und Zeit ist bekanntlich Geld. Effiziente Büronutzung bedeutet also auch, dass sich jeder Mitarbeitende sofort zurechtfindet und weiß, welche Räume und Arbeitsplätze aktuell belegt werden können.
  
  
• Werden Sie nachhaltiger: Eingangs haben wir erklärt, dass Effizienz das Gegenteil von Ressourcenverschwendung ist. Dies betrifft natürlich auch den Stromverbrauch. Büros, die durchdacht geplant sind und über ein cleveres Lichtkonzept verfügen, verbrauchen wesentlich weniger Energie. Das macht sich dann auch in der Bilanz bemerkbar.

Effizienz hat viel mit Kreativität zu tun. Eine effiziente Büroplanung und -einrichtung ist zudem immer ein Prozess, der nie wirklich abgeschlossen ist. Binden Sie Ihr Team in diesen Prozess ein und genießen Sie die zahlreichen Vorteile einer effizienten Büroflächennutzung, wie geringere Kosten, schlankere Prozesse und natürlich zufriedenere Mitarbeitende. 

Effiziente Flächennutzung im Büro: Wir beraten Sie gerne

Zugegeben: Büros effizient zu gestalten und einzurichten, erfordert ein wenig Erfahrung. Planen Sie also nicht einfach wild drauflos. Nutzen Sie lieber die professionelle Beratung unseres designfunktion-Teams und sparen Sie so Zeit, Geld und Nerven. Denn auch das ist effizient.  

¹ https://www.bpb.de/kurz-knapp/lexika/politiklexikon/225598/effizienz/