BÜROUMZUG PROFESSIONELL PLANEN

Bessere Lage, größere Räume oder geringere Mietkosten: Gründe für den Umzug in ein anderes Büro, gibt es viele. Mindestens ebenso vielfältig sind die Ursachen, weshalb ein Umzug aufwendiger, teurer oder zeitaufwendiger wird als geplant.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen deshalb, wie Sie typische Fallstricke umgehen und den Umzug möglichst effizient gestalten. Neben Tipps aus der Praxis geben wir Ihnen außerdem eine Checkliste an die Hand, mit der Sie den Umzug Schritt für Schritt vorbereiten und umsetzen. 

Wann lohnt sich der Umzug in ein anderes Büro?

Kurz gesagt: Der Umzug in ein neues Büro lohnt sich immer dann, wenn damit konkrete, idealerweise messbare Vorteile für Ihr Unternehmen verbunden sind. So ist ein neuer Standort sinnvoll, wenn Ihr Unternehmen wächst oder sich verkleinert und die bisherigen Räumlichkeiten nicht mehr passen. Weitere mögliche Gründe für den Umzug in ein anderes Büro sind:

• Bürolage: Eine gute Erreichbarkeit verkürzt den Arbeitsweg und stärkt die Zufriedenheit sowie die Bindung der Mitarbeitenden. Auch auf Kund:innen und Bewerber:innen wirkt ein zentral gelegenes Büro professionell und einladend. Eine attraktive Lage sorgt außerdem für mehr Sichtbarkeit und stärkt das Markenimage.
• Mietkosten: In vielen Städten steigen die Mietpreise. Durch den Umzug in ein günstigeres Büro sparen Sie so Monat für Monat viel Geld, das Sie anderweitig in Ihr Unternehmen investieren können.
• Arbeitsmodelle: Durch Konzepte wie Remote Work oder Desk Sharing wird die Bürofläche oft nicht mehr voll ausgelastet. Der Umzug in ein kompakteres Büro steigert dann die Effizienz, senkt die Fixkosten und fördert zugleich eine moderne Arbeitskultur – vorausgesetzt, die Büroräume und Technologien ermöglichen New Work-Modelle. 

Der Umzug in ein neues Büro ist also immer dann eine gute Idee, wenn dadurch die Produktivität, das Arbeitsklima oder Ihre Markenidentität gestärkt werden. Ein schlecht geplanter Umzug, der aus den falschen Gründen angegangen wird, kann hingegen ein finanzielles Fiasko werden und die Reputation Ihres Unternehmens beschädigen.

Wann ist der Umzug in ein neues Büro überflüssig?

Sie sind neidisch auf die stylischen Büros des Wettbewerbers? Sie haben das Familienunternehmen von Ihrem Vater übernommen und wollen mit dem Umzug ein Zeichen für den Neuanfang setzen?

Unser Tipp: Schlafen Sie noch eine Nacht darüber und machen Sie sich noch einmal in Ruhe bewusst, welche Standortvorteile Ihr aktuelles Büro bietet. Denn nicht immer ist der Umzug in ein neues Büro die beste Lösung. Oft bietet das bestehende Office genug Potenzial. Sie müssen es nur erkennen und heben. So können bestehende Büroflächen durch eine neue Raumaufteilung effizienter genutzt werden.

Auch eine Modernisierung und Neugestaltung der Bürofläche oder die Einrichtung mit ansprechenden Büromöbeln sind Möglichkeiten, Ihrem alten Büro neuen Glanz zu verleihen. Unsere Expert:innen nehmen Ihr Office gerne in den Blick und finden gemeinsam mit Ihnen die beste Lösung. 

Welche typischen Herausforderungen gibt es beim Büroumzug?

Die Entscheidung steht. Sie wollen in ein neues Büro ziehen. Gut, wenn Sie von Beginn an typische Stolperfallen wie diese vermeiden.

1. Unklare Zielsetzung: Was genau, wollen Sie mit dem Umzug in ein anderes Büro erreichen? Sollen Kosten eingespart, Platz für neue Mitarbeitende geschaffen oder nachhaltigere Räumlichkeiten bezogen werden? Ohne ein klares Ziel vor Augen wird der Umzug schnell zum Selbstzweck. Die Folge sind teure Fehlentscheidungen bei der Planung und Umsetzung.
2. Chaotische Planung: Das Umzugsunternehmen ist unzuverlässig? Sie haben Ihr aktuelles Büro nicht fristgerecht gekündigt und Mitarbeitende suchen in den Umzugskartons nach wichtigen Dokumenten? Zeitdruck, unklare Verantwortlichkeiten und ein unkoordiniertes Vorgehen verwandeln jeden Umzug in ein teures, nervenaufreibendes Chaos. 
3. Unterschätzte Wirkung: Ein Büroumzug verändert Arbeitsweisen, Routinen und Teamdynamiken. Wird dieser Wandel nicht aktiv begleitet, etwa durch eine durchdachte Arbeitsplatzgestaltung, entstehen schnell Reibungspunkte. Auch wer alte Strukturen und Möbel einfach übernimmt, vergibt die Chance auf moderne, motivierende Arbeitswelten und stößt bei Mitarbeitenden auf Ablehnung statt Aufbruchstimmung.

Dies sind nur drei Beispiele für Stolperfallen auf Ihrem Weg in das neue Büro. Wir wollen, dass Sie diese Hürden nehmen - mit unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung und Checkliste für einen gelingenden Büroumzug.

Phase 0: Bevor die Entscheidung fällt

Ein möglicher Umzug ist immer auch eine Chance, die eigene Arbeitswelt kritisch zu hinterfragen. Muss wirklich ein neues Gebäude her – oder lässt sich das bestehende Büro durch Umbau und Re-Design optimal an die aktuellen Anforderungen anpassen? Genau hier setzt designfunktion an: Mit unserem Office Effizienzcheck liefern wir eine fundierte Analyse und werden zum externen Sparringspartner. So entsteht eine klare Entscheidungsgrundlage und Sie können fundiert klären, ob ein Umzug sinnvoll ist. 

Phase 1: Die Konzeption (etwa sechs Monate lang)

Ein erfolgreicher Büroumzug beginnt lange vor dem eigentlichen Umzugstag. In der frühen Vorbereitungsphase sollten Sie wie bereits angesprochen klare Ziele formulieren und Bedarfe ermitteln. Binden Sie Ihr Team also mit ein und fragen Sie Ihre Mitarbeitenden, was sich diese  von dem neuen Büro wünschen.

Analysieren Sie auch, welche Büromöbel oder Devices von dem alten in das neue Büro übernommen werden können. Spenden oder entsorgen Sie Altmöbel, die nicht mehr gebraucht werden. Das schafft Platz und senkt die Umzugskosten. Mit den Antworten haben Sie dann eine gute Grundlage für die Budgetplanung. Das neue Büro muss schließlich eingerichtet und mit Technik ausgestattet werden.

Planen Sie ruhig etwas Puffer für unvorhergesehene Kosten ein. In dieser ersten Phase sollten Sie auch bereits nach geeigneten Büros recherchieren und sich einige Alternativen persönlich anschauen. Lassen Sie den Miet- oder Kaufvertrag anschließend von einem Notar oder Anwalt prüfen, bevor Sie diesen unterschreiben.

Phase 2: Die Planung (etwa drei Monate lang)

Nun wird die Planung konkreter. Legen Sie den Umzugszeitpunkt frühzeitig fest. Er bildet die Grundlage für alle weiteren Schritte und sorgt dafür, dass intern wie extern niemand überrascht wird. Eine transparente Kommunikation ist dabei essenziell: Mitarbeitende, Kund:innen und Geschäftspartner:innen sollten rechtzeitig informiert und in den Prozess eingebunden werden. So entstehen Akzeptanz und Vorfreude.

Auch bei der Wahl der richtigen Dienstleistenden lohnt es sich, früh aktiv zu werden. Von der Möbellogistik über die IT bis zum Entsorgungsunternehmen: Wer auf professionelle Partner:innen setzt, spart auch hier Zeit, Nerven und Geld.

Phase 3: Die Vorbereitung (etwa einen Monat vor dem Büroumzug)

Der Umzugstermin rückt langsam näher. In dieser letzten Phase vor dem Standortwechsel sind Organisationstalent und Übersicht gefragt.

Ein erster praktischer Schritt: Die Kartonverteilung und Packanweisungen. Damit beim Packen nichts verloren geht oder beschädigt wird, sollten alle Beteiligten wissen, was wie verpackt werden muss – idealerweise mit Checklisten, Labels und klaren Zuständigkeiten. So landet der Karton mit den Tassen für die Teeküche nicht im neuen Chefbüro.

Ein kritischer Punkt ist die IT: Die Infrastruktur sollte rechtzeitig vorbereitet werden, damit Server, Computer und Netzwerke am neuen Standort reibungslos laufen. Dazu gehören auch Backups und klare Zuständigkeiten für Ab- und Aufbau. Idealerweise haben Sie wichtige Daten und Dokumente sicher in der Cloud abgelegt. 

Phase 4: Der Umzug (am geplanten Stichtag)

Es ist so weit: Der große Tag ist da und der eigentliche Umzug beginnt. Möglicherweise wird ein Tag allein nicht ausreichen und der Umzug zieht sich über einen längeren Zeitraum. Solange Sie und Ihr Team das eingeplant haben, spricht nichts dagegen. Falls Sie unsere Tipps berücksichtigt haben, sollte nun alles reibungslos laufen.

Bei Problemen haben Sie hoffentlich den angesprochenen Notfallplan zur Hand. Prüfen Sie in jedem Fall die neu installierte Technik und die Internetverbindung, damit der erste Arbeitstag im neuen Büro nicht mit Frustration startet.

Wie bei einem privaten Umzug auch, sollten Sie einige Snacks und Getränke bereitstellen. Ist der Umzug abgeschlossen, freuen sich Ihre Mitarbeitenden sicher über eine Begrüßungskarte, einen Blumenstrauß auf dem Schreibtisch oder andere Gimmicks. Vielleicht beenden Sie den Tag mit einer kleinen Party in den neuen Büroräumen und stärken so das Gemeinschaftsgefühl an dem neuen Standort.

Sobald alles vollständig eingerichtet ist, können Sie auch Kund:innen und Geschäftspartner:innen zu einem Eröffnungs-Event einladen. 

Ihr Start in eine neue Arbeitswelt mit dem Büroumzug

Wir haben es bereits angedeutet: Der Umzug in ein neues Büro ist weit mehr als ein logistisches Projekt. Er ist eine einmalige Chance, die Arbeitswelt in Ihrem Unternehmen grundlegend zu überdenken und zukunftsfähig zu gestalten. Denn mit dem Wechsel der Räumlichkeiten lassen sich nicht nur Möbel verschieben, sondern auch Strukturen, Prozesse und Denkweisen neu ordnen.

Nutzen Sie die Chance und schaffen Sie eine agile, selbstbestimmte Arbeitsumgebung, die echte Kollaboration ermöglicht und New Work einen Raum gibt. Möglich wird dies durch offene Kommunikationszonen, akustisch optimierte Rückzugsbereiche und flexibel buchbare Meetingräume in Kombination mit modernen Tools und Technologien.

Das nächste Kapitel Ihrer Unternehmensgeschichte

Auch die Mitarbeiterzufriedenheit profitiert von einer Umgebung, die auf die Bedürfnisse Ihres Teams eingeht. Ein weiterer Aspekt ist die effiziente Nutzung der Bürofläche, die Sie nun völlig neu gestalten können. Viele Unternehmen arbeiten heute hybrid – was bedeutet, dass nicht mehr jede Person dauerhaft einen festen Schreibtisch benötigt. Stattdessen werden Flächen smarter genutzt. Desk Sharing, modulare Möbel und multifunktionale Räume sollten in Ihrem neuen Büro selbstverständlicher Teil der Arbeitskultur sein. So ist der Büroumzug nicht nur ein Tapetenwechsel. Er ist die perfekte Gelegenheit, um aus alten Mustern auszubrechen und ein neues Kapitel in Ihrer Unternehmensgeschichte aufzuschlagen. Wir stehen Ihnen dabei gerne zur Seite!