ACTIVITY BASED WORKING: PRAXISTIPPS FÜR DIE UMSETZUNG IM OFFICE

Mehr Freiheit, mehr Flexibilität und das gute Gefühl, dort zu arbeiten, wo man am produktivsten ist: Das ist Activity Based Working. Statt starrer Schreibtisch-Logik setzt das Konzept auf flexible Arbeitsplatzgestaltung im Multispace Büro. Wie das in der Praxis aussieht und worauf es bei der Umsetzung ankommt? Wir zeigen es Ihnen und werfen schon heute einen Blick auf die Bürogestaltung von morgen.

Was ist Activity Based Working? Eine Definition.

Klassische Büros mit festen Schreibtischen gehören mehr und mehr der Vergangenheit an. Stattdessen gewinnt das aktivitätsbezogene Arbeiten an Bedeutung und wird zum Kernelement moderner New Work Büros. Statt „one size fits all“ lautet die Devise: „One space for every task“. Das bedeutet: Für jede Tätigkeit gibt es die passende Umgebung.

Unternehmen, die auf Activity Based Working setzen, gestalten ihre Büros als vielseitige Bürolandschaft mit unterschiedlichen Zonen: Rückzugsräume, Raum-in-Raum-Systeme, Besprechungsinseln oder kreative Lounges. Alles greift ineinander wie ein gut abgestimmtes Orchester. Mitarbeitende entscheiden selbst, wo sie sich am wohlsten fühlen und am besten arbeiten. 

Wie gelingt die flexible Arbeitsplatzgestaltung im Alltag?

Stellen Sie sich vor: Ihr Team arbeitet an einem neuen Projekt. Der Tag startet im Design-Thinking-Bereich mit Whiteboards, Moderationsmaterial, Lego und Knete. Für den spontanen Kunden-Call geht es in die akustisch abgeschirmte Telefonbox, die sich harmonisch in den Desk Sharing-Bereich einfügt. Die wichtigsten Ideen dokumentieren Sie anschließend im Meetingraum. Und für den kreativen Austausch zum Feierabend? Da wartet die Lounge mit gemütlichen Sofas, warmem Licht und einer lockeren Atmosphäre.

Activity Based Working ermöglicht genau diese Abwechslung und bringt so frischen Wind in Ihr Büro. Unser Beispiel ist nah am Arbeitsalltag in Agenturen, lässt sich aber auch auf andere Unternehmen und Branchen übertragen. Genau diese Flexibilität zeichnet Activity Based Working ja aus.

Vielleicht klingt das alles erstmal ungewohnt. Doch bei genauerem Hinsehen zeigt sich, dass das aktivitätsbezogene Arbeiten perfekt zu unserer heutigen Lebensweise und damit auch Arbeitskultur passt.

In vielen Lebensbereichen haben wir uns längst an On-Demand-Angebote gewöhnt. Wir streamen Serien, wann wir wollen, konfigurieren unsere Pizza per App und fahren Autos, die auf unsere persönlichen Vorlieben zugeschnitten sind. Warum sollten wir also im Büro noch starr an einem Platz sitzen? Die Antwort: Wir sollten es nicht. Und genau deshalb ist Activity Based Working ein Konzept mit Zukunft.

Welche Vorteile hat Activity Based Working?

Wir sind überzeugt: Activity Based Working ist mehr als ein modernes Bürokonzept. Es ist eine Antwort auf die veränderten Anforderungen der Arbeitswelt. Denn wer heute motivierte, gesunde und produktive Teams möchte, muss mehr bieten als einen festen Schreibtisch.

Flexible Arbeitsumgebungen steigern aber nicht nur das Wohlbefinden, sondern auch die Zusammenarbeit und Arbeitgeberattraktivität. Hier die fünf wichtigsten Vorteile des Activity Based Working auf einen Blick:

1. Mehr Bewegung für mehr Wohlbefinden: Activity Based Working fördert flexibles Arbeiten und auch die Gesundheit. Denn Studien zeigen: Aktivitätsbezogene Arbeitsplatzkonzepte sorgen für mehr Bewegung im Arbeitsalltag, reduzieren Sitzzeiten und motivieren zu einer gesünderen Lebensweise. Das reduziert das Risiko für Erkrankungen und verringert damit Fehlzeiten.

2. Erleichterte Kommunikation: Multispace-Konzepte fördern den spontanen Austausch. Offene Zonen und vielfältige Arbeitsbereiche stärken hier die interne Kommunikation und machen Teamwork flexibler. Das schafft Nähe, fördert Ideen und verbessert die Zusammenarbeit im Alltag.

3. Echte Flexibilität: Eine Studie des Fraunhofer Instituts hat herausgefunden, dass sich mehr als die Hälfte der Beschäftigten ein flexibles Arbeitsumfeld wünscht. Activity Based Working erfüllt genau diesen Wunsch und wird so zum klaren Vorteil im Wettbewerb um Talente. Unternehmen, die heute schon flexibel planen, stärken so nicht nur die Zufriedenheit im Team, sondern auch ihre Arbeitgebermarke.

4. Besseres Arbeitsklima: Eine Langzeitstudie aus Australien zeigt: Auch wenn die Produktivität in Einzelfällen leicht zurückgehen kann, steigt durch Activity Based Working das allgemeine Wohlbefinden. Zusammenarbeit, Zufriedenheit und Aktivität verbessern sich messbar und mit ihnen das gesamte Betriebsklima.

5. Vielfalt statt Einheitsbüro: Activity Based Working ersetzt das klassische Einer-für-alle-Büro durch maßgeschneiderte Zonen: Rückzugsorte für Fokusarbeit, offene Bereiche für Kreativität, Ruhezonen für mentale Erholung. So findet jede Aufgabe den passenden Raum und alle Mitarbeitenden die Umgebung, in der sie die besten Ergebnisse erzielen.

Welche Erfolgsfaktoren gibt es für Activity Based Working?

Moderne Möbel allein machen noch kein gutes Arbeitskonzept. Damit ein Multispace Büro für Activity Based Working mit flexibler Arbeitsplatzgestaltung funktioniert, braucht es die passenden Rahmenbedingungen.

• Klare Zonen mit erkennbarer Funktion: Jede Zone braucht eine eindeutige Identität. Das bedeutet: Der Rückzugsraum lädt mit Ruhe, indirektem Licht und schalldämpfenden Elementen zur konzentrierten Arbeit ein. Die Lounge hingegen darf laut, locker und offen sein. Wer direkt versteht, wofür ein Raum gedacht ist, nutzt ihn intuitiv richtig und produktiv. Achten Sie darauf, dass die einzelnen Zonen sinnvoll im Raum angeordnet sind. So sollte die Zone für fokussiertes Arbeiten nicht direkt neben der Kaffeeküche liegen, sondern eher in einem ruhigen Bereich des Büros.
• Das richtige Verhalten in der richtigen Umgebung: Wenn die Räume funktionieren, funktioniert auch das Miteinander. In der Büro-Bibliothek wird geflüstert und in der Teeküche geplaudert. So entsteht ein natürlicher Flow, der Rücksichtnahme fördert. Noch besser klappt es mit gemeinsam erarbeiteten Verhaltensregeln.
• Führungskräfte als Vorbilder: Neues braucht Vertrauen. Wenn Sie als Führungskraft den Wandel mitgehen, verschiedene Zonen nutzen und sichtbar vorleben, was möglich ist, ziehen Ihre Mitarbeitenden mit. Was anfangs ungewohnt wirkt, wird schnell zur neuen Normalität.
• Das Homeoffice gehört dazu: Ein echtes New Work Büro endet nicht an der Bürotür. Das Homeoffice ist ein fester Bestandteil der flexiblen Arbeitsplatzgestaltung. Viele Mitarbeitende schätzen die Möglichkeit, remote zu arbeiten und genau das sollten moderne Konzepte abbilden.

Welche Risiken hat Activity Based Working?

Nicht alle Mitarbeitenden fühlen sich in offenen Arbeitsumgebungen automatisch wohl. Hoher Zeitdruck, fehlende Rückzugsorte oder unklare Regeln können dann zu Unzufriedenheit oder Ablenkung führen. Deshalb gilt: Je individueller das Konzept, desto besser. Wir unterstützen Sie gerne dabei!

Activity Based Working in der Praxis: Unser Projekt mit Atruvia

Ein gelungenes Beispiel, wie wir als designfunktion Activity Based Working konkret umgesetzt haben, ist unser Projekt beim Atruvia Deutschland Campus. Gemeinsam mit Atruvia haben wir sieben großzügige Kommunikationsbereiche entwickelt, die jeweils ein eigenes Thema tragen und direkt mit den Mitarbeitenden abgestimmt wurden.

Die Zonen decken sämtliche Arbeitsformen ab – von Einzelarbeit über Workshop-Sessions in „Denkräumen“ bis zu Projekt- oder Besprechungsräumen und gemütlichen Lounge-Inseln für spontane Begegnungen und informelle Meetings.

Jede Zone ist bewusst gestaltet, um unterschiedliche Tätigkeiten und Arbeitsstile zu unterstützen – ideal für ein aktivitätsbezogenes Arbeiten im Multispace Büro. Damit wurde ein Raum geschaffen, der Freiheit, Flexibilität und Eigenverantwortung institutionalisiert.

Activity Based Working ist die Arbeitsweise der Zukunft

Activity Based Working bringt mehr als nur ein neues Raumgefühl. Es steigert die Motivation, fördert die Zusammenarbeit und verbessert die Produktivität – wenn es konsequent gedacht und umgesetzt wird. Die Bürogestaltung der Zukunft ist eben nicht mehr an Quadratmetern zu messen, sondern an Möglichkeiten. Schaffen Sie Zonen statt Zwang. Vertrauen statt Kontrolle. Und Räume, in denen Menschen nicht nur arbeiten, sondern sich entwickeln.