EMPLOYEE JOURNEY: RATGEBER FÜR UNTERNEHMEN

Was ist eine Employee Journey? Welche Touchpoints sind dabei wichtig? Und wie wird Ihr Büro zum Aushängeschild Ihrer Arbeitgebermarke? All das und noch viel mehr erfahren Sie in diesem RatgeberSichern Sie sich den entscheidenden Vorsprung im Wettbewerb um die besten Köpfe. 

Was ist die Employee Journey?

Einfach übersetzt bedeutet Employee Journey so viel wie die „Reise des Mitarbeiters“. Der Begriff lehnt sich damit an die bekannte Customer Journey an. Diese beschreibt die einzelnen Phasen oder Meilensteine, die Kunden durchlaufen, bevor sie ein Produkt oder eine Dienstleistung kaufen. Diese Journey lässt sich ganz ähnlich auch auf die Mitarbeitergewinnung übertragen. Denn bis sich ein potenzieller Bewerber tatsächlich für Ihr Unternehmen als Arbeitgeber entscheidet, durchläuft er ebenfalls verschiedene Phasen und Touchpoints, die wir Ihnen gleich näher vorstellen.

Welche Bedeutung hat die Employee Journey für das Recruiting?

In Deutschland leiden ganze Branchen unter dem Fachkräftemangel. Aufträge können nicht angenommen, Projekte nicht erledigt und Umsätze nicht generiert werden. Seltsamerweise betreiben dennoch nur wenige Unternehmen ein gezieltes Personal Recruiting. Meist beschränkt sich die Personalgewinnung auf das Schalten von Stellenanzeigen auf der Website oder in Jobportalen. Das ist allerdings wenig effizient und auch nicht nachhaltig. Eine durchdachte Employee Journey beschränkt sich deshalb nicht auf kostspielige Einzelmaßnahmen, die verpuffen. Sie ist vielmehr ein ganzheitliches Konzept, das verschiedene Maßnahmen sinnvoll bündelt und gerade deshalb langfristig funktioniert. 

Brauchen Unternehmen eine Employee Journey?

Aus den oben genannten Gründen ist die Entwicklung einer cleveren Employee Journey die vielleicht wichtigste Komponente des Personal Recruitings. Allein das Nachdenken über die Gestaltung der Employee Journey bringt Ihr Unternehmen dazu, sich intensiv und kritisch mit der aktuellen Personalgewinnung auseinanderzusetzen. Sie und Ihre Personalabteilung denken nun über Fragen wie diese nach:

• Wie groß ist der tatsächliche Fachkräftemangel in unserem Unternehmen?
• Welche Mitarbeiter benötigen wir genau?
• Welchen Erfolg oder Misserfolg hatten die bisherigen Recruiting-Maßnahmen?
• Betreiben wir ein gezieltes Personal Recruiting oder handelt es sich dabei eher um eine Art organisiertes Chaos?
• Sind unsere Budgets für das Personal Recruiting ausreichend und kosteneffizient verteilt?
• Welchen Erfolg hat der Wettbewerb im Personal Recruiting und was macht die Konkurrenz vielleicht besser?

Welche Vorteile hat eine Employee Journey?

• Ganzheitliches Konzept: Ein Stellenangebot hier, ein Azubi-Speeddating dort – und wie wäre es mit einer Flyer-Aktion vor der Berufsschule? Wenn Unternehmen Fachkräfte suchen, verläuft das oft planlos. Und: Wichtige Aspekte werden erst gar nicht beachtet. Denn welche Personalabteilung denkt beim Entwickeln der neuen Recruiting-Kampagne schon an eine ansprechende Einrichtung der Büros oder New Work-Konzepte? Eben.
  
  
• Erhebliche Kosteneinsparungen: Klar – das Entwickeln und die Umsetzung einer echten Employee Journey ist mit Kosten verbunden. Budgets, die in schlecht geplanten Recruiting-Maßnahmen verpuffen, sowie ganz besonders die Kosten, die Ihnen durch nicht besetzte Stellen entstehen, sind aber weit höher. Eine gute Employee Journey wirkt zudem langfristig und hilft Ihnen, qualifizierte Mitarbeiter im Unternehmen zu halten. Sie ist damit eine echte Investition in den wirtschaftlichen Erfolg Ihres Unternehmens.
  
  
• Positive Unternehmenskultur: Da die Employee Journey vom Personal Marketing über die Einrichtung der Büros und die Gestaltung der Arbeitsmodelle so viele verschiedene Unternehmensbereiche berührt, sorgt sie fast automatisch für eine moderne, angenehme und gesunde Unternehmenskultur. Davon profitieren dann alle Abteilungen, Strukturen und Prozesse.  

Kurz gesagt: Unternehmen, die eine intelligente Employee Journey entwickeln, sind dem Wettbewerb beim Finden und Binden von begehrten Fachkräften immer einen entscheidenden Schritt voraus und investieren zudem nachhaltig in die eigene (Arbeitgeber-)Marke.  

Wie wird eine Employee Journey entwickelt?

Wie wir eingangs festgestellt haben, beschreibt die Employee Journey eine Reise der Mitarbeiter von der ersten Ansprache der Kandidaten über das Bewerbungsverfahren bis hin zum Onboarding und die langfristige Zusammenarbeit. Theoretisch kann diese Reise auch das Ausscheiden aus dem Unternehmen umfassen. Mit dieser letzten Phase wollen wir uns aber hier nicht näher beschäftigen. Konzentrieren wir uns lieber auf die Fachkräftegewinnung und das Halten der Mitarbeiter im Unternehmen – also auf die wesentlichen Stationen der Reisen von Mitarbeitern. Damit diese Reisen für Bewerber und Ihr Unternehmen erfolgreich enden, benötigen Sie eine Karte zur Orientierung – die sogenannte Employee Journey Map.  

Was ist die Employee Journey Map?

Aus alten Piratenfilmen wissen wir: Ein X markiert den Schatz. Gut, ganz so einfach ist es leider nicht. Aber auch unsere Karte fokussiert sich auf das Wesentliche und weist Ihnen mit sechs Meilensteinen (Phasen) den Weg zu einem erfolgreichen Personal Recruiting.

Referenz: Musikhaus Thomann

Welche Phasen hat die Employee Journey Map?

1. Definieren Sie Ihre Zielgruppe: Wer sein Ziel nicht kennt, verläuft sich. Das gilt auch für das Personal Recruiting. Bevor Sie also weitere Schritte unternehmen, sollten Sie darüber nachdenken, wen Sie eigentlich genau einstellen möchten. Das Entwickeln von Personas – also Modellen idealtypischer Bewerber – kann hier enorm hilfreich sein und vermeidet, dass Sie an Ihrer Zielgruppe vorbeilaufen. Personas enthalten meist demografische Daten, sollten aber auch die gewünschte fachliche Kompetenz und Persönlichkeit der Bewerber abbilden.
   
   
2. Wählen Sie die richtigen Touchpoints aus: Egal, ob Sie Bewerber auf einer Jobmesse, über klassische Stellenangebote oder per Social Recruiting finden wollen – für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance. Alles, was Sie hier kommunizieren, zahlt auf Ihre Arbeitgebermarke ein, im Guten wie im Schlechten. Sorgen Sie also dafür, dass der erste Touchpoint, über den Bewerber mit Ihrem Unternehmen in Kontakt treten, überzeugt und begeistert. Die beste Social Media-Kampagne läuft ins Leere, wenn Ihre Corporate Website von 1990 ist. Denken Sie also auch hier ganzheitlich. So erreichen Sie übrigens auch all jene, die gar nicht aktiv nach einem neuen Job suchen, sich aber dennoch überzeugen lassen. Oft finden sich gerade dabei die besten Bewerber!
   
   
3. Optimieren Sie den Einstellungsprozess: Der nächste Schritt in der Employee Journey führt den Bewerber in Ihr Unternehmen. Ziel ist es nun, dass die potenziellen Mitarbeiter möglichst freundlich empfangen werden, einen guten Eindruck von ihrem zukünftigen Arbeitsplatz erhalten und sich im Bewerbungsgespräch wertgeschätzt fühlen. Das bedeutet auch, dass die Räume, in denen das Gespräch stattfindet, ansprechend gestaltet und eingerichtet sein sollten. Der Bewerber soll das Gefühl bekommen „hier bin ich richtig“. Blenden Sie die Kandidaten aber nicht, sondern bleiben Sie authentisch. Falsche Versprechungen rächen sich früher oder später und beschädigen Ihre Reputation als Arbeitgeber, wie unser Interview mit dem Psychologen Philipp Hubert zeigt.
    
4. Entwickeln Sie ein Onboarding-Konzept: Was sind meine Aufgaben? Wer gehört zu meinem Team, mit welchen Tools sollte ich mich vertraut machen und wie sieht mein Büro aus? Nach dem Einstellungsprozess muss das Onboarding Antworten auf Fragen wie diese geben. Machen Sie Ihrem neuen Mitarbeiter den Einstieg so leicht und angenehm wie möglich. Im Idealfall stellen Sie neuen Fachkräften erfahrene Beschäftigte zur Seite, die sie in den ersten Tagen und Wochen begleiten. Natürlich sollte das Büro bereits ansprechend eingerichtet sein und alles bieten, was der neue Mitarbeiter zur optimalen Erledigung seiner Aufgaben braucht. Neben moderner Technik gehören auch ergonomische Bürostühle oder höhenverstellbare Schreibtische dazu.
   
   
5. Fördern Sie Ihre Mitarbeiter: Arbeitsverhältnisse sind wie eine Beziehung. Wenn man nicht aufpasst, wird alles zur Routine, und irgendwann schaut man sich anderweitig um. Sie wollen, dass Mitarbeiter Ihnen treu bleiben und Ihr Wissen im Unternehmen bleibt. Setzen Sie deshalb auf ein Mentoring, das Ihr Team langfristig fordert und fördert. Dazu gehören auch regelmäßige Feedbacks, Leistungsbeurteilungen und ein offenes Ohr bei Problemen.  
   
   
6. Schluss machen, aber richtig: Genau wie eine Reise hat auch ein Beschäftigungsverhältnis irgendwann ein Ende. Vielleicht geht ein Beschäftigter in Rente, zieht in eine andere Stadt oder es passt ganz einfach nicht mehr. In jedem Fall sollte das Arbeitsverhältnis fair beendet werden. Denn man sieht sich immer zwei Mal im Leben – und kaum etwas ist für Ihre Reputation als Arbeitgeber schädlicher als eine schlechte Bewertung auf Kununu und anderen Karriereportalen. Wichtig: Achten Sie darauf, dass wertvolles Wissen und Betriebsinterna im Unternehmen bleiben. Dies sollten Sie schon bei der Vertragsunterzeichnung in Schritt 2 bedenken. Wissen ist die wichtigste Ressource unserer Zeit, und diese Ressource sollte weiterhin Ihnen gehören.  
   
   

Die Employee Journey ist eine einzigartige Reise, die von jedem Unternehmen und Bewerber anders gestaltet und erlebt wird. Während Aspekte wie die Ansprache potenzieller Mitarbeiter oder der Ablauf des Bewerbungsgesprächs oft gut vorbereitet sind, spielt die Einrichtung des Büros in der Entwicklung der Journey meist eine untergeordnete Rolle. Ein Fehler, den Sie unbedingt vermeiden sollten! 

Employee Journey: Welche Rolle spielt das Büro?

Der eigentliche Recruiting- und Einstellungsprozess nur ein kleiner Teil der Employee Journey. Die eigentliche „Wegstrecke“ wird in den kommenden Monaten und Jahren zurückgelegt, wenn der Mitarbeiter ein fester Teil des Teams ist. Entsprechend viel Aufmerksamkeit sollten Sie jenem Ort widmen, an dem diese Zeit verbracht wird – dem Büro.

Referenz: Musikhaus Thomann

Wie wird das Office zum Mitarbeiter-Magneten?

Büros sind Arbeitsorte und müssen als solche funktionieren. Büros sind aber auch Lebensräume, in denen wir viele Stunden täglich verbringen. Bewerber erwarten daher mehr als einen fensterlosen Raum mit einem Schreibtisch aus dem Möbeldiscounter. Wer heute junge Talente und erfahrene Fachkräfte überzeugen möchte, muss das Office in einen Ort verwandeln, der das Team begeistert, inspiriert und befähigt, täglich sein Bestes zu geben. Wie Sie das erreichen? Zum Beispiel so:

• Schaffen Sie ein angenehmes Flair: Vom Empfangstresen über die Lobby bis hin zum Meetingraum sollte das Office Ihr Unternehmen von seiner besten Seite zeigen. Dies gilt besonders für den Raum, in dem das Bewerbungsgespräch stattfindet, da viele Kandidaten vor dem Termin etwas nervös und unsicher sind. Räume – und damit auch Büros – haben eine massive Wirkung auf unser körperliches und seelisches Wohlbefinden. Ein durchdachtes Lichtkonzept, Schallschutz und eine hervorragende technische Ausstattung sind daher Pflicht. Dazu gehört auch, dass Ihre Mitarbeiter Büros vorfinden, in denen sie produktiv sein können. Rückzugsräume für konzentriertes Arbeiten sind ebenso wichtig wie kreative Meetingräume für den Austausch im Team.  
  
  
• Machen Sie Ihr Büro zum Markenbotschafter: Auch später ist die Arbeitsatmosphäre entscheidend für eine starke Identifikation der Mitarbeiter mit Ihrem Unternehmen. Machen Sie Ihre Marke im Büro erlebbar, platzieren Sie Symbole wie das Firmenlogo oder lassen Sie das Corporate Design in die Gestaltung und Einrichtung der Räume mit einfließen. Beschäftigte, die sich im Büro wohlfühlen, werden so selbst zu Markenbotschaftern und Multiplikatoren, die Ihr Unternehmen als Arbeitgeber gerne weiterempfehlen. Wie so etwas subtil und dennoch wirksam funktioniert, zeigt übrigens unser Projekt für das Musikhaus Thomann.
   
• Ermöglichen Sie moderne Arbeitsmodelle: New Work, Hybrid Work oder Remote Leadership – die Digitalisierung gestaltet unsere Arbeitswelt immer agiler. Ihre Büroräume sollten diese Entwicklung ermöglichen und fördern. Ein Beispiel sind Raum-in-Raum-Systeme, die flexibel von Ihrem Team genutzt werden können. Auch moderne Bürokonzepte und Modelle wie Desk Sharing und natürlich das Homeoffice müssen mitgedacht werden, wenn Sie Ihre Büros fit für die digitale Gegenwart und Zukunft machen wollen.
   

Betrachten Sie Ihr Büro als ein Projekt, das nie final abgeschlossen ist. Im Gegenteil: Es wandelt sich mit der Zeit, wird immer neuen Anforderungen gerecht und entwickelt sich zu einem Ort, der sowohl Bewerber als auch Beschäftigte gleichermaßen positiv an das Unternehmen bindet.  

Eine clevere Employee Journey? Lässt sich einrichten!

Im Laufe der Jahrzehnte haben wir Agenturen, mittelständische Unternehmen und international agierende Konzerne beraten. Wir wissen, welche enorme Bedeutung Büros für eine erfolgreiche Employee Journey haben. Gerne teilen wir diese einzigartige Erfahrung und Expertise mit Ihnen. Verwandeln auch Sie Ihre Büros in Mitarbeitermagneten!