WORKSHOPRÄUME OPTIMAL EINRICHTEN

„This meeting could have been an email“ – denken Sie sich das häufig? Es geht aber auch anders – mit clever geplanten und eingerichteten Workshopräumen, die inspirieren und zu echter Kollaboration anregen. Wir zeigen Ihnen den Weg zu den Räumen für Workshops mit WOW-Effekt.

Was sind Workshops?

Workshop lässt sich mit Arbeitssitzung, Arbeitskreis oder Denkwerkstatt übersetzen. Zugegeben: Das klingt wenig aufregend und nach endlosen Palavern in den staubigen Büros einer Behörde. Die Begriffe geben aber einen Hinweis, was den Kern eines Workshops ausmacht. Denn im Gegensatz zu Konferenzen oder Seminaren steht bei einem Workshop eben nicht allein die Kommunikation, sondern vor allem die praktische Arbeit an bestimmten Themen im Vordergrund.

Workshops, Seminare oder Meetings: Was ist der Unterschied?

Workshops sind also eher praktischer Natur. Da Begriffe wie Workshop, Seminar, Konferenz oder Meeting aber häufig synonym verwendet werden, gehen wir an dieser Stelle noch einmal detaillierter auf die Unterschiede ein. Das ist wichtig, denn nur so wird später deutlich, weshalb Workshopräume anders geplant und eingerichtet werden müssen als etwa Meetingräume.

• Workshop: Wie bereits erwähnt, sind Workshops praxisorientiert und interaktiv. Sie können eine Stunde dauern, aber auch über mehrere Tage gehen. Am Ende des Workshops soll ein konkretes Ergebnis festgehalten und dann im laufenden Betrieb umgesetzt werden. Damit das gelingt, nehmen typischerweise nur wenige Personen oder kleinere Gruppen an dem Workshop teil. Im Fokus stehen dabei praktische Übungen, Gruppenarbeiten und Diskussionen, die von Moderator:innen geleitet werden.
• Meeting: Im Gegensatz zum Workshop werden Meetings sehr regelmäßig abgehalten und sind in vielen Unternehmen fester Bestandteil des Arbeitsalltags. Meetings sind oft relativ kurz und dauern etwa 30 Minuten bis drei Stunden. Typische Ziele eines Meetings sind Statusberichte, Planungen oder Entscheidungsfindungen zu verschiedenen Themen wie aktuellen Projekten.
• Seminar: Seminare dienen der Wissensvermittlung und haben anders als ein Workshop oder Meeting einen stark lehrenden Charakter. Oft sind Vorträge, Präsentationen oder Diskussionen Teil des Seminars. Im Vordergrund steht also die Vermittlung theoretischen Know-hows und nicht die praktische Umsetzung.
• Konferenz: Events, bei denen sich eine Vielzahl von Experten zu einem bestimmten Thema austauscht, nennt man Konferenz. Beispiele sind Konferenzen zu aktuellen medizinischen Erkenntnissen, wissenschaftlichen Studien oder politischen Themen. Auch hier sind Keynotes, Podiumsdiskussionen oder Networking-Aktivitäten ein häufiger Bestandteil.

Workshops unterscheiden sich also in einigen Aspekten erheblich von anderen Formaten. Entsprechend wichtig ist es, dass der Workshopraum diesen Aspekten gerecht wird und so erfolgreiche Workshops ermöglicht.

Welcher Raum eignet sich für Workshops?

Gerade in kleineren Unternehmen oder Agenturen werden Workshops oft in den gleichen Räumen durchgeführt wie Meetings oder Seminare. Das hat ganz pragmatische Gründe wie etwa fehlende Bürofläche. Sie haben dieses Problem nicht und können aus verschiedenen Räumen wählen? Dann beachten Sie bei der Entscheidung folgende Faktoren:

• Ruhige Lage: Wo gehobelt wird, fallen Späne. Oder anders gesagt: In Workshops darf es ruhig einmal laut, hektisch und chaotisch zugehen. Kolleg:innen, die ungestört arbeiten wollen, sollten dadurch aber nicht beeinträchtigt werden. Wählen Sie für die Workshops daher einen Raum, der schallgeschützt ist oder zumindest nicht direkt neben einer Fokuszone liegt.
• Passende Größe: Natürlich sollte der Raum groß genug sein, um Platz für das Workshop-Equipment oder Möbel zu bieten. Viel wichtiger ist aber Freiraum, in dem sich die Teilnehmenden des Workshops bewegen können. Workshops verlangen nach viel Interaktion und genau deshalb sollte der Workshopraum nicht zu beengt sein.
• Belüftung und Beleuchtung: Wenn Sie Ihre Mitarbeitenden demotivieren und die Fluktuation steigern wollen, müssen Sie Ihr Team nur in einen stickigen, dunklen Workshopraum einladen. Allen anderen empfehlen wir Workshopräume, die über eine angenehme Beleuchtung (möglichst mit Tageslicht) und Klimatisierung verfügen.

Sie haben den passenden Workshopraum gefunden? Perfekt. Kommen wir jetzt zum nächsten Schritt – der Einrichtung des Workshopsraums.

Workshopraum: Welche Einrichtung ist ideal?

Diese Frage ist gar nicht so leicht zu beantworten, wie es vielleicht scheint. Und das ist eine gute Nachricht. Denn bei der Einrichtung Ihres Workshopraumes genießen Sie maximale Freiheit. Sie mögen bunte Hocker oder möchten während des Workshops in der Hängematte liegen? Kein Problem. Sie haben nicht viel Platz? Dann testen Sie doch multifunktionale Workshoptische, die in Sekundenschnelle zusammengefaltet und verstaut werden können oder kompakte, stapelbare Sitzwürfel. Bei aller Liebe zur Kreativität gibt es allerdings einige Prinzipien, die Sie bei der Einrichtung des Workshopraumes beachten sollten:

• Komfort: Workshops dauern meist nur wenige Stunden. Ergonomische oder zumindest gemütliche Sitzgelegenheiten sind dennoch ein Muss, damit nicht die Konzentration und Produktivität leiden. Auch genügend Ablageflächen für Unterlagen, Dokumente oder Tablets dürfen nicht fehlen.
• Funktionalität: Stühle, Tische und andere Möbel sollten leicht verschiebbar sein und so verschiedene Raumkonfigurationen ermöglichen. Heute ist ein Stuhlkreis ideal, morgen brauchen Sie aber vielleicht Gruppentische oder eine Tischordnung in U-Form. Statten Sie Ihren Workshopraum mit flexiblen Möbeln aus, dann bleiben auch Sie selbst und Ihre Gedanken flexibel.
• Design: Die Wirkung einer angenehmen, freundlichen und kreativen Raumatmosphäre kann gar nicht genug betont werden. Gönnen Sie Ihrem Team daher Möbel, die mit ihrem Design oder ihrer Farbgebung für gute Laune sorgen, Inspirationen geben und zur Marke Ihres Unternehmens passen.

Im Gegensatz zu klassischen Konferenzräumen müssen Workshopräume übrigens nicht besonders repräsentativ sein. Sie wollen hier schließlich keine Kund:innen beeindrucken oder Verhandlungen führen, sondern arbeiten.

Workshopräume einrichten: alles eine Frage der Technik?

Vermutlich kennen auch Sie den klassischen Workshop- oder Moderationskoffer. Enthalten sind meist beschreibbare Kärtchen in verschiedenen Formaten, einige Marker-Stifte und Pin-Nadeln. Nicht falsch verstehen: Der Moderationskoffer kann auch heute noch sinnvoll und wie das Flipchart oder das Whiteboard ein wertvolles Werkzeug für Workshops sein. Viel wichtiger sind mittlerweile aber digitale Tools. Nur ein Beispiel sind großflächige Bildschirme für Präsentationen oder Videocalls mit Mitarbeitenden, die im Homeoffice oder remote arbeiten und virtuell am Workshop teilnehmen möchten. Auch ein Beamer, moderne Audiosysteme für eine gute Akustik und natürlich Hochgeschwindigkeits-WLAN sollten vorhanden sein. Denken Sie auch an ausreichend Steckdosen und USB-Ladestationen!

Workshopräume sind Multitalente

Workshop ist nicht gleich Workshop. Es gibt hier ganz verschiedene Formate wie die 6-Hüte-Methode, das World-Café oder ausgefallenere, verspielte Varianten wie das Lego Serious Play. Wir wollen an dieser Stelle nicht näher auf die einzelnen Methoden eingehen. Nur so viel: Durchdachte Workshopräume sind enorm wandelbar und lassen sich immer wieder neu an die Bedürfnisse Ihres Teams anpassen.

Optimale Workshopräume: ein Beispiel aus der Praxis

Workshopräume sind in vielen Unternehmen so etwas wie die Stars der Bürogestaltung. Hier darf experimentiert, ausprobiert und informell im Team zusammengearbeitet werden. Das Ergebnis ist eine lockere, aber nicht unprofessionelle Atmosphäre, in der auch mal um die Ecke gedacht werden kann. Mit dem AOK Bundesverband hat einer unserer Kunden hervorragende Erfahrungen mit diesem Konzept gemacht. Der Raum ist in verschiedene Bereiche unterteilt. Gestapelte Holzkisten als Sitzreihen erinnern an ein Forum oder ein antikes Theater und bieten eine optimale Übersicht sowie neue Perspektiven. Direkt nebenan befindet sich eine Art Fokuszone, in der konzentriert an einer bestimmten Aufgabe gearbeitet werden kann. Bunte Vitra Stühle sorgen hier für ausreichend Sitzfläche, können aber bei Bedarf sofort aufeinandergestapelt oder entfernt werden. Auch multifunktionale Möbel wie ein Tisch auf Rollen kommen in dem Workshopraum des AOK Bundesverbands zum Einsatz. Und: Jeder einzelne Bereich des Workshopraumes ist perfekt ausgeleuchtet! Die Wirkung dieses Workshopraumes spricht für sich und bestätigt uns darin, dass es bei der Planung und Gestaltung auf jedes Detail ankommt.

Sie wollen Ihren Workshopraum neu einrichten, suchen ein Konzept für die Umsetzung oder wünschen sich eine persönliche Beratung zur Auswahl der Möbel? Nutzen Sie unsere Erfahrung und lassen Sie uns über Ziele sprechen – vielleicht im Rahmen eines Workshops?