BÜROPRÄSENZ IN UNTERNEHMEN: EIN ÜBERHOLTES KONZEPT?

Jahrzehntelang hat das klassische Büro unsere Arbeitswelt dominiert. Die Anwesenheitspflicht am Arbeitsplatz war ebenso selbstverständlich wie das Faxgerät oder das Arbeiten nach der Stechuhr. Die Digitalisierung stellt all das infrage. Sie sorgt dafür, dass wir heute zu jeder Zeit an jedem Ort arbeiten können – Flexibilität lautet das Stichwort. Ist die Büropräsenz also nicht mehr als eine lästige Pflicht? Ein Relikt aus der Vergangenheit und reif für das Museum? Wir sind überzeugt: Büros haben eine Zukunft. Jedenfalls dann, wenn sie in moderne Arbeitsmodelle wie New Work eingebunden werden und sich in einen Ort verwandeln, der Mitarbeiter und Führungskräfte gleichermaßen motiviert und inspiriert. 

Büros sind Büros – überall auf der Welt

Was Architekten, Steuerberater und Grafikdesigner mit vielen Top-Managern oder Unternehmern aus dem Mittelstand verbindet? Ganz einfach: Sie alle starten ihren Tag im Büro. Falls Sie diesen Text also gerade am Arbeitsplatz lesen, sind Sie in bester Gesellschaft. Gut, vermutlich ist Ihr Büro nicht so mondän eingerichtet, wie die Chefetage von Tesla, und den Stau auf der Autobahn können die meisten von uns nicht mal eben mit dem Firmenhelikopter überfliegen. Dennoch ist selbst das Oval Office vor allem ein Büro und ein fester Arbeitsplatz. Darin unterscheidet es sich kaum von Büros in Behörden oder mittelständischen Unternehmen.

Büropräsenz: Zahlen und Statistiken

2021 arbeitete rund ein Viertel der Beschäftigten im Homeoffice. Grund war natürlich die Corona-Pandemie. Eine Zeit, in der viele Mitarbeiter, aber auch die Führungskräfte in den Unternehmen, die Vorteile flexibler Arbeitsmodelle zu schätzen gelernt haben. Selbst nach dem offiziellen Ende der Homeoffice-Pflicht bleibt das Arbeiten vom heimischen Schreibtisch aus attraktiv. Laut einer Umfrage der IHK werden 25 Prozent der Unternehmen ihren Beschäftigten daher auch in Zukunft Tätigkeiten im Homeoffice erlauben. Knapp 48 Prozent der Betriebe setzen dabei künftig auf eine hybride Lösung, in der die Büropräsenz mit dem Homeoffice und mobilen Arbeitsformen kombiniert wird und für mehr Flexibilität sorgt. Nur für rund ein Fünftel der deutschen Unternehmen kommen die Arbeit aus dem Homeoffice und Remote Work nicht infrage – vor allem, weil dies in Branchen wie dem Handwerk oder in der Bauindustrie ganz einfach nicht umsetzbar ist. 

Wie sinnvoll ist die Büropräsenz?

Bleiben wir also bei Branchen, in denen Homeoffice und mobile Arbeitsmodelle möglich sind. Ist die Büropräsenz für Arbeitnehmer und Unternehmen aus diesen Wirtschaftszweigen überhaupt noch sinnvoll? Und falls ja, welche Argumente sprechen für die Anwesenheit im Büro?

Vorteile der Büropräsenz für Arbeitgeber und Beschäftigte

Unternehmen stellen ihrem Team in der Regel Arbeitsplätze zur Verfügung. Wie diese angeordnet und aufgebaut sind, ist durchaus verschieden. Neben Großraumbüros finden sich an Firmenstandorten auch Zellenbüros, Teambüros oder sogenannte Reversible Büros. Für welche Variante Sie sich auch entscheiden: Wenn Ihre Mitarbeiter ins Büro kommen, hat das unbestreitbar einige Vorteile für Ihr Unternehmen und auch für die Arbeitnehmer selbst.

• Persönlicher Kontakt: Videokonferenzen sind nützlich, können auf Dauer aber nerven. Außerdem ersetzen sie nicht den persönlichen Austausch im Büro oder den Plausch in der Teeküche. Büros sind daher ein Ort, an dem Ihr Team zusammenkommt und Gemeinschaft erlebt.
  
  
• Weniger Ablenkung: Nicht jeder kann sich zu Hause ein Homeoffice einrichten. Manchmal bleiben nur der Küchentisch oder eine Ecke im Wohnzimmer. Das ist vor allem dann anstrengend, wenn die Kinder herumtoben oder der Partner ebenfalls im Homeoffice arbeiten möchte und man sich den spärlichen Platz teilen muss. Im Büro haben die Arbeitnehmer alles, was sie für produktives Arbeiten brauchen und meist auch mehr Ruhe.
  
  
• Direkte Kontrolle: Hand aufs Herz – manchmal möchten Sie Ihren Mitarbeitern gerne über die Schulter schauen, oder? Im Büro können Sie die Arbeitsweise oder die Ergebnisse Ihres Teams natürlich einfacher kontrollieren. Diese Art der Kontrolle ist aber ein zweischneidiges Schwert. Später dazu mehr.

Aber: Die Büropräsenz und die stetige Anwesenheit im Office hat unbestreitbar auch einige Nachteile, auf die wir nun ebenfalls genauer eingehen werden.

Anwesenheitspflicht: Nachteile der Büropräsenz

Wussten Sie, dass laut einer Umfrage 75 Prozent der Deutschen mit einer Gesetzveränderung einverstanden wären, die die Präsenzpflicht in Büros verbietet?  Ein Ergebnis, das nur auf den ersten Blick überrascht. Denn die Nachteile der Büropräsenz in der modernen Arbeitswelt sind nicht von der Hand zu weisen.

• Nervender Pendelverkehr: 40 Prozent der Beschäftigten pendeln jeden Tag zur Arbeit in einen anderen Kreis. Die Folge sind Staus auf der Autobahn, ein überlasteter Schienenverkehr und vor allem jede Menge verschwendete Lebens- und Arbeitszeit.
  
  
• Hohe Kosten: Büros kosten Geld. Die Miete muss ebenso bezahlt werden wie der Strom oder die Arbeitsgeräte. Je mehr Mitarbeiter im Büro arbeiten, desto höher sind diese Kosten. Gerade für Unternehmen aus dem Mittelstand kann das eine enorme finanzielle Belastung sein.
  
  
• Kontrollzwang: Kommen wir noch einmal auf das Thema Kontrolle am Arbeitsplatz zurück. Studien belegen, dass Ihr Team den berühmten Blick über die Schulter nicht braucht. Im Gegenteil: Laut einer Umfrage des Fraunhofer Instituts geben 39 Prozent der Beschäftigten an, dass sie im Homeoffice sogar wesentlich produktiver sind.  
  
  

Die Mischung macht’s: Hybrid Work gehört die Zukunft

Das Arbeiten im Büro wie auch Homeoffice-Lösungen oder Remote Work haben ihre Vor- und Nachteile. Wir meinen: Verbinden Sie das Beste aus beiden Welten. Wie? Mit Hybrid Work und modernen Bürokonzepten.

Hybrid Work: Kombination aus Büropräsenz und Remote Work

Sie wollen sich als moderner Arbeitgeber präsentieren? Ihr Team soll auch langfristig motiviert bleiben und noch produktiver als bisher arbeiten? Dann ist Hybrid Work eine erfolgversprechende Lösung. Denn hier entscheiden die Mitarbeiter und ihre Kollegen weitgehend selbst, ob sie ins Büro kommen oder von einem Ort ihrer Wahl aus arbeiten möchten. Was zählt, ist das Ergebnis! Und ob ein Mitarbeiter eine bestimmte Aufgabe besser am Firmenstandort, im Homeoffice oder von unterwegs erledigen kann, wird er selbst am besten einschätzen können. Das setzt natürlich voraus, dass Sie Ihrem Team vertrauen und es mit den nötigen Technologien und Programmen für mobiles Arbeiten ausstatten. Ein Thema, dessen Bedeutung gar nicht überschätzt werden kann. Wie Führung aus der Ferne und Remote Leadership gelingen, erklären wir daher in einem eigenen Beitrag.

Das Büro bleibt wichtig

Doch auch im Hybrid Work-Modell wird das Büro nicht überflüssig. Es verändert sich nur. So sollten Sie dafür sorgen, dass Ihr Team künftig gerne ins Büro kommt, sich hier wohlfühlt und es als einen Ort der Inspiration versteht. Ein wichtiger Faktor ist die Gestaltung der Büroräume. Diese sollte Arbeit im Team ermöglichen, aber auch Rückzugsorte anbieten, in denen sich ein Kollege für sich allein auf eine bestimmte Aufgabe fokussieren kann. Da bei diesem Modell nur ein Teil Ihrer Belegschaft ins Büro kommen wird, gewinnen Sie zusätzlichen Freiraum. Dieser kann zum Beispiel in ein Working Café umgestaltet oder als Relax-Zone umgebaut werden und so die Attraktivität des Büros erhöhen. Dabei geht es um mehr als das Schaffen einer Wohlfühlatmosphäre.
 

Moderne Büros zahlen auf Ihre Arbeitgebermarke ein

Moderne Büros sind eine hervorragende Möglichkeit, die Mitarbeiterbindung und die Produktivität zu erhöhen. Denn wer gerne ins Büro kommt, identifiziert sich auch stärker mit dem Unternehmen und ist öfter bereit, die berühmte Extrameile zu laufen. Also: Anstatt die Büropräsenz durch eine Anwesenheitspflicht durchzusetzen, sollten Sie lieber dafür sorgen, dass die Mitarbeiter freiwillig und vor allem gerne ins Büro kommen. Ihr Team wird es Ihnen danken! 

Innovative Bürokonzepte: Nutzen Sie unsere Beratung

Sie sind unsicher, wie Sie Ihre Büroräume optimal gestalten? Sie wünschen sich eine persönliche Beratung bei der Integration von Hybrid Work-Modellen in Ihr Unternehmen? Unsere Experten zerbrechen sich gerne Ihren Kopf und stehen Ihnen von der Konzeption bis zur Umsetzung kompetent zur Seite!