DIGITAL WORKPLACE: SO GELINGT DIE EINFÜHRUNG

Die Corona-Pandemie mit ihren begleitenden strengeren Arbeitsschutz-Maßnahmen verstärkt in Unternehmen die Herausforderungen bei den Digitalisierungsstrategien. Geht es doch darum, stationäre Büroarbeit mit mobiler Arbeit im Homeoffice zu einem zukunftsfähigen Arbeitsplatz-Modell zu vereinen. Zentraler Baustein der modernen Arbeitswelt von morgen ist der Digital Workplace. Der virtuelle Arbeitsplatz dient dazu, Geschäftsprozesse zu digitalisieren und die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb eines Unternehmens zu stärken. Damit wird er zu einem kritischen Erfolgsfaktor für die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen. Im folgenden Artikel zeigen wir Ihnen die Vorteile eines Digital Workplace auf und wie Sie den virtuellen Arbeitsplatz erfolgreich in Ihrem Unternehmen einführen.

Der Digital Workplace: Eine zentrale digitale Arbeitsplattform für alle

Der Digital Workplace ist eine Arbeitsplattform, die durchgängig digitalisiert und mobil ist. Sie stellt über eine zentrale Bedienoberfläche alle für die Arbeit notwendigen Funktionen, Tools und Anwendungen bereit und ermöglicht eine übergreifende Zusammenarbeit. So sind im digitalen Arbeitsplatz Unternehmensanwendungen wie CRM und ERP ebenso integriert wie Kommunikationstools für (Video-)Telefonie, Mail und Messaging.

Dieser virtuelle Arbeitsplatz ermöglicht den Mitarbeitern einen einfachen, zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf alle für ihren jeweiligen Aufgabenbereich nötigen Anwendungen und Informationen. Der Zugang ist unabhängig vom verwendeten Endgerät, funktioniert also über PC und Notebook ebenso wie über Tablet oder Smartphone. Damit ermöglicht der digitale Arbeitsplatz flexibles und mobiles Arbeiten, unabhängig davon ob die Mitarbeiter im Büro, im Homeoffice, beim Kunden oder auf Geschäftsreise sind.

Im Idealfall ersetzt der Digital Workplace als zentrale Arbeitsplattform die in vielen Unternehmen gewucherten digitalen Insellösungen und Datensilos. Durch die durchgängige Digitalisierung von Daten und Prozessen lässt sich die Effizienz von Prozessen und Workflows in der Regel signifikant steigern und somit die Produktivität der Büroarbeit deutlich erhöhen. Über die reine Arbeit hinaus fördert der digitale Arbeitsplatz in Verbindung mit Intranet-Funktionen auch die informelle Vernetzung der Mitarbeiter und damit das Wir-Gefühl im Unternehmen.

Die Vorteile eines digitalen Arbeitsplatzes

Durch die Einführung einer zentralen volldigitalisierten Arbeitsplattform können Unternehmen eine ganze Reihe von Vorteilen auf verschiedenen Ebenen erreichen. Der Digital Workplace sorgt für mehr Flexibilität und damit Agilität in den Arbeitsprozessen und verbessert Informationsfluss und Kommunikation zwischen den Abteilungen. Ebenso kann er dazu beitragen, dass die Mitarbeiter aufgrund der vereinfachten Arbeitsabläufe zufriedener und mit mehr Engagement tätig sind. Zusammengefasst kommen vor allem diese Vorteile zum Tragen:

• Bessere Verfügbarkeit der Geschäftsprozesse
• Einfacherer Zugang zu den für die Arbeit notwendigen Informationen
• Effizientere Arbeitsprozesse und Workflows
• Schnellerer Informationsaustausch zwischen den am Arbeitsprozess Beteiligten
• Erleichterung des flexiblen, orts- und zeitunabhängigen Arbeitens
• Erhöhung der Produktivität durch zufriedenere und engagierte Mitarbeiter

Der Digital Workplace als wichtiger Baustein einer neuen Arbeitswelt

Der virtuelle Arbeitsplatz trägt den veränderten Ansprüchen von (vor allem jüngeren) Arbeitnehmern nach örtlicher und zeitlicher Flexibilität der Arbeit Rechnung. Als zentrale digitale Plattform ebnet er den Weg zur modernen Arbeitswelt 4.0. In dieser gewinnt das Homeoffice immer mehr an Gewicht. Nach einer aktuellen repräsentativen Studie (Quelle: Mehr als 10 Millionen arbeiten ausschließlich im Homeoffice | Bitkom e.V.) des Digitalverbands Bitkom vom Dezember 2020 war Homeoffice vor der Corona-Pandemie eher die Ausnahme. Nur etwa jedes dritte Unternehmen ermöglichte seinen Angestellten die regelmäßige Arbeit von zuhause aus. Rund 1,4 Millionen Erwerbstätige arbeiteten Vollzeit im Homeoffice, weitere 6,3 Millionen teilweise. Ende 2020, zu Beginn der zweiten Welle der Pandemie, waren rund 10,5 Millionen Angestellte ausschließlich von zuhause aus tätig, weitere 8,3 Millionen teilweise. Auch wenn ein Großteil dieser Remote-Worker nach dem Abflauen der COVID-Krise wieder ins Büro zurückkehren dürfte, gehen die Bitkom-Analysten davon aus, dass sich die Homeoffice-Zahlen gegenüber dem Vor-Corona-Stand auf Dauer verdoppeln werden: von 1,4 auf 3,2 Millionen Vollzeit- und von 6,3 auf 11,5 Millionen Teilzeit-Homeoffice-Nutzer.

designfunktion unterstützt Unternehmen als Deutschlands Marktführer für moderne Arbeitswelten auch bei der Ausstattung von Homeoffice-Arbeitsplätzen mit moderner ergonomischer Büromöblierung. Innerhalb von 24 Stunden können sich unsere Kunden einen individuellen und kostenfreien „Homeoffice Shop“ einrichten lassen, aus denen sich ihre Mitarbeiter bedienen dürfen. Das Unternehmen muss nur festlegen, bis zu welcher Höhe es die Mitarbeiter in Gutscheinform unterstützen will und erhält abschließend eine Sammelrechnung über die eingelösten Gutscheine.

Der Trend zur Arbeit im Homeoffice wird im Zusammenspiel mit der zunehmenden Digitalisierung auch die Bürolandschaften langfristig verändern. Das herkömmliche Büro als klassischer Standardarbeitsplatz wird künftig an Bedeutung verlieren. Stattdessen rückt es als Ort der Begegnung, Kreativität und als Vermittler der Unternehmensidentität und der Mitarbeitergemeinschaft in den Vordergrund. Dies wird sich auch auf die künftige Gestaltung der Arbeitswelt im Büro auswirken: weniger Einzelbüros und statische Arbeitsplätze, stattdessen mehr Raum für Kollaboration, Co-Kreation und Kommunikation. designfunktion hat sich seit 40 Jahren auf die Einrichtung moderner und inspirierender Arbeitsumgebungen spezialisiert und kann auch Ihr Unternehmen auf dem Weg zur ganzheitlichen Bürogestaltung der Zukunft begleiten.

Tipps zur Einführung eines Digital Workplace

Ihr oberstes Ziel der Einführung eines Digital Workplace sollte es sein, den Mitarbeitern die bestmögliche digitale Arbeitsumgebung zu bieten. Nur dann kann Ihr Unternehmen von den Effizienzsteigerungen der Digitalisierung profitieren. Allerdings ist die Implementierung eines digitalen Arbeitsplatzes ein langfristiges Projekt, dessen Ausgestaltung von den individuellen Geschäftsprozessen, der eingesetzten IT-Struktur und den jeweiligen geschäftskritischen Anwendungen abhängt. Damit Ihr Digital-Workplace-Projekt die gewünschten Früchte trägt, beachten Sie diese Tipps:

1. Binden Sie die Mitarbeiter frühzeitig mit ein

Für die spätere Akzeptanz und Effektivität des Digital Workplace ist es nahezu unabdingbar, die Mitarbeiter bereits in die Startphase des Projekts einzubeziehen. Denn sie wissen am besten, wie die Geschäftsprozesse ablaufen und wo Verbesserungspotenzial (unter anderem in der Zusammenarbeit) vorhanden ist. Wichtig ist, dass alle betroffenen Abteilungen gehört werden und auch die Unternehmensführung im Projektteam vertreten ist. Um Betriebsblindheiten vorzubeugen, empfiehlt sich zudem die Hinzuziehung externer Expertise.

2. Starten Sie mit einem Pilotprojekt

Planen Sie nicht direkt den großen Wurf, sondern starten Sie besser mit einem kleineren Pilotprojekt, etwa einem Digital Workplace für eine Abteilung mit einer überschaubaren Anzahl von Tools und Funktionen. So lassen sich Schwachstellen in der Organisation der digitalen Zusammenarbeit frühzeitig erkennen und beheben, etwa durch Austausch von Tools. Erweitern Sie dieses Pilotprojekt Zug um Zug und beachten Sie dabei das Feedback der Mitarbeiter.

3. Vergessen Sie nicht die Schulung der Mitarbeiter

Die Einführung eines Digital Workplace für das Unternehmen bedeutet für die Mitarbeiter meist eine gravierende Änderung gewohnter Arbeitsabläufe. Daher ist eine intensive Schulung der Mitarbeiter für den Erfolg essentiell. Anhand von Leitfäden und in Workshops machen Sie Ihre Mitarbeiter fit in der bestmöglichen Nutzung der neuen Arbeitsplattform – am besten gleich direkt über den neuen digitalen Arbeitsplatz.

Bereit für den digitalen Arbeitsplatz? Als starker Partner mit langjähriger Expertise unterstützt designfunktion Sie gerne auf Ihrem Weg in die neue Arbeitswelt – ob bei der Transformation Ihrer Büroräume oder der Ausstattung Ihrer Homeoffice-Arbeitsplätze.