FLEXIBLE ARBEITSPLÄTZE: LEITFADEN FÜR UNTERNEHMEN

Feste Arbeitsplätze sind eine aussterbende Art. Schuld ist natürlich wieder einmal die Digitalisierung. Wir meinen: Gut so! Denn flexible Arbeitsplätze sind auch außerhalb des Silicon Valleys oder des Berliner Szeneviertels eine hervorragende Möglichkeit, agiler und effizienter zu arbeiten. 

 

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Kuratiert von

Anja

18.01.2023

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Digitale Technologien ermöglichen uns, dass wir heute mobiler und agiler als je zuvor arbeiten. Mit der Technik verändern sich aber auch die Anforderungen an ein modernes Büro. Feste Arbeitsplätze zum Beispiel waren über Jahrzehnte hinweg eine Selbstverständlichkeit. Doch eben diese Selbstverständlichkeit wird in Zeiten von Coworking-Lösungen und modernen Office-Modellen zunehmend infrage gestellt. Denn immer mehr Unternehmen erkennen den Wert flexibler Arbeitsplätze und binden diese in ihre New Work-Konzepte ein. Sie wollen mehr über den Nutzen flexibler Arbeitsplätze erfahren und lernen, wie Sie diese optimal in Ihre Unternehmens- und Arbeitskultur integrieren? Dann sind Sie hier genau richtig! 

Feste Arbeitsplätze: Gehege für Gewohnheitstiere

Für viele Menschen ist der eigene Schreibtisch so etwas wie ein langjähriger Partner. Er ist vertraut, nicht besonders aufregend und irgendwie war er schon immer da. Lässt man den Blick durch das Office schweifen, ist alles an seinem gewohnten Platz – der Kaffeebecher mit dem Logo des Lieblingsfußballvereins, das eingerahmte Familienfoto und natürlich der stetig wachsende Dokumentenstapel. Vor dem Fenster steht noch immer der gleiche Baum und nur der Lauf der Jahreszeiten sorgt für Abwechslung. Das klingt deprimierender, als es ist. Menschen sind eben Gewohnheitstiere – auch im Büro. 

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Schreibtische und Arbeitsplätze: Das ist was Persönliches

Schreibtische verraten viel über den Charakter eines Menschen. Besonders dann, wenn es sich um feste Arbeitsplätze handelt, an denen seit Jahren die immer gleiche Person sitzt. Haben wir es mit einem peniblen Ordnungsfanatiker zu tun, der seine Schreibutensilien immer im rechten Winkel ausrichtet? Lassen die losen Papierstapel und Krümel auf der Tastatur Rückschlüsse auf die Arbeitsmoral des Angestellten zu und gehört der Tacker nicht eigentlich dem Kollegen aus der dritten Etage? Fragen, mit denen sich Hobbypsychologen stundenlang beschäftigen können. Für uns reicht die Feststellung, dass Schreibtische etwas sehr Persönliches sind – eine möbelgewordene Gewohnheit. Und wie das mit Gewohnheiten so ist: Irgendwann passen sie nicht mehr in das eigene Leben. Die Büroräume und der Arbeitsplatz sind da keine Ausnahme. Denn aktuelle Entwicklungen zeigen, dass feste Arbeitsplätze zunehmend an Bedeutung verlieren. Wir sind überzeugt: In diesem speziellen Fall ist Bindungsangst etwas Gutes. Zeit, sich etwas mehr Flexibilität zu gönnen.  

Was sind flexible Arbeitsplätze?


Flexible Arbeitsplätze sind keinem bestimmten Mitarbeiter zugeordnet. Das bedeutet: Grundsätzlich kann jedes Team-Mitglied von jedem Schreibtisch aus arbeiten. Nach einem Login hat der jeweilige Mitarbeiter sofort Zugriff auf die für ihn relevanten Systeme und Daten. Ermöglicht wird dies unter anderem durch Cloud-Technologien, auf denen Programme, Projekte und verschiedene Informationen abgelegt und wieder abgerufen werden können. Da so mehrere Mitarbeiter zu unterschiedlichen Zeiten denselben Arbeitsplatz nutzen – oder teilen – können, hat sich für dieses Konzept der Begriff „Desk Sharing“ etabliert. 

Welche Entwicklungen führen zu flexiblen Arbeitsplätzen?

Laut aktuellen Studien können die Mitarbeiter in immer mehr Unternehmen von einem Ort ihrer Wahl aus arbeiten.  Neben dem Büroraum kann dies das Homeoffice sein, ein Konferenzraum beim Kunden oder ein Zugabteil der Deutschen Bahn. Wenn ein Teil des Teams remote arbeitet, sind auch die jeweiligen Arbeitsplätze am Unternehmensstandort nicht besetzt. Für Firmen ist das ein Problem. Denn die nun zunehmend überflüssigen Schreibtische nehmen wertvollen Platz weg und die Ausstattung dieser Arbeitsplätze mit moderner Technik ist ein wesentlicher Kostenfaktor. Der Gedanke liegt also nahe, flexible Arbeitsplätze einzurichten, die sozusagen in Rotation von verschiedenen Mitarbeitern genutzt werden können. Denn diese modernen Bürokonzepte haben sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeiter zahlreiche Vorteile.

Welche Vorteile haben flexible Arbeitsplätze?


Fragen wir doch jemanden, der es wissen muss. Sevim Kilic zum Beispiel. Denn als Projektleiterin der Sprinkenhof GmbH hat sie sich intensiv mit der Entwicklung einer modernen Arbeitswelt im öffentlichen Sektor beschäftigt und gemeinsam mit designfunktion die Umsetzung eines New Work-Konzepts vorangetrieben, das natürlich auch flexible Arbeitsplätze beinhaltet. Sie erinnert sich: 

„Wenn ich früher einige Tage nicht im Büro gearbeitet habe, war mein Schreibtisch mehr oder weniger verwaist. Ich fand das sehr schade, da wir stetig wachsen und schon damals kaum Platz für neue Team-Mitglieder hatten. Heute kann sich während meiner Abwesenheit jedes Team-Mitglied an meinem Desk einbuchen und direkt mit der Arbeit beginnen. Das spart nicht nur Platz, sondern ist auch wirtschaftlich effizient und nachhaltig!“

Flexible Arbeitsplätze haben aber auch ganz direkte Auswirkungen auf die Qualität der Arbeit. Denn gerade in kreativen Jobs sind Abwechslung und neue Perspektiven wichtig. Das gilt für den Coworking-Space ebenso, wie für das Großraumbüro. Das hat auch Sevim Kilic erkannt:

„Flexible Arbeitsplätze vermitteln eine ganz neue Freiheit – auch im Denken. Alte Probleme wie die Frage, wer den Tacker geklaut hat, verschwinden durch das Teilen des Arbeitsplatzes. Man kann sich besser auf das Wesentliche konzentrieren und das hat einen positiven Einfluss auf die Produktivität.“

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Sevim Kilic, Projektleiterin der Sprinkenhof GmbH

Flexible Arbeitsplätze: Tipps für die Umsetzung


Damit flexible Arbeitsplätze ihren vollen Nutzen entfalten können, müssen Unternehmen aber einen passenden Rahmen schaffen. So sollten die Mitarbeiter das Büro als einen Ort erleben, an dem sie sich wohlfühlen und gerne arbeiten. Binden Sie Ihre Mitarbeiter in die Konzeption der flexiblen Arbeitsplätze ein. Auf diese Weise erhalten Sie wertvollen Input und können Anregungen des Teams aufnehmen. Das erhöht die Akzeptanz dieses für viele Menschen noch neuen Arbeitsmodells. Außerdem können Sie so besser auf die Bedürfnisse einzelner Mitarbeiter eingehen. Während der Kollege aus der Redaktion vielleicht möglichst nah am Drucker sitzen möchte, sollten die neuen Auszubildenden im Büro sicher neben erfahrenen Kollegen arbeiten. Dem eh nur sporadisch anwesenden Vertriebler ist es vielleicht sogar völlig egal, an welchem Schreibtisch oder in welchem Raum er sich die paar Stunden in der Woche einloggen kann. Überhaupt: Die Einführung flexibler Arbeitsplätze bedeutet nicht, dass jeder Mitarbeiter jeden Tag an einem anderen Schreibtisch sitzen muss. Er soll nur die theoretische Möglichkeit und Freiheit dazu haben.

 

Flexible Arbeitsplätze brauchen Spielregeln

Ob im Coworking-Space oder im Großraumbüro: Flexible Arbeitsplätze können zu einem echten Gamechanger für die Produktivität werden. Doch dafür braucht es Spielregeln, an die sich alle halten. Ein wichtiges Detail ist die Sauberkeit am Arbeitsplatz. Nichts drückt mehr auf die Stimmung als den Montagmorgen an einem unaufgeräumten Schreibtisch beginnen zu müssen, auf dem noch der leere Joghurtbecher und die Kaffeetasse vom Kollegen stehen. Zudem sollten die Mitarbeiter über eine Buchungs-App oder ein vergleichbares Tool zu jeder Zeit die Belegung der Schreibtische einsehen können. So verhindern Sie, dass zwei oder mehr Team-Mitglieder den gleichen Schreibtisch zur selben Zeit nutzen möchten. Definieren Sie dabei auch gleich Räume, die fest gebucht oder spontan belegt werden können. Das ist gerade in Open Spaces mit vielen verschiedenen Arbeitsbereichen sinnvoll. Überlegen Sie zudem, wo in Ruhe und besonders konzentriert gearbeitet werden kann und welche Räume sich für lebhafte Diskussionen oder Kundenpräsentationen eignen.

 

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Flexible Arbeitsplätze in mittelständischen Unternehmen

Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) profitieren besonders von der Einführung flexibler Arbeitsplätze. Sie verfügen oft über kleinere Büroflächen, die möglichst effizient genutzt werden müssen. Der Wegfall überflüssiger Schreibtische schafft hier eine Menge Platz, der nun anderweitig genutzt werden kann. Richten Sie doch Gemeinschaftsbereiche ein, in denen sich Ihr Team zu einem lockeren Austausch trifft. Auch Co-kreative Workshopszonen sind eine Idee, die den Zusammenhalt im Team stärken und zugleich die Produktivität erhöhen kann.  Falls Sie bereits über genügend Raumoptionen für die Arbeitsweisen in Ihrem Unternehmen verfügen, können Sie z.B. Flächen untervermieten und so Kosten senken. Das senkt zudem den Energieverbrauch und schont die Finanzen. Und: Mittelständische Unternehmen können mit dem Angebot flexibler Arbeitsplätze eine attraktive Arbeitgebermarke aufbauen, die junge Talente und erfahrene Fachkräfte gleichermaßen anlockt. Auch die bereits vorhandenen Mitarbeiter werden die neue Flexibilität zu schätzen wissen. Oder wie Sevim Kilic es formuliert:

„Wenn ich an die festen Arbeitsplätze zurückdenke, vermisse ich wirklich nichts.“ 

Flexible Arbeitsplätze: Konzepte für Unternehmen

Sie sind von den Vorzügen flexibler Arbeitsplätze überzeugt? Sie möchten das Konzept nun in Ihr eigenes Unternehmen integrieren und suchen einen Partner für die Umsetzung? Die Experten von designfunktion stehen Ihnen gerne beratend zur Seite und begleiten Sie Schritt für Schritt bei der Integration flexibler Arbeitsplätze in Ihr Unternehmen. 

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